Зарплата

Срок хранения документов в организации в 2020 году таблица

27 сентября 2019
61
Средний балл: 0 из 5

В 2020 году поменялись сроки хранения документов для организаций. Росархив выпустил измененный перечень. Применять новый перечень следует с 1 января 2020 года. А сами сроки вы найдете в этой статье в таблицах, которые можно скачать.

Любое юрлицо, будь это компания или частный бизнесмен по закону не имеют права сразу избавляться от ненужных документов. Для каждого из них предусмотрен свой срок хранения. Если его не соблюсти, то организацию или ИП оштрафуют на большую сумму.

Время хранения документации регулируется:

  • перечнем Росархива (перечень типовых управленческих архивных документов);
  • Закон о бухучете №402-ФЗ от 06.12.2011, НК РФ;
  • Закон об архивном деле в РФ №125-ФЗ от 22.10.2004;

Ознакомиться с подробностями можно дальше в статье.

Новые сроки хранения документов в 2020 году

С 1 января 2020 году поменяются некоторые сроки хранения документов. Новое положение выпустило ведомство Росархива. Сроки изменятся как в сторону увеличения, так и уменьшения. И затрагивают они разный спектр документов.

Например, счет-фактура придется держать в организации на 12 месяцев дольше, чем раньше. А данные по наложению взыскания на работников, напротив, можно уничтожить на 24 месяца быстрее, чем в 2019 году. Основные нововведения мы собрали в таблицу.

Что за документация

Как было (лет)

Как стало в 2020 (лет)

Декларации по налогам, взносам, отчеты по сборам, которые компания передает в налоговую инспекцию

5

6

Письменные разрешения вопросов с налоговой по поводу платежей в бюджет

5

6

Счет-фактура

4

5

Образец подписи материально-ответственных лиц

Организация сама решала, какой срок хранения, но при соблюдении двух условий:

  • Он не меньше 5 лет;
  • Время нахождения в архиве прописано в учетных документах.

Отчет ведется со дня замены такого лица

Реестр данных о выплатах сотрудникам, тот, что фирма отсылает в налоговую

75

5

График отпусков

1

3

Акты о наложении дисциплинарных наказаний

5

3

Время хранения бухгалтерских документов и отчетности

Архивация бухгалтерских документов подчиняется двум простым правилам:

  1. Вся первичка и отчетная документация сохраняется в компании согласно законам архивации. При этом минимальное время – это 60 месяцев;
  2. Учетные документы уничтожаются через пять лет, со дня их последнего применения в целях получения отчетов.

Подробную информацию о сроках вы найдете в следующей таблице.

  Форма документации

Срок хранения в 2020 (лет)

Где это закреплено в перечне Росархива

Бухгалтерские отчеты за год

Не уничтожаются

Стр.269

Бухгалтерские отчеты за квартал или месяц

5

Если нет годовых отчетов, то уничтожать нельзя

Акты, оставленные аудиторской проверкой

  • 5 (кроме актов по бухотчетности за год);
  • Не уничтожаются акты по бухотчетности за год

Стр.287

Документация, относящаяся к учетной политике

5

Время отсчета – первый день действия новых

Стр.268

Вся первичка, в том числе:

  • Переписка между фирмами по поводу контрактов;
  • Всевозможные квитанции и чеки;
  • Документы, относящиеся к кассе и банку;
  • Различны акты на списание;
  • Накладные и т.д.

5

С момента окончания отчетного года

Стр.278

Регистры бухгалтерского учета

5

если имела место ревизия

Стр.277

Данные о кредиторских и дебиторских долга

5

со дня покрытия долга

Стр.267

Сведения о кражах, недостачах, растратах

  • Если долг закрыт, то 10 лет с момента оплаты;
  • Если идет суд, до вынесения вердикта

Стр.277

Какой срок хранения налоговых документов для организаций

Время содержания в архиве налоговых бумаг регулируется ст.23 НК РФ. Из нее следует, что в общем случае такая документация не уничтожается в течение 48 месяцев.

Выписка из Налогового кодекса РФ

Срок хранения документов в организации в 2020 году таблица

Таблица: сколько времени не уничтожаются налоговые документы

Форма документации

Срок хранения в 2020

Закон

Книга покупок, Книга продаж и все приложения и дополнения к ней

48 месяцев

Считать следует со дня последней записи

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Прилож.4

Книга продаж и все приложения и дополнения к ней

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Прилож.5

Счет-фактура

4 года

Стр.317 перечня Росархива

Журнал, где регистрируются счет-фактуры

Постанов. Правительства №1137 от 26.12.2011

Прилож.3

Таможенная декларация, ее копии, заявления на ввоз продукции, и первичная документация, которая фиксирует факт отчисления НДС по импорту

48 месяцев

Налоговые регистры

6 лет

Стр.316 перечня Росархива

Документы, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки или наоборот отказы на льготы и отсрочку платежей

Налоговые декларации и расчеты по взносам

Сведения о доходах физиков

60 месяцев – в стандартных ситуациях;

50 лет – при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы, начиная с 2003г.);

75 лет - при отсутствии счетов и ведомостей (сведения поданы до 2003г.).

Стр.312 перечень Росархива

Реестры регистраций сведений о выплатах физикам

60 месяцев

Книга доходов и расходов у упрощенцев

5 лет

Обоснования налоговых послаблений, для компаний инвесторов в региональные проекты

6 лет

Ст.89.2 НК РФ

Сроки хранения документации по взносам для организаций

Закон диктует единый принцип для всех компаний, независимо от того на какой они форме налогообложения, какую деятельность осуществляют и кто ее владелец. Регулируются сроки все той же ст.23 НК РФ.

В стандартном случае документация по взносам лежит в архиве 6 лет. Но как обычно, здесь есть свои исключения. Поэтому обратимся опять к таблице.

Форма документации

Срок хранения в 2020

Закон

Вся документация по взносам, за исключением указанной в нижних строках таблицы

6 лет

Ст.23 НК РФ

Расчеты на ОПС

- 50 лет для расчетов, поданных с 2003г.;

- 75 лет до 2003г.

Стр.309 перечня

Взносы в соцстрах по электронным каналам связи

60 месяцев, считается со дня поступления отчета в соцстрах

Технология приема расчетов (Приказ ФСС №19 от 12.02.2010).

Квиток, что расчет получен

5 лет

Сроки хранения кадровых документов для организаций

Кадровая документация имеет самые продолжительное время хранения. Это связано с тем, что даже если человек уволился из фирмы, ему на протяжении жизни может потребоваться те или иные данные. Особенно это касается стажа работы, справок о доходах и т.д.

В обычном порядке кадровые бумаги, карточки и прочее сохраняются:

  • 75 лет, если открыты до 2003 года;
  • 50 лет, если открыты с 01.01.2003.

Подробную информацию об исключениях вы найдете дальше в табличке:

Вид кадровых бумаг

Сколько лет не уничтожать

Бумаги, относящиеся к кадровой политике, но не входящие в состав личной карточки

75 лет

Коллективные соглашения фирмы

10 лет

Штатка

Пока существует предприятие

Расписание ухода в отпуск

3 года

Персональные документы личного состава (дипломы, трудовые и т.д.)

  • Для принятых с 01.01.2003 – 50 лет;
  • Для принятых до 2003 – 75 лет.

Приказы и прочие свидетельства о выплате премии

60 месяцев

Штраф за нарушение сроков хранения в 2020 году

Ст. 120 НК РФ свидетельствует о том, что организацию жду штрафы, если сроки сохранения документов не будут учтены ей. Размер штрафа зависит от того, какая документация была уничтожена раньше времени, и за сколько лет.

Конкретные цифры таковы:

  • 10 000рублей – за не сохранение бумаг налогового или бухгалтерского характера одного отчетного периода;
  • 30 000 -  если за несколько.

Если преждевременное избавление от отчетов привело к тому, что размер базы под налог уменьшен, то придется раскошелиться минимум еще на 40 000руб. А максимум – это 20% от недоимки.

Наказываются и лица, ответственные за сохранение документов. Личный штраф будет от двух до трех тысяч рублей.

Новые требования по уничтожению данных

Уничтожать персональные данные нужно будет с соблюдением требований, которые установит Роскомнадзор. Такое дополнение появится в статье 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.  Эксперты журнала «Зарплата» рассказали об изменениях.

Новые требования по персональным данным

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Срочно! Власти поменяли порядок расчета зарплаты

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.