Посмотрите таблицы сроков хранения документации для организации. Росархив выпустил новый приказ, и многие сроки в 2020 году увеличились. Мы подробно расскажем вам об этих изменениях и представим обновленные таблицы. Их можно будет скачать в статье.
В 2020 году увеличились сроки хранения некоторых бухгалтерских, налоговых и кадровых документов. Изменения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019г. № 236, он вступил в силу с февраля 2020 года.
Сроки хранения документов в организации: изменения 2020 года
Росархив изменил сроки хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов. Большая часть изменений направлены в сторону увеличения охранных сроков:
|
Документ |
Старый срок хранения |
Новый срок хранения с февраля 2020 года |
|---|---|---|
|
Налоговые декларации и расчеты |
5 лет |
6 лет |
|
Документы о дисциплинарных взысканиях |
5 лет |
3 года |
|
Документы разрешении споров с ФНС по поводу расчетов |
5 лет |
6 лет |
|
Графики отпусков |
1 год |
3 года |
|
Счета-фактуры |
4 года |
5 лет |
|
Данные об условиях труда и мерах по их улучшению |
Бессрочно |
5 лет |
|
Реестры сведений о доходах физлиц, направляемые в ФНС |
75 лет |
5 лет |
|
Журналы, карточки учета, базы данных отпусков |
3 года |
5 лет |
|
КУДиР приУСН |
Бессрочно |
5 лет |
Тем же приказом Росархив установил сроки хранения документов, не упоминавшихся в прежнем перечне:
- Карточка учета взносов – 6 лет,
- Заявления на выдачу справок и копий документов – 1 год,
- Уведомления, выданные персоналу – 3 года,
- Инструкции и журналы по охране труда – 45 лет.
Кто устанавливает сроки хранения документов в организации
Архивные обязанности юрлиц и коммерсантов установлены законом от 22.10.2004г. № 125-ФЗ. В ст. 17 закона указано, что организации и ИП обязаны держать документы в архиве в течение определенного времени. точные сроки зафиксированы отдельными перечнями:
- Утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019г. № 236,
- Утвержденный приказом Минкультуры от 31.07.2007г. № 1182.
Первый перечень содержит управленческую документацию, второй – научно-технические и производственные бумаги.
Закон № 125-ФЗ и оба перечня распространяются не только на государственные и муниципальные учреждения, но и на частные компании и предпринимателей. Помимо закона № 125-ФЗ и перечней сроки хранения установлены законом о бухгалтерском учете и налоговым кодексом.
Важно! Носитель, на котором изготовлен документ, значения не имеет. Одинаковые сроки распространяются на бумажной и цифровой документации.
Установлен срок хранения документов о работе в выходные дни
Росархив утвердил новые сроки хранения документов о работе в выходные дни. Читайте подробности в материале, который подготовили эксперты журнала "Зарплата".
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2020 году
Сроки архивации бухгалтерских бумаг установлены законом от 06.12.2011г. № 402-ФЗ. На большинство бумаг распространяется охранный срок в пять лет. Нюанс заключается только в начале его отсчета.
Охранный срок бухгалтерской первички исчисляйте с 1 января будущего года. Например, первичку, составленную в 2020 году, храните пять лет с 1 января 2021 года. Ее можно будет уничтожить 1 января 2026 года.
Некоторые документы действуют на протяжении длительного времени, поскольку регламентируют вопросы ведения бухучета. Срок хранения отсчитывайте с года, когда документ в последний раз регламентировал формирование бухотчетности. Это касается приказа об учетной политике, всевозможных положений и т.д.
Для бумаг по учету основных средств и НМА отсчет срока начинайте с момента выбытия актива. А по документам, вызвавшим разногласия с ФНС, охранный срок отсчитывайте с момента разрешения спора.
Отдельное правило действует для путевых листов. Стандартный срок для них – пять лет. Но если водитель работал во вредных или опасных условиях, увеличивайте срок до 75 лет. В этом случае листы приобретают статус кадровой документации, причем подтверждающей право на пенсионные льготы.
Сроки хранения кадровых документов в 2020 году
Кадровую документацию, изготовленную после 2003 года, держите в архиве минимум 50 лет. Это касается:
- Трудовых договоров с дополнительными соглашениями,
- Личные дела и карточки персонала,
- Кадровые приказы,
- Докладные и служебные записки,
- Документы об аттестации, повышении квалификации,
- Анкетно-биографическая информация со сведениями об ее изменениях,
- Подлинники личных бумаг: трудовые книжки, аттестаты, дипломы и т.д., которые работники не забрали после увольнения.
Документацию о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков вы сможете уничтожить по истечении трех лет. Приказы о введении и изменении организационной структуры храните постоянно. Нет ограничений для приказов о вступлении в должность руководителя компании и назначении главбуха.
Уничтожьте через пять лет:
- Табели учета рабочего времени,
- Приказы и другие документы, например, служебные или докладные записки по административно – хозяйственным делам,
- Приказы об отпусках и командировках,
- Документы о назначении и выплате пособий,
- Заявления, списки персонала,
- Протоколы собраний,
- Заявления сотрудников.
Важно! Если табели и кадровые приказы составлены на рабочих вредного или опасного производства, срок увеличивается до 50 лет.
Приказы о выдаче материальной помощи оставляйте в архиве на пять лет. А платежные ведомости – на шесть лет, если ведете лицевые счета сотрудников. Не ведете лицевые счета – срок удлиняется до 50 лет.
Важно! В 2020 году появился новый кадровый документ – уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Срок хранения – не менее трех лет.
Согласия на обработку персональных данных оставляйте в архиве минимум на три года. Отсчет ведите после завершения срока действия согласия или его аннулирования. Положения и инструкции по работе с персональными сведениями держите бессрочно.
Сроки хранения налоговых документов в 2020 году
Для налоговых документов сроки определены в НК РФ:
|
Документы |
Сколько хранить |
Когда начинать отсчет |
|---|---|---|
|
Документы налогового учета, в том числе подтверждающие размер доходов и расходов |
4 года |
После окончания налогового периода, в котором документ использовали для составления налоговой отчетности |
|
Подтверждающие размер зяавленного убытка |
Пока в налоговой отчетности отражается сумма убытка |
|
|
Книги покупок и продаж |
4 года |
После внесения последней записи |
|
Декларации и расчеты, кроме РСВ |
5 лет |
После окончания налогового периода |
|
Расчет по страховым взносам |
50 лет |
С момента составления |
|
Для уплаты страховых взносов |
6 лет |
Прямого указания нет |
|
Требования, акты, решения ФНС и ответы на них |
5 лет |
С даты получения или отправки документа |
|
Жалоба на акт по результатам налоговой проверки |
10 лет |
С даты отправки жалобы |
|
Сертификаты ЭЦП |
5 лет |
С даты подписи последнего документа |
Часто одни и те же бумаги используются в бухгалтерском и налоговом учете. При этом для них установлены разные сроки. Например, первичка в бухучете хранится 5 лет, а в налоговом – 4 года. Очевидно, что руководствоваться нужно более длительными сроками.
Сроки хранения документов в организации в 2020 году: таблица
Как наладить хранение документов в организации
Минкультуры предлагает организациям и предпринимателям перейти на номенклатурную организацию хранения документации. Для этого составляют номенклатуру, то есть перечень дел, заведенных в течение года. В перечне содержатся данные:
- Заголовки дел,
- Ответственные лица,
- Период хранения.
Дело – это папка-накопитель, в которую подшивается полностью отработанный документ. Часто для этих целей используют картонные папки-скоросшиватели или архивные короба. Если документов много, открывают второй, третий тома и т.д. Обычно один том содержит 250 страниц.
Для нумерации дел вводят цифровые индексы. Чтобы не потерялся ни один документ, номенклатура должна отражать организационную структуру предприятия. Пронумеруйте все подразделения, это будет первый индекс в номере дела. В каждом подразделении определите перечень дел, например, приказы, служебные записки, корреспонденция и т.д. Это будет второй индекс в номере дела. Назначьте ответственных за сбор, обработку и сдачу бумаг в архив.
Штрафы за нарушение порядка хранения документов в организации
За нарушение охранных сроков компании грозит несколько штрафов. Во-первых, ее оштрафуют за непредставление документов, например, по налоговому требованию. Штраф по ст. 126 НК РФ составляет 200 руб. за каждый непредоставленный документ.
Второй штраф придется заплатить, если из-за отсутствия документов компания занизила налоговую базу. Наказание – до 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ).
Третий штраф грозит не за последствия, а за сам факт отсутствия документов. Он предусмотрен ст. 13.20 КоАП РФ. Компании грозит наказание до 10 тыс. руб., ее руководителю - до пяти тысяч рублей. Если в компании отсутствуют учредительные, регистрационные документы или контракты на крупные сделки, штраф назначается по ст. 13.25 КоАП РФ. Для руководителя штраф составляет 2 500 – 5 000 руб., а для компании доходит до 300 тыс. руб.