График отпусков: образец заполнения в exсel

Как составить график отпусков

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Чтобы реализовать это право и не прерывать деятельность компании, до начала очередного календарного года надо составить график отпусков (п. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2017 год скачать бланк бесплатно в excel

Подготовить график надо за две недели до конца текущего года.

Советуем почитать про кадровые документы:

• Как по данным табеля рабочего времени рассчитать выплаты работникам
• Сменный график работы: как оформить
• Шесть вопросов о расчетных листках

Штрафы за отсутствие графика отпусков

Составлять и утверждать график отпусков на 2017 год обязательно. Иначе при проверке трудовики могут выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Его размер для руководителя от 1000 до 5000 руб.; для компании – от 30 000 до 50 000 руб.

Как учесть пожелания работников

Составляя график отпусков, следует учитывать не только законодательные нормы и производственную необходимость, но и пожелания работников.

Для этого подготовьте опросный лист, в котором будут указаны ФИО работника, его должность. И каждый из работников сам запишет туда предполагаемые даты начала и окончания отпуска, распишется.

Напомним, что сотрудники вправе делить свой отпуск на несколько частей, при этом одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кроме того, следует учитывать, что есть категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним, например, относятся:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• лица, работающие по совместительству, им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235). Составляя график отпусков, пожелания данных работников нужно учесть полностью.

На каком бланке надо составить график отпусков

График отпусков на 2017 год можно составить по:

• унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
• собственной форме, в которой указаны все обязательные реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

График отпусков по форме Т-7 скачать бланк бесплатно в excel

Связано это с тем, что унифицированные шаблоны документов компания использовать не обязана (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Образец графика отпусков на 2017 год

Рассмотрим, как использовать унифицированный бланк по форме Т-7.

Для того чтобы заполнить график отпусков, нужно внесите данные по каждому работнику в графы 1 - 6 документа. Если сотрудник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части указывают в отдельных строках. Лучше график заполнять в хронологическом порядке, то есть сначала указать сведения об отпусках, предоставляемых в январе, затем в феврале и т.д.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения согласно штатному расписанию.

В графе 2 записывается должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 записывается табельный номер.

В графе 5 отражается количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 вписывается запланированная дата отпуска.

После заполнения граф 1 - 6 график отпусков распечатывают и утверждают у руководителя организации. Подписывает график руководитель кадровой службы. Если кадровой службы нет, подписать график может тот сотрудник, который его составил, например бухгалтер.

Учтите: если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме (ст. 123 ТК РФ).

Заполненный график отпусков представлен ниже.

Образец графика отпусков на 2017 год

Как отправить работника в отпуск по графику отпусков

После внесения всех данных в график отпусков на 2017 год его надо утвердить, и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в отдельной ведомости, а можно добавить специальную графу в самом графике, где работники поставят свою подпись. Форма графика предусматривает две графы (8 и 9), которые нужно заполнить в случае каких-либо изменений.

Это важно, поскольку заполнение этих строк будет основанием для издания приказа о переносе отпуска.

Напоминаем, что о начале отпуска работника нужно уведомить за две недели до его наступления (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). После этого нужно сделать приказ на отпуск, при этом, если все идет по графику, то оформить его можно не дожидаясь заявления от работника.

И конечно, перед отпуском (за три дня) надо выплатить работнику отпускные (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Какой день считать последним для выплаты отпускных в Трудовом кодексе четко не определено. Если выплатить отпускные позже, трудинспекторы начислят компании штраф до 50 000 руб. Редакция журнала «Зарплата» выяснила официальную позицию Роструда и разработала сервис. С его помощью Вы за секунду определите крайнюю дату выплаты отпускных.

Чем полезен график отпусков

График отпусков нужен не только для того, чтобы избежать ответственности. Наличие графика позволяет компании запланировать предстоящие отпускные расходы и не останавливать непрерывные производственные процессы.