С 1 января 2024 года заработали новые правила удержания НДФЛ с выплат удаленным сотрудникам. Бухгалтерам нужно учесть в работе сразу три изменения. Рассказываем, как считать НДФЛ с доходов удаленщиков в 2024 году.
Правила расчета НДФЛ теперь зависят от того, где работает ваш сотрудник — в офисе или дома. А вот где находится его дом — в России или за рубежом, больше не важно.
Все изменения в расчетах НДФЛ с удаленщиков-2024
Изменение №1. Стандартная ставка НДФЛ для дистанционных сотрудников
С 1 января 2024 года действует стандартная ставка подоходного налога для всех категорий дистанционных работников. Удерживайте НДФЛ с выплат таким сотрудникам в размере 13 или 15 процентов, согласно положениям пункта 3.1 статьи 224 НК РФ.
В 2024 году налоговый статус работника, даже дистанционного, больше не имеет никакого значения. Теперь совершенно не важно, гражданином какой страны является ваш сотрудник.
По новым правилам расчета НДФЛ с выплат удаленным сотрудникам, резидентство физлица не играет роли. Даже если по итогам 2024 года работник утратит статус налогового резидента РФ, бухгалтеру не придется пересчитывать подоходный налог по повышенной ставке в 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК).
Читайте также: как заполнять новый налоговый регистр по НДФЛ
Налоговые уведомления стали обязательны для всех. Как работать с ними в 2024 году
Эксперты журнала "Зарплата" подготовили подробную инструкцию по работе с уведомлениями в 2024 году с комментариями чиновников из ФНС. Платежки со статусом 02 окончательно отменили. У компаний и ИП теперь единственный способ заплатить налоги — перечислить единый платеж и подать уведомление. Да и сами уведомления поменялись. К примеру, ввели обязательное второе уведомление по НДФЛ и новые коды. Однако некоторые новые правила можно обойти. Как это сделать - узнаете из инструкции в журнале "Зарплата". Статья доступна по пробному доступу.
Как работать с уведомлениями в 2024 годуДля кого предусмотрены новые правила расчета НДФЛ с 2024 года
Изменения в правилах исчисления НДФЛ касаются только тех сотрудников, которые:
- работают по трудовому договору;
- заключили договор с российской компанией;
- осуществляют трудовую деятельность за пределами Российской Федерации.
Напомним, что в 2023 году НДФЛ с выплат работнику, который трудился за границей, не удерживали вовсе (письмо Минфина от 18.01.2023 № 03-04-05/3302). Для этого наниматель специально прописывал в условиях трудового контракта, что рабочее место сотрудника находится за рубежом. Но с 1 января 2024 года эти условия упразднены.
|
Примеры из практики: |
|
|
Условия |
Как правильно рассчитать НДФЛ с выплат удаленным работникам в 2024 году |
|
Российская фирма заключила трудовой договор с гражданином иностранного государства на выполнение дистанционной работы в 2024 году. Исполнитель будет трудиться за пределами России |
К доходам, полученным работником с момента заключения трудового договора, нужно применять прогрессивную шкалу ставок 13 (15) процентов независимо от налогового статуса сотрудника и от того, где он работает. |
|
В организации трудится сотрудник, который в 2023 году уехал за пределы России. Теперь он работает дистанционно из-за рубежа. В 2023 году компания не удерживала НДФЛ с его доходов, как считать налог в 2024 году. |
С 2024 года работодатель обязан удерживать НДФЛ по ставке 13 или 15 процентов с выплат дистанционному работнику, который трудится за границей. |
Важно! С 1 января 2024 года удерживайте и перечисляйте НДФЛ в новые периоды и сроки. Также потребуется сдавать два обязательных уведомления в месяц. Актуальные сроки сдачи уведомлений и сроки уплаты НДФЛ смотрите в таблице журнала «Зарплата»:
Нужно ли исправить документы?
Обратите внимание, что менять действующие трудовые договора с дистанционными работниками не обязательно. По сути, изменится только расчет подоходного налога, а остальные условия контракта останутся неизменными.
Однако рекомендуем исключить из текста договора упоминание о том, что сотрудник работает из-за рубежа. Смотрите в журнале «Зарплата» инструкцию, что нужно переделать условия дистанционной работы в 2024 году для расчета НДФЛ по новым правилам:
Так вы сможете избежать претензий со стороны контролеров ГИТ и Роструда, которые против привлечения дистанционных работников из-за границы.
Когда придется определять налоговый статус работника в 2024 году?
Законодательство предусматривает сразу несколько оснований, когда потребуется определить налоговый статус дистанционного работника для правильного исчисления НДФЛ в 2024 году. В частности:
Ситуация №1. Если выплатили нетрудовые доходы
Если в 2024 году выплатите дистанционным сотрудникам доходы, не связанные с выполнением трудовых обязанностей, то ставку НДФЛ нужно определять с учетом налогового статуса на дату фактической выдачи денег физлицу (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Например, если перечислили материальную помощь в марте 2024 года, то определите:
- если работник – резидент на дату выплаты, то ставка НДФЛ 13 или 15 процентов;
- если нерезидент – НДФЛ удержите по ставке 30 процентов.
Смотрите в таблице, как определить дату выплаты дохода и крайний срок перечисления НДФЛ в 2024 году.
Ситуация №2. Работник претендует на вычеты по НДФЛ
Право на налоговые вычеты по подоходному налогу предусмотрено только для налоговых резидентов России. Поэтому если дистанционный сотрудник подал заявление о предоставлении любого вычета (на себя или ребенка, имущественный, на лечение, обучение и так далее), проверьте его налоговый статус (ст. 210 НК РФ).
Ситуация №3. У работника комбинированный режим работы
ТК РФ позволяет установить работнику комбинированный режим труда, например, неделю в офисе и две недели удаленно. В таком случае, работодатель обязан вести раздельный учет выплат за работу в офисе и на дому.
Дело в том, что если подчиненный – нерезидент, то НДФЛ по новым правилам с 2024 году нужно удерживать так:
- с зарплаты за работу в офисе – 30 процентов;
- с выплат за дистанционную работу – 13 или 15 процентов.
А если в течение года сотрудник станет резидентом, НДФЛ потребуется пересчитать. То есть в данном случае для таких выплат действует стандартный порядок.
Изменение №2. Компенсации удаленным работникам не облагают НДФЛ в пределах нового лимита с 2024 года
По нормам НК РФ, компенсации дистанционным сотрудникам за пользование их личного имущества, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Но эти суммы требовалось подтвердить документально. Поэтому воспользоваться льготой могли далеко не все удаленщики.
С 1 января 2024 года действует новый лимит, необлагаемый НДФЛ и взносами, в размере 35 рублей в день, применяемый к компенсации дистанционным работникам (п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК в новой редакции). И подтверждать его документами больше не нужно.
Важно! Чтобы применять новый необлагаемый лимит по НДФЛ в работе, его необходимо прописать в локальных актах работодателя. Например, в коллективном договоре.
Работодатель вправе установить больший размер ежедневной компенсации. Например, в сумме 150 рублей за каждый отработанный дистанционный день. Тогда 35 рублей будут необлагаемыми. А с суммы превышения придется удерживать НДФЛ и начислять взносы.
Новые правила для компенсирования расходов дистанционным сотрудникам в 2024 году
В таблице приведены особые условия, как безопасно выплачивать компенсации дистанционным работникам и экономить при расчете НДФЛ и взносов в 2024 году:
|
Условие |
Комментарии |
|
Документальное подтверждение расходов |
|
|
Какие расходы сотрудника можно компенсировать |
Обычно компенсация состоит из двух частей: Первая — непосредственно компенсация за использование личного оборудования, программного обеспечения, средств защиты информации и так далее. Например, за использование личного ноутбука, компьютера, принтера, антивируса или другого ПО и оборудования. Вторая — возмещение затрат, связанных с использованием личного оборудования и ПО. Например, на оплату интернета, покупку и настройку необходимых программ, антивируса, расходных материалов — бумаги, картриджей и прочее. |
|
Как установить размер компенсации |
Единых норм не предусмотрено, учитывайте пять важных рекомендаций:
|
|
Как закрепить порядок назначения и выплаты |
Правила расчета компенсации дистанционному работнику необходимо закрепить документально. Может включить условия оплаты в трудовой договор или закрепить порядок в локальном акте работодателя. |
|
Какими документами подтверждать |
Для подтверждения потребуются два вида документов:
Такие требования доведены письмом ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705, и письмом Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263. |
|
Новый необлагаемый лимит 35 рублей в день |
|
|
Когда можно применять лимит |
Если решите ввести необлагаемый лимит в размере 35 рублей в день с 2024 году, пропишите его во внутренних документах: в коллективном договоре, в положении об оплате труда, а также в трудовом договоре с работником. |
|
Какие документы нужны для подтверждения |
Для освобождения 35 рулей в день компенсации не требуется никакого дополнительного документального подтверждения. Достаточно отразить сумму компенсации в ЛНА организации — коллективном либо трудовом договоре. |
Важно! Если необлагаемый лимит компенсации дистанционщикам не пропишете в ЛНА, по умолчанию будет действовать вариант с документальным подтверждением расходов.
Изменение №3. Новые ставки НДФЛ с выплат по гражданским договорам за рубеж
Для исполнителей, работающих по гражданско-правовым договорам из-за границы, с 2025 года вводятся стандартные ставки по НДФЛ в размере 13 или 15 процентов. Новые правила применяют, если выполняется хотя бы одно из перечисленных условий:
- исполнитель считается налоговым резидентом РФ;
- у исполнителя открыт счет в российском банке, на который он получает выплаты;
- заказчик — российская компания, ИП, нотариус и так далее.
Например, речь идет об IT-специалистах, которые уехали за рубеж и работают по гражданско-правовым договорам.
Важно! Исполнители, которые выполняют работы через интернет из-за границы, и используют российскую доменную сеть, в 2024 году будут платить НДФЛ по-прежнему.
Если привлекаете физлиц по гражданским договорам, то с 2025 года рекомендуем включить в текст соглашения условие о месте выполнения работы (услуги). Так как место работы влияет на порядок налогообложения доходов исполнителя.
Читайте также: как применять ставки 13%, 15%, 18%, 20%, 22% НДФЛ