Учебный отпуск оплата и оформление в 2021 году

Важно! Актуальную инструкцию по новым правилам расчета отпускных смотрите здесь.

Как оформить и оплатить учебный отпуск в 2021 году. Такая проблема стоит почти перед всеми работодателями, так как законодательство постоянно меняется. Мы подробно осветим весь процесс предоставления учебного отпуска, приведем примеры расчета, покажем образцы документов.

Кому положен учебный отпуск в 2021 году

Начать оформлять учебный отпуск (учебка) можно не всем сотрудникам, а только тем, для кого ваше предприятие – это основное место службы. Кроме этого ТК РФ требует соблюдение еще ряда условий:

1. Образование одного ранга должно быть первым. То есть, если студент из колледжа пошел дальше в ВУЗ – предоставить время для экзаменов придется. А вот если он уже имеет высшее образование и решил получить второй диплом, то отпускать его вы не обязаны (если только второе университет не есть инициатива самого работодателя);
2. Учебное учреждение должно иметь официальную государственную аккредитацию. При ее отсутствии руководство и профсоюзы может принять решение отпускать в отпуск студентов и оплачивать учебу, но это стоит закрепить в локальных актах фирмы;
3. Основанием для предоставления учебки служит справка-вызов.

Эти правила распространяются на весь штат вашего предприятия, независимо от стажа, времени работы, возраста и т.д. Как долго может продолжаться сессия, должно быть зафиксировано в справке-вызов. При этом законом (ст.173 ТК РФ) установлен максимальный лимит, зависящий от формы обучения и вида экзаменов.

Важно! Не все учебки оплачиваются (смотрите таблицу ниже)

Максимальная продолжительность учебного отпуска в 2021 году

Оформление учебного отпуска в 2021 году

Самым главным документом, дающим право сотруднику, уйти с работы для сдачи экзаменов, является справка-вызов. В 2021 году будет действовать единый образец для студентов ВУЗов и колледжей.

Форма справки-вызов утверждена Приказом Минобранауки РФ №1368 от 19.12.2013, ее последнее реформирование прошло Приказом того же ведомства №525 от 26.05.2015. Справка имеет две части: основную и отрывную (корешок).

Первая часть остается в бухгалтерии организации, а отрывная часть отправляется вместе со студентом на сессию. По окончании последней, уполномоченные лица учебного заведения заполняют ее. Работник выходит на службу и предъявляет корешок работодателю. Это является гарантией того, что он использовал предоставленное время по назначению.

Получив справку-вызов, студент пишет заявление, в котором просит предоставить ему учебный отпуск. Заявление не имеет специального бланка, все делается в свободном виде. Если только у предприятия не разработаны собственные образцы  на такой случай.

Получив заявление и справку-вызов, бухгалтерия приступает к оформлению.

1. Руководство издает приказ. Это можно сделать как на утвержденной форме Т-6 и Т-6а, либо также в свободном варианте. Приказ необходимо довести до сведения учащегося под роспись;
2. Если отпуск подлежит оплате, то бухгалтер заполняется записка-расчет (бланк Т-60);
3. Данные об отпуске фиксируются в личной документации служащего (личная карточка). Соответствующая отметка ставится и в табеле учета рабочего времени: У - отпуск оплачиваемый, УД – денег не рассчитывали.

Оплата учебного отпуска в 2021 году

Не каждому рабочему студенту работодатель обязан оплачивать период сдачи экзаменов. Такая прерогатива есть у следующих лиц:

• Обучающиеся заочно в аспирантуре, адвокатуре, ординатуре;
• Студенты очно-заочного и заочного отделения ВУЗов, высших школ, колледжей и техникумов;
• Учащиеся школ, гимназий, лицеев.

Для получения денег должны соблюдаться следующие параметры:

1. Это основное место работы;
2. Физлицо получает первое образование данного уровня (то есть второе высшее уже не оплачивается). Исключение служащие, получающие второе образование по решение руководства фирмы;
3. ВУЗ, колледж и пр. имеет госакредитацию;
4. Есть официальная справка-вызов;
5. Речь идет о промежуточной сессии или госаттестации (поступление и курсы не финансируются)

Читайте также: нужно ли оплачивать работнику проезд в учебный отпуск

Оплата учебного отпуска производится в том же режиме, что и очередного. Все делается в несколько шагов. Пошаговый алгоритм расчета следующий.

Для определения суммы пособия на время обучения, берем формулу среднесуточного заработка. А дальше умножьте его на количество экзаменационных дней:

Совокупный заработок : 12 : 29,3

Расшифровка формулы такая:

• Совокупная зарплата – это сумма всех доходов студента за календарный год, предшествующий сессии. То есть начало года будет не 1 января, а у всех разное, в зависимости от первого дня экзаменов;
• 12 – число месяцев в году;
• 29,3 – это константа, означающая среднее число дней в месяце.

Итак, при оплате учебки самое важное – это правильно посчитать средний заработок за один день. А для этого нам требуется совокупный годовой доход. Не все начисления сотруднику нужно учитывать при этом. Поэтому посмотрите таблицу, где двух столбцах расписано, что принимать в расчет, а что нет.

Но кроме некоторых видов выплат, при подсчете пособия на время экзаменационной сессии, придется убрать еще и отдельные периоды, когда сотрудник не работал. К таким периодам относятся: больничные, отпускные, командировочные. Все это придется вычесть.

Если указанных периодов не было, тогда смело пользуйтесь приведенной выше формулой. Но если пропуски работы имели место, то будем это время исключать. Для этого тоже существует отдельные схемы.

Сначала посчитаем, сколько суток, и в каком месяце следует исключить. Далее запишем себе фактически отработанное время, и перейдем к формулам:

29,3 : (число дней в неполном рабочем месяце по календарю) * (сколько из них отработано по факту)

 Это мы нашли число рабочих дней в не полностью отработанном месяце

Совокупный годовой заработок : (29,3 * количество месяцев без пропусков работы) + число дней в не полностью отработанных месяцах

После всех вычислений вы должны выйти на среднесуточный заработок, который умножается на экзаменационный период.

При расчете суммы отпускных БухСофт пояснит порядок расчета

БухСофт автоматически рассчитывает отпускные и объясняет, как получился результат. Многие бухгалтерские программы просто рассчитывают итоговую сумму отпускных, без пояснений.

А еще в БухСофт есть удобные калькуляторы:

• Расчет дней неиспользованного отпуска
• Расчет даты окончания отпуска
• Расчет минимальной суммы отпускных
• Расчет оплаты очередного отпуска
• Компенсация за отпуск при увольнении

Анна Истомина,
эксперт по зарплате и кадрам.

Если работник просит предоставить отпуск авансом, у бухгалтера при увольнении такого сотрудника возникают проблемы. Вам потребуется удержать сумму отпускных и вносить корректировки в отчетности.

Чтобы таких проблем не возникло, при оформлении отпускных я всегда подскажу вам количество накопленных дней отпуска. Активируйте доступ и напишите мне в чат программы.

Активировать доступ к БухСофт Посмотреть прайс

Если учащийся, совсем недавно работает в организации, как оплатить учебный в отпуск

Отдельно рассмотрим ситуацию, когда студент – это новенький специалист, работающий менее года.  Не пустить его в учебный отпуск (если соблюдены все нормы), вы не имеет права, поэтому будем выходить из положения законными методами:

Считать отпускные помесячно. А если он и столько не наработал, то посуточно.

Формула будет такова:

Месячный доход : число календарных дней в месяце * отработанные дни

С насчитанной суммы необходимо удержать НДФЛ. Так же с этих выплат платятся все положенные взносы.

Примеры оплаты учебного отпуска в 2021 году

Пример 1. Нет исключаемого периода.

Чайкин работает в компании более 4 лет, и учится заочно на 4 курсе. Он принес справку-вызов, что его сессия продлится 40 дней (с 1 июня по 10 июля 2020г.), что не противоречит закону. Посчитаем его плату. Годичный доход Чайкина составил 600 000 руб. (с 1 июня 2019 по 31 мая 2020).

Находим среднесуточную зарплату: 600 000 / 12/ 29,3 = 1706,48 руб.

Сумма за экзамены: 1706,48 * 40 = 68 259,20

Пример 2 Расчет экзаменационной выплаты при отгулянном ежегодном отпуске

Усложним задачу. И условимся, что у Чайкина был ежегодно оплачиваемый отдых с 01.02.2019 по 14.02.2019, и с 01.07.2019 по 14.07.2019. Соответственно его годовой доход уменьшается из-за отдыха, и теперь он равен 560 000руб.

Вычисления начнем с определения полных и неполных месяцев. 12 – 1 (февраль) – 1 (июль) = 10

Сколько дней отработано в феврале и июле: 10 - в феврале и 13 - в июле.

1. Определяем сколько отработано за расчетный период: 10*29,3 + (29,3 / 28*10) + (29,3 / 31*13) = 293 + 10,46 + 12,29 = 315,75

2. Высчитаем средний заработок за день у Чайкина: 560 000 / 315,75 = 1773,56

3.Оплата учебного отпуска составит: 1773,56 * 40 = 70 942,24

Пример 3. Человек работает меньше года.

12 мая 2020 года Чайкин устроился в компанию, и фактически сразу же представил справку-вызов, что у него будет сессия с 1 июля по 30 июля 2020г. (30 дней).

За июнь месяц заработок Чайкина равен 25 000руб. А оплату учебного периода будем делать по реальному отработанному времени.

1. Определяем зарплату за расчетное время с учетом, что в мае 17 рабочих дней, из которых Чайкин трудился 14.  

     25 000 /17 * 14 = 20 588,23 руб.

2. Находим среднее число календарных  суток в мае: 29,3/31 * 17 = 16,06
3. Среднесуточная оплата труда Чайкина составит: 20 588,23 / 16,06 = 1281,96
4. Оплата сессии: 1281,96 * 30 = 38 458,80руб.

Чиновники меняют сроки выплаты отпускных

Уже в 2019 году изменятся привычные сроки выплаты отпускных. Эксперты журнала «Зарплата» рассказали, какими будут новые правила.

Новые сроки выплаты отпускных

Смотрите видео: Как оформить очередной оплачиваемый отпуск