Трудовой кодекс предоставляет работникам право совмещать работу и учебу. На работодателя кодекс накладывает обязанность отпускать подчиненных, а в ряде случаев еще и оплачивать проезд к учебному заведению. Расскажем, как оформить оплату проезда в учебный отпуск работнику. Приведем образец заявления на оплату проезда к месту учебы и обратно, который должен написать сотрудник, а также образец приказа об оплате проезда к месту учебы и обратно, который должен оформить работодатель.
Работодатель не в силах запретить работникам учиться. На время сессии или сдачи экзаменов руководитель обязан отпустить подчиненного. Учебный отпуск предоставляется по заявлению работника. Обязательное условие - успешность обучения, она подтверждается справкой-вызовом.
Кому полагается компенсация проезда
Одна из трудовых гарантий работающим гражданам - оплата проезда к учебному заведению, если оно находится в другом населенном пункте. Компенсация проезда к месту учебы и обратно полагается сотрудникам компании, проходящим обучение в:
- учебных заведениях среднего профессионального образования, например, колледжах, по заочной форме обучения (ст. 174 ТК РФ);
- вузах по заочной форме обучения в рамках программ бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
- аспирантуре по программам подготовки научно-педагогических кадров, ординатуре, а также по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).
Не всегда работодатель обязан полностью оплачивать дорогу. Оплата проезда в учебный отпуск работнику осуществляется в полном объеме, если он является:
- студентом на заочной форме обучения по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);
- аспирантам (ординаторам), а также обучающимся по программам ассистентуры-стажировки, на заочной форме обучения (ст. 173.1 ТК РФ).
Частичная оплата проезда в учебный отпуск работнику полагается студентам среднего учебного заведения на заочной форме обучения (ч. 3 ст. 174 ТК РФ).
Читайте также: размер компенсации за использование личного авто в служебных целях
Какие условия выплаты компенсации проезда к месту учебы и обратно
Для оплаты проезда к месту учебы и обратно студентам вузов и учащимся учебных заведений среднего профессионального образования необходимо одновременное выполнение следующих условий:
- программа обучения имеет госаккредитацию (ст. 173,174 ТК РФ);
- сотрудник проходит обучение успешно (данное условие применяется только для студентов вузов) (ст. 173 ТК РФ);
- образование данного уровня сотрудник получает впервые или образование соответствующего уровня у сотрудника в наличии, но компания направляет сотрудника для получения образования на основании условий трудового договора или при наличии ученического договора между работником и компанией в письменной форме (ч.1 ст. 177 ТК РФ).
Для оплаты проезда аспирантам достаточно выполнения только последнего пункта.
Следует отметить, что в законодательстве нет ограничений по стажу, которое дает право на данную компенсацию. Это значит, что компания обязана оплатить проезд сотрудника независимо от того, какой срок он проработал.
В то же время есть ограничение относительно получения нескольких компенсаций, если работник учится в двух учебных заведениях. Согласно ч.3 ст. 177 ТК РФ компенсация может быть выплачена только по одному из учебных заведений. В таком случае выбор делает сам работник.
Роструд в официальном Телеграм-канале разъяснил, когда работодатель может не оплатить проезд сотруднику к месту учебы. Согласно ст. 173 ТК сотрудникам, успешно обучающимся по заочной форме обучения в аккредитованных государством программах бакалавриата, специалитета или магистратуры, работодатель должен один раз в год возместить расходы на дорогу до учебного заведения и обратно. Если у обучающего есть академическая задолженность, то работодатель имеет права отказать в компенсации проезда.
Какие документы предоставить сотруднику для выплаты компенсации проезда к месту учебы и обратно
Для получения учебного отпуска и оплаты дороги работник должен предоставить работодателю два документа. Во-первых, справку-вызов от учебного заведения и проездные документы. Форма справки утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013г. №1368.
Во-вторых, заявление о предоставлении отпуска и оплаты дороги. Первая часть заявления - просьба предоставить отпуск - нужна всегда. Работник должен предупредить о причине и длительности своего отсутствия. Вторая часть заявления - просьба оплатить дорогу - включается в текст заявления при необходимости.
Расходы на проезд сотрудника к месту учебы и обратно отражают на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Расходы списывают в дебет счета затрат в зависимости от подразделения, к которому относится сотрудник.
Проводки |
Расшифровка |
|
Дт 20 (23,25,26, 44 и др.) Кт 70 |
Начислена компенсация проезда к месту учебы и обратно |
|
Дт 70 Кт 51 |
Денежные средства перечислены на банковскую карту сотрудника |
Ответственность работодателя при отказе от компенсации проезда
Если работодатель отказывается компенсировать проезд к месту учебы сотрудника и обратно, то компания будет выплачивать штраф. Более того, трудовая инспекция может наложить штраф и на должностное лицо. Основание статья 5.27 КоАП.
Если нарушение произошло в первый раз суммы штрафов составит:
- для компаний – от 30 000 до 50 000 рублей;
- для должностных лиц компании – от 1 000 до 5 000 рублей или предупреждение;
- для ИП – от 1 000 до 5 000 рублей.
Если нарушение произошло повторно, то суммы штрафов будут увеличены:
- для компаний – от 50 000 до 70 000 рублей;
- для должностных лиц компании – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 года до 3-ех лет;
- для ИП - от 10 000 до 20 000 рублей.
© Статья подготовлена редакцией журнала "Зарплата"