Сведения о застрахованных лицах в СФР подавайте на регламентированном фондом бланке. В статье рассмотрим порядок направления в СФР сведений о застрахованном лице, как заполнять документ и какое наказание грозит, если этого не делать.
Зачем нужны сведения о застрахованном лице
Компания передает в СФР сведения о застрахованном лице, чтобы автоматизировать выплаты социальных пособий. Например, подают сведения о застрахованном лице для больничного листа, а также для начисления пособий по нетрудоспособности и беременности и родам и наступления других страховых случаев.
Работодатель обязан сообщать в фонд об утрате человеком права на выплаты, когда он увольняется или переходит в новый декрет. А также при ликвидации организации и по запросу фонда (ст. 13 № 255-ФЗ, Постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010).
Пример
ООО «Гранит», где трудится Сидорова Наталья Викторовна, начало процесс ликвидации в июне 2024 года. Сидорова находилась в декрете с октября 2024, и ей сделали выплаты по беременности и родам.
30 июня 2024 года компания предоставила уведомление в соцфонд о ликвидации организации и, соответственно, о том, что Сидорова не может дальше получать пособия через организацию. Но женщина сможет претендовать на выплаты напрямую через СФР.
Отправлять информацию обязаны все юрлица, кто нанимает:
работников по трудовым договорам постоянно или временно, совместителей и удаленщиков; застрахованных исполнителей по ГПД, которые выполняют работы, оказывают услуги, создают авторские произведения. Если договор заключается при передаче имущественных прав, например, покупке недвижимости или автомобиля у физлица, сдавать ничего не нужно.Пример
В июле 2025 года ООО «ТехПроект» заключило гражданско-правовые договоры:
- С Ивановым Сергеем Петровичем — на осуществление ремонтных работ в офисе компании. Иванов застрахован и работает по договору ГПХ, поэтому организация должна предоставить в фонд о нем информацию. Это позволит тому получать соцвыплаты, например, больничные.
- Со Смирновой Анной Владимировной — на покупку легкового автомобиля. Данные передавать не требуется.
Как подать сведения о застрахованном в СФР в 2025 году
Сведения направляют в территориальный орган СФР в течение 3 рабочих дней после того, как компания получит их.
Их передают в электронном виде через систему СЭДО. Чтобы к ней присоединиться, нужно заключить договор с оператором электронного документооборота. Для заверения документов потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В этой же системе будут появляться запросы фонда, если он обнаружит неточности в отчетности.
Если работодатель подает неполные данные, фонд в течение 5 рабочих дней направит ему извещение. Компании нужно подтвердить, что извещение получено в течение 3 дней и направить необходимые данные за 5 дней (постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010).
Документы, которые нужны каждому бухгалтеру
Как заполнить сведения в Социальный фонд в 2025 году
Сведения — документ по форме, которая есть в Приложении 1 к приказу от 22.04.2024 № 643. Бланк заполняют вручную, на компьютере или комбинированно, заглавными печатными буквами без исправлений. В конце ставят подписи трудоустроенный и руководитель, а также печать организации.
Сотрудник должен заполнить бланк и передать в отдел кадров или в бухгалтерию, чтобы те отправили его в фонд. Но чаще информацию вводят в учетной программе и просят человека расписаться. Так ускоряют заполнение и исключают ошибки.
личные данные работника — ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, место регистрации и проживания, номер телефона; реквизиты для зачисления денег — банковские или почтовые.
Скачать бланк сведений о застрахованном лице
Бланк заполняют на основе информации из паспорта, СНИЛС и ИНН. Способ получения денег и реквизиты заполняют со слов физлица. Если есть карта МИР, указывает только ее номер.
Пример заполнения
ООО «Альфа» наняло на постоянную работу Зайцеву Валентину Николаевну 15.07.2024, и обязано в течение трех дней подать о ней данные в фонд. Компания взяла информацию из документов новой работницы.
У трудоустроенной нет карты Мир, поэтому информацию о банковском счете заполнили полностью: название банка, номер счета и БИК.
В конце расписываются заявитель и руководитель. Эти сведения о застрахованном лице понадобятся для больничного листа и других соцвыплат.
Сведения о застрахованном лице: образец
Скачать образец заполнения сведений о застрахованном лице
Ответственность за нарушения сдачи сведений о застрахованном лице в 2025 году
Если предоставить не все сведения о застрахованных лицах в 2025 году, СФР направит об этом извещение. С ответственного лица взыщут от 300 ₽ до 500 ₽ (ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ).
А с компании:
- 200 ₽ за каждый отсутствующий документ;
- 20% от расходов, не меньше тысячи и не больше 5 000 ₽ — если из-за недостоверных данных фонд переплатил пособия;
- 5 000 ₽ — за подачу не вовремя.
В Системе Главбух есть много разъяснений, образцов согласованных с СФР документов и схем. Скачивайте их себе на компьютер, чтобы не потерять. Все материалы доступны по пробном удоступу к Системе.
Скачать материалы по документам в СФР
Заключение
- Сведения о застрахованном лице подают работодатели в СФР для автоматизации выплаты соцпособий.
- Предоставлять данные нужно в электронном виде через систему СЭДО в течение 3 рабочих дней после получения информации.
- Документ заполняют по форме, утвержденной соцфондом, с указанием персональных данных и реквизитов для выплат.
- Штрафы за неполную или недостоверную информацию, за нарушение сроков подачи, достигают 5000 ₽.
Читайте также: все отчеты в СФР – календарь со сроками сдачи