Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки по зарплате сотрудникам

Что такое расчетные листки

Расчетный листок — это документ, который выдается работнику. В нем указаны данные о всех выплатах на работе в течении предыдущего месяца. Расчетный листок выдается в день выплаты заработной платы всем сотрудникам, работающим по трудовому договору.

Форма расчетного листка утверждается работодателем самостоятельно, так как унифицированной формы нет. Подробнее про расчетные листки можно узнать из другой статьи нашего сайта.

Расчетные листки по заработной плате: обязательно ли выдавать

По ч. 1 ст. 136 ТК работодатель обязан выдавать расчетные листки всем сотрудникам, которые работают по трудовому договору. Они нужны, чтобы показать работнику составляющие части заработной платы. В расчетном листке указывают зарплату работника, премии, отпускные, и другие начисления, также указывают все удержания за прошедший месяц.

Кроме того, расчетный листок нужен, если работник не согласен с начислением вознаграждения за работу. Например, при возникновении спора по размеру премии листок будет служить основанием для обращению к работодателю. В доказательство к своей претензии сотрудник может сослаться на Положении о премировании, в котором указаны размеры KPI и процентное соотношение стимулирующей выплаты к окладу.

Когда выдавать расчетные листки

Придерживайтесь 3 основных правил:

1. Выдавать расчетный листок достаточно один раз в месяц (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1). 

2. Если сотрудник увольняется, то листок о заработной плате выдается в день увольнения. 

3. Если у работника нет начислений в прошедшем месяце, тогда расчетный листок выдавать не надо. 

Как выдать сотруднику расчетный листок 

В Трудовом кодексе нет четких указаний, каким способом необходимо выдавать расчетные листки. Работодатель сам решает, как это сделать. Компании сами определят способ выдачи расчетных листов и утверждают его в локальном нормативном акте.. 

Расчетные листки можно передать сотруднику тремя способами:

• Лично в бумажном виде.

• По электронной почте (Письмо Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560).

• Через мессенджеры. (Письмо ГИТ по г. Москва от 17.09.21 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Должен ли работодатель получать подтверждение от сотрудника о получении расчетного листка

Так как выдача листков о заработной плате обязательна, работодатель должен получать подтверждение, что сотрудник получил расчетный листок. В противном случае при проверке инспектор трудинспекция может усомниться, что выдача была и выписать штраф. 

Способ подтверждения зависит от того, как выдаются расчетные листки:

• На бумаге — работник расписывается в специальном журнале об их получении. 
• В электронном виде — у работодателя остается информация об отправке письма. Кроме этого можно настроить автоматическое получение уведомления о прочтении письма работником.

Читайте также: какие сведения вносить в характеристику работника для суда

Ответственность за невыдачу расчетных листков

Трудинспекция может привлечь работодателя к ответственности, если:

• Нет утвержденной формы расчетного листка.
• Информация в расчетном листке не соответствует требованиям Трудового кодекса. 
• Не выдан расчетный лист.

Административная ответственность предусмотрена по ч.1 ст. 5.27 КоАП.

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. 

При повторном нарушении штрафы возрастают:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей.
• Для компаний — от 50 000 до 70 000 рублей. 

Если работодатель отправляет расчетные листки в электронном виде, то нужно следить за тем, чтобы информация не попала посторонним, так как там содержится личная информация сотрудника (ФИО, размер  зарплаты). За разглашения такой информации предусмотрен штраф:

• должностным лицам — до 40 000 рублей;
• организациям — до 150 000 рублей.

Читайте также: Как расшифровать расчетный лист военнослужащего: полное руководство