Соотношение 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в 2025 году: как проверить

2-НДФЛ и 6-НДФЛ: в чем разница

Все налоговые агенты обязаны сдавать отчетность по подоходному налогу. Это предусмотрено положениями пункта 2 статьи 230 НК РФ. Для этого, компании и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают доходы обычным гражданам, должны сдавать расчет по форме 6-НДФЛ.

Унифицированная форма 6-НДФЛ включает в себя:

• Титульный лист;
• Разделы 1 и 2;
• Приложение №1 – справка о доходах физлица (замена прежней справки 2-НДФЛ).

Специалисты сайта "Зарплата" подготовили инструкцию по подготовке отчета 6-НДФЛ в 2025 году с примерами заполнения.

Разница между расчетом 6-НДФЛ и справкой о доходах (2-НДФЛ) заключается в четырех факторах:

1. Периодичность представления. Расчет сдают ежеквартально, а справку заполняют только по итогам календарного года. Но иногда замену 2-НДФЛ нужно сдавать в середине года (при ликвидации или реорганизации налогового агента).
2. Содержание формы. Разделы 1 и 2 раскрывают общие данные о выплатах дохода, сумм налогов к уплате, возвратов, предоставленных вычетов, исчисленном и удержанном НДФЛ. Когда справки 2-НДФЛ детализируют сведения разделов 6-НДФЛ, но еще и отражают данные о видах доходов и вычетов в помесячной разбивке.
3. Правила заполнения. Показатели разделов 1 и 2 нового 6-НДФЛ раскрывают обобщенные сведения о доходах и налоге, который исчислили и удержали со всех физических лиц по налоговому агенту. Естественно, что данные приводятся в разрезе КБК, ставок и отчетных периодов. В справке о доходах (замена 2-НДФЛ) отражают сведения о доходах и налоге по конкретному работнику (физику). К тому же сведения в справках разбивают по ставкам налога, видам доходов и месяцам перечисления.
4. Методы контроля. Промежуточные отчеты позволяют ФНС контролировать полноту и своевременность уплаты НДФЛ, а также правильность исчисления налоговой базы. Эту проверку осуществляют ежеквартально. По справкам, инспекция может проверить, правильно ли налоговый агент применял фискальное законодательство по НДФЛ в отчетном году. Кроме того, по справкам ФНС контролирует уровень зарплаты (МРОТ, среднеотраслевая региональная минималка).

Несмотря на такую разницу между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, формы взаимосвязаны между собой. Их показатели расшифровывают и дополняют друг друга. По сути, данные из справок о доходах по всем физлицам должны в полном объеме совпадать с обобщенными сведениями из разделов 1 и 2 расчета. Поэтому ФНС разработала и утвердила специальные контрольные соотношения, как проверить отчет 6-НДФЛ и справки о доходах (замена 2-НДФЛ).

Читайте также: что такое камеральная проверка 6-НДФЛ

Как проверить соотношение 6-НДФЛ и 2 НДФЛ в 2025 году

Для проверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, чтобы выявить и устранить разницу показателей, применяйте контрольные соотношения (КС) по НДФЛ, направленные письмом ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@. Но работайте с учетом особых правил:

• КС 1.13 не применяйте – увязка больше не актуальна;
• КС 1.11 используйте с учетом соотношения 1.10, иначе увязка не выполняется.

Такой регламент был доведен письмом ФНС от 28.02.2024 № БС-4-11/2234@. 

Показатели упраздненной формы 2-НДФЛ отразите в приложении 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» в составе годового расчета 6-НДФЛ. Суммы из справок инспекторы сопоставят между собой, а затем сверят с данными раздела 2 годового отчета. Далее расскажем, как проверить соотношение 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, разницу и расхождения.

Строка 110 "Количество получателей дохода"

Показатель строки 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ должен соответствовать количеству разделов 2 справок о доходах и суммах налога физлица. Сравнение проводите только по итогам года, по соответствующей ставке и КБК. Это КС 1.28. В нашей инструкции есть расшифровка всех КБК для 6-НДФЛ.

Важно! Если физлицо в течение года получало доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, в справке к расчету нужно заполнить отдельные разделы 2 по каждой ставке. Также и в расчете: следовало отразить доходы на отдельных страницах раздела 2.

Если работаете с высококвалифицированными специалистами, проверьте правильность заполнения поля 111 "Количество ВКС". Значение должно совпадать с количеством справок по ВКС – это физлица со статусом налогоплательщика "3" и "7".

Строка 120 "Доходы"

Сумму начисленного дохода по всем получателям из строки 120 раздела 2 нужно сверить с суммой доходов из справок (замена 2-НДФЛ). В расчет берите выплаты, которые облагаются по одинаковым ставкам. Это КС 1.16. проверьте соблюдение равенства:

Если нашли разницу между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ - в отчетной форме ошибка. Проверьте, все ли доходы, которые облагаются налогом, были учтены. Если удерживали НДФЛ по разным савкам, доходы нужно считать по отдельности. Если предоставляли вычеты, доход не уменьшайте. Убедитесь, что одинаково учли доходы, которые частично освобождены от НДФЛ. Например, материальную помощь и подарки.

Важно! Если платите зарплату высококвалифицированным специалистам, проверьте правильность заполнения строки 121 "Доходы ВКС" с суммами справок 2-НДФЛ. В расчет берите только сведения о доходах из справок со статусом налогоплательщиков "3" и "7". Это КС 1.31. Следите, чтобы не было расхождений в расчетах 6-НДФЛ и РСВ по этой категории сотрудников.

Прочтите, как правильно отражать доходы ВКС в 6-НДФЛ.

Строка 140 "Исчисленный налог"

Сумму исчисленного подоходного налога (строка 140 раздела 2 нового 6-НДфЛ) сверьте с суммой всех строк «Сумма налога исчисленная» раздела 2 справок о доходах (замена 2-НДФЛ). Это КС 1.19. Проверьте, чтобы выполнялось равенство:

Разница между этими показателями 6-НДФЛ и 2-НДФЛ недопустима. Даже несоответствие в один рубль признается ошибкой. Убедитесь, что верно учли доходы и вычеты, применили нужную ставку НДФЛ. Найдите причину и исправьте ошибку.

Строка 130 "Сумма вычетов"

Показатель строки 130 раздела 2 должен соответствовать сумме вычетов в разделе 3 и приложениях к справкам о доходах. Это КС 1.29.

В строке 130 раздела 2 следует отразить все вычеты, на которые уменьшают доход сотрудника при расчете НДФЛ:

• стандартные,
• имущественные,
• социальные,
• профессиональные,
• инвестиционные,
• а также другие суммы, которые уменьшают налоговую базу по НДФЛ.

В разделе 3 справок указывайте только стандартные, социальные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья. А вот в приложении к справке отразите все остальные виды вычетов (кроме стандартных, социальных и имущественных).

Проверьте, чтобы соблюдалось равенство:

Если условие не выполняется в расчете ошибка. Проверьте сумму предоставленных вычетов. Учтите, если вычет больше зарплаты, его можно учесть только размере, не превышающем доход. При получении уведомлений на вычеты, указывайте только зачтенный НДФЛ, а не всю сумму из уведомления.

Строка 160 "Удержанный НДФЛ"

Для показателя строки 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ нет контрольного соотношения для проверки значения "Сумма налога удержанная" со справками о доходах (замена 2-НДФЛ). Однако в большинстве случаев эти показатели будут равны.

Если равенство не выполняется, то налоговый агент должен удержать налог за текущий год в следующем календарном году.

Строка 170 "Неудержанный НДФЛ"

Строка 170 раздела 2 отчета 6-НДФЛ должна равняться сумме неудержанного НДФЛ в разделе 4 справок о доходах (замена 2-НДФЛ). Это КС 1.20.

В указанные поля налоговый агент включает НДФЛ, который не удержали из-за ошибки или по объективным причинам. К примеру, при выплате дохода в натуральной форме, если до конца отчетного периода денежных выплат в пользу того же физлица не было.

Проверьте, чтобы соблюдалось равенство:

Если нашли разницу, убедитесь, что:

• не включили в строку 170 налог с начисленных, но невыплаченных доходов;
• включили в строку 170 налог с доходов в натуральной форме физлиц, которым не выплачивались денежные доходы.

Пересчитайте показатели строк и исправьте ошибку. Инспекция не примет расчет, даже если расхождение будет составлять всего один рубль.

Соотношение расчета 6-НДФЛ (по справкам 2-НДФЛ) с зарплатой

Помимо проверки показателей 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, инспекция проконтролирует показатели заработной платы по налоговому агенту. Для проверки сопоставят доходы сотрудников и значение средней зарплатой по отрасли в регионе и региональный МРОТ. Это КС 1.17 и 1.18.

Если выплаты персоналу окажутся ниже перечисленных значений, ИФНС потребует, чтобы работодатель повысил зарплаты или представил пояснения.

Средняя зарплата и МРОТ

Среднюю зарплату каждого сотрудника инспекторы сравнят с МРОТ. Сумму средней зарплаты рассчитают на основании приложений к справке о доходах к 6-НДФЛ. Для этого просуммируют доходы в виде оплаты труда из приложения к справке, а затем вычислят среднюю зарплату работника:

Величину МРОТ в вашем регионе смотрите в Системе Главбух.

Средняя зарплата и показатели по отрасли и региону

Среднюю зарплату в целом по организации или ИП сопоставят со среднеотраслевой в регионе. Сумму средней зарплаты рассчитают на основании приложений к справке о доходах к 6-НДФЛ по всем сотрудникам.

Важно! Данные о среднеотраслевом уровне зарплаты можно найти на сайте nalog.ru в сервисе «Налоговый калькулятор» (раздел «Прозрачный бизнес»). На эти данные ориентируются инспекторы при проверках 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Если соотношение не выполняется, ФНС потребует дать пояснения. Ответить на запрос нужно в течение пяти рабочих дней, иначе налогового агента оштрафуют. Смотрите образцы и правила составления пояснений по 6-НДФЛ в статье нашего сайта.

Документы, которые нужны каждому бухгалтеру