Справку 182н отменили с 2023 года. Однако сведения о заработке и исключаемых периодах еще могут понадобиться работнику в 2025 году. Расскажем, как оформить копию справки 182н за периоды до 1 января 2023 года и справку в произвольной форме после 1 января 2023 года, нужно ли заявление на получение справки 182н у бывшего работодателя.
Переходный период
За периоды до 2022 года включительно выдавайте копию справки 182н, оформленной до 31.12.2022. За 2023 год справку 182н не оформляйте, вместо нее подготовьте справку в произвольной форме. Справку выдайте по заявлению в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК). За 2024 год и далее не нужны справки о заработке или исключаемых периодах в целях расчета пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Справки о заработке по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н за периоды до 2022 года включительно, оформленные до 31.12.2022, законны. Роструд пояснял, что справку о заработке по форме 182н за периоды до 2023 года выдавать нужно (информация от 23.01.2023).
Справка 182н подтверждает заработок и исключаемые дни за 2022 год и ранее. Сотрудник может представить ее новому работодателю, тот вправе отослать по запросу СФР копию справки для обоснования заработка и исключаемых дней.
С 2023 года справка отменена (п. 7 ст. 9 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ, приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). В связи с этим работодатель вправе выдать копию справки 182н, оформленной до 31.12.2022.
Если в 2025 году к вам обратился бывший работник за справкой за 2022 год и ранее, посмотрите на дату увольнения. От этого зависит бланк справки:
- уволенному до 1 января 2023 года оформите копию справки 182н;
- уволенному 1 января 2023 года и позже подготовьте справку в произвольной форме.
В 2025 году по заявлению сотрудника работодатель обязан выдать справку о зарплате и о других сведениях в связи с трудовой деятельностью (ст. 62 ТК). Использовать унифицированный бланк справки 182н для оформления сведений за 2023 год нельзя, так как бланк отменен. Нужно оформить справку в произвольной форме.
За 2023 год в целях расчета пособий фонду нужна информация об исключаемых периодах. Сведения о заработке за 2023 год фонду не нужны, он берет их из раздела 3 исходной или уточненной формы РСВ. Это следует из пункта 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010, подпункта 1 пункта 1 статьи 11.1 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Но, если работник в заявлении требует справку и о заработке, и об исключаемых периодах, отказать ему нельзя.
Справки о заработке или исключаемых периодах за 2024 год и позже не нужны. С 2024 года фонд будет оперативно получать информацию обо всех исключаемых периодах. Например, с этого года в строку «Тип сведений» подраздела 1.2 ЕФС-1 добавили новое поле «Назначение выплат по ОСС». ОСС – это обязательное социальное страхование.
Поле «Назначение выплат по ОСС» нужно заполнять в течение года на работницу, которая подала заявление на отпуск по беременности и родам, или на сотрудника, который подал заявление на отпуск по уходу за ребенком. В отчет попадут и периоды болезни – по коду «ВРНЕТРУД». Сведения о приостановке трудовых договоров в связи с военной службой фонд получает уже сейчас. Их отражают как в подразделе 1.1, так и в подразделе 1.2 ЕФС-1.
Вместо справки от предыдущего работодателя исключаемые периоды временной нетрудоспособности можно подтвердить справкой:
- сформированной через личный кабинет сотрудника на портале госуслуг;
- выданной в клиентской службе СФР при личном обращении сотрудника.
Заявление на получение справки для расчета пособий (ранее - 182н) у бывшего работодателя: образец
Заявление на выдачу справки о заработке и исключаемых периодах для расчета пособий в 2025 году оформляют в произвольном виде. Унифицированного бланка заявления нет (ст. 62 ТК).
Документ можно написать на имя руководителя работодателя, а можно адресовать в бухгалтерию работодателя. Бывший работник должность в заявлении не указывает. В заявлении нужно указывать период, за который необходима справка.
Справка 182н до 2023 года
Копию справки 182н о заработке для расчета пособий выдавайте, если саму справку оформили до 31.12.2022. Тогда действовало правило – справку выдавали при увольнении сотрудника. Если работник уволился после 31.12.2022 и обращается теперь за справкой за 2022 год и ранее, оформите ее в произвольном виде. Для выдачи справки работник пишет заявление (ст. 62 ТК).
Если у вас сохранился экземпляр справки, оформленной при увольнении работника до 31.12.2022, сделайте копию. Заверить ее может, например, главный бухгалтер. Он пишет: «Копия верна», ставит подпись, расшифровку, дату. Печать на справке ставят, если она есть у работодателя.
Если экземпляр справки не сохранился, заполните бланк сами или распечатайте ее заново из бухгалтерской программы по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н. Например, программа «1С» продолжает формировать такие справки.
Программа сформирует справку с текущей датой выдачи в левом верхнем углу. Замените ее на дату увольнения сотрудника. Такую копию справки о заработке 182н подписывает руководитель организации или ИП, у которого трудится работник. Расписаться вместо руководителя может уполномоченный работник по доверенности.
Факсимильную подпись ставить на копии справки 182н нельзя. Документ имеет финансовые последствия, потому что сведения в справке влияют на размер пособия. Такой документ с факсимильной подписью не является оправдательным (письмо Минфина от 13.04.2015 № 03-03-06/20808).
В копии справки 182н можно отразить данные за периоды до 2022 года включительно. Если в 2022 году работник был в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком, дополнительно укажите в справке сведения за предшествующий год. Эти сведения понадобятся, если сотрудник решит заменить 2022 год. Годы пребывания в детских отпусках можно заменить предшествующими (ч. 1 ст. 14 Закона от 29.12.206 № 255-ФЗ).
В состав доходов в справке 182н включите выплаты работнику за периоды до 2023 года, которые облагали страховыми взносами на случай ВНиМ. Сумму доходов отразите в разделе 3 копии справки. Если взносы на те или иные суммы не начислены, указывать их в справке 182н не нужно. В числе выплат, которые не отражают в справке: не облагаемая взносами сумма матпомощи, компенсации командированным работникам (п. 1 приложения 2, утв. приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н).
В копии справки 182н указывайте доход не выше предельной величины облагаемой базы по взносам на случай ВНиМ. В частности, за 2022 год сумма не должна превышать 1 032 000 руб. Предельные размеры облагаемой базы – в справочнике. Не забывайте указывать суммы выплат не только цифрами, но и прописью за каждый год отдельно.
Исключаемые дни укажите в разделе 4 копии справки 182н. Это количество календарных дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком. Их вычитают при расчете пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком (ч. 3.1 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Справка в свободной форме
Если сотрудник уволился после 2022 года, справку о заработке и исключаемых периодах для расчета пособий оформите в произвольном виде по заявлению (ст. 62 ТК). В переходный период для расчета пособий могут пригодиться сведения:
- за 2022 год и ранее – о заработке и исключаемых периодах;
- за 2023 год – об исключаемых периодах.
Если работник за 2023 год просит справку для расчета пособий и о заработке, и об исключаемых периодах, отказать нельзя. Он вправе запросить такую информацию (ст. 62 ТК).
Справку о заработке и исключаемых периодах в произвольной форме можно подготовить на основе бланка из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 182н. Бухгалтерские программы продолжают формировать его.
Отразите суммы выплат, на которые были начислены страховые взносы в соответствии с законодательством о налогах и сборах. За периоды до 2022 года включительно в целях расчета пособий нужно брать выплаты, облагаемые взносами на случай ВНиМ. С 2023 года выплаты облагаются по единому тарифу. Выплаты, не облагаемые взносами, например матпомощь к отпуску в пределах 4000 руб. в год, не отражайте.
Исключаемые периоды в целях расчета пособий перечислены в частях 3 и 3.1 статьи 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. При оформлении справки за 2023 год укажите периоды:
- временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую зарплату за этот период не начислялись страховые взносы в соответствии с законодательством о налогах и сборах;
- приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 ТК;
- приостановления прохождения государственной гражданской службы в соответствии со статьей 53.1 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Справку в произвольной форме подписывает руководитель организации или ИП, у которого трудится работник. Расписаться вместо руководителя может уполномоченный работник по доверенности. Печать на справке поставьте, если она есть у работодателя.
© Статья подготовлена редакцией журнала "Зарплата"