Вопрос
Подотчетное лицо предоставляет вместо чека его Копию (получен у продавца товара, так и указано: копия чека), в котором указаны реквизиты продавца, касса, кассир, смена, РН ККТ, ЗН ККТ, ФН, дата, время пробития чека, сумма, но нет ФД и ФП. Можно ли у оператора фискальных данных получить чеки в электронном виде? Как это сделать, если покупатель просто физическое лицо, которое не оставляло своих данных оператору ОФД?
Ответ
Скачайте образцы документов и чек-листов, без которых не обойтись бухгалтеру
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
||
|
|
|
Если подотчетное лицо потеряло чек, то можно получить у продавца копию чека. У продавца можно получить дубликат чека, если подотчетник потерял чек. Все чеки хранят 30 дней в фискальном накопителе, и продавец может найти и распечатать потерявшийся чек (п. 4 ст. 4.1 Закона от 22.05.2002 № 54-ФЗ). Продавец также может получить копию чека у оператора фискальных данных.
Продавец должен выдать покупателю чек только в момент расчета (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Восстанавливать утерянный чек продавец не обязан, это не предусмотрено законодательством. Таким образом, продавец может пойти навстречу покупателю и выдать копию чека.
Также Вы можете получить электронный чек у ОФД. Но для этого нужны определенные реквизиты чека. Реквизиты, по которым можно получить чек зависят от ОФД. То есть у разных ОФД могут быть необходимы разные реквизиты. ОФД, который работает с продавцом, Вы можете посмотреть на самом чеке. А далее зайти на сайт нужного оператора. И если есть все нужные реквизиты для получения чека, то на сайте оператора можете получить электронный чек. Если реквизитов не хватает, то восстановить чек не получится.
Также чек можно получить по QR коду. Это обязательный реквизит, он есть на всех кассовых чеках. Можно воспользоваться приложением «Проверка чека». В него встроен удобный сервис с возможностью считать QR-код. И после считывания кода, можно получить электронный чек.
Как оформить авансовый отчет
Что делать, если сотрудник потерял кассовый чек
Получите у продавца копию чека. Если продавец откажет, не учитывайте сумму покупки в налоговых расходах.
У продавца можно получить дубликат чека, если подотчетник или бухгалтер потерял чек. Все чеки хранят 30 дней в фискальном накопителе, и продавец может найти и распечатать потерявшийся чек (п. 4 ст. 4.1 Закона от 22.05.2002 № 54-ФЗ). Продавец также может получить копию чека у оператора фискальных данных. Чтобы запросить дубликат чека, оформите на имя директора организации-продавца заявление. Укажите дату и время покупки, сумму и наименование приобретенных товаров. Смотрите образец заявления ниже.
Продавец должен выдать покупателю чек только в момент расчета (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Восстанавливать утерянный чек продавец не обязан, это не предусмотрено законодательством. Таким образом, продавец может пойти навстречу покупателю и выдать копию чека, а может этого не делать.
Если продавец не согласится восстановить чек, безопаснее стоимость покупки не учитывать в расходах при расчете налога на прибыль или единого налога на УСН. В бухучете стоимость покупки учтите на соответствующем счете. Например, если сотрудник купил канцтовары, отразите их стоимость на счете 10. Основание – утвержденный авансовый отчет и приложенные к нему документы, например: товарный чек, накладная, квитанция, объяснительная сотрудника и т. д. (см. как отразить возмещение расходов подотчетному лицу без оправдательных документов).
Чтобы избежать проблем с потерей чеков, проинструктируйте подотчетников, чтобы они просили в магазине электронный чек. Для этого сотрудник должен предоставить кассиру до момента расчета адрес электронной почты, на который нужно отправить чек (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Электронный чек имеет юридическую силу бумажного документа, поэтому его можно распечатать и использовать для подтверждения расходов (п. 4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Еще один плюс электронного чека: он не выцветает и не потеряется. Его можно распечатать в любой момент.
Однако и здесь нужно учитывать, что продавец обязан направить электронный чек, только если позволяет функционал кассы (п. 3 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). В противном случае он выдаст только бумажный. Если все же электронный чек получить не удалось, как только подотчетный сотрудник принес бумажный чек, сразу запишите и сохраните следующие реквизиты чека:
— тип операции (приход, возврат прихода, расход, возврат расхода);
— дату и время расчета;
— итоговую сумму по чеку;
— № ФН;
— № ФД;
— № ФПД.
Если бумажный чек потеряется или станет нечитаемым, по этим реквизитам можно найти и сохранить электронный чек через мобильное приложение ФНС «Проверка чека». Также электронный чек можно получить через специальное онлайн-приложение оператора фискальных данных, если такие данные указаны в чеке.
Более подробно об оформлении авансового отчета в Системе Главбух.
Читайте также: 6 шагов оформления машиночитаемой доверенности