Зарплата

Документы с персональными данными, разные требования законов по хранению документов

6 сентября 2019
3
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Работодатель и работник закончили трудовые отношения. Нужно ли прекратить их обработку и уничтожить документы, которые содержат персональные данные?

Ответ

Закон о персональных данных. После того как стороны закончили трудовые отношения, считается, что работодатель достиг цели обработки персональных данных. А значит, он обязан прекратить их обработку и в течение одного месяца уничтожить документы, которые содержат персональные данные (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Налоговый кодекс. Документы с персональными данными бухгалтер использует для расчета пособий, материальной помощи, НДФЛ. Налоговый кодекс устанавливает минимальный срок хранения документов для расчета:

— НДФЛ — четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК);

— взносов — шесть лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК).

Трудовой кодекс. Бывшие работники могут обратиться за документами, связанными с работой, например, чтобы подтвердить пенсионный стаж для ПФР или заработок за два года для назначения пособий у нового работодателя (ст. 62 ТК).

Закон об архивном деле требует хранить документы по личному составу, законченные делопроизводством (п. 2 ст. 3 и ст. 9, ст.  22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

— до 1 января 2003 года — 75 лет;

— после 1 января 2003 года — 50 лет.

Копии личных документов чиновники предписывают хранить 75 лет (п. 656 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Закон о пособиях по временной нетрудоспособности и в  связи с материнством. При проверке компании инспекторы ФСС вправе запросить документы, которые подтверждают правомерность назначения пособий (п. 2 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Скидка 30% при подписке на «Зарплату»

Сэкономьте 6 000 рублей при подписке на "Зарплату". Оплатите счет со скидкой 30%. Или оплатите картой у нас на сайте.

Скачать счет

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.