Зарплата

Как хранить персональные данные действующих и бывших сотрудников

19 августа 2019
17
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Сотрудник сам попросил передать в банк или страховую его персональные данные. Нужно ли письменное согласие сотрудника на передачу персональных данных сотрудника третьим лицам?

Ответ

Ниже вы прочитаете ответы на распространенные вопросы бухгалтеров, связанные с работой с данными работников.

Как хранить персданные бывших работников

Нужно ли согласие сотрудника для оформления зарплатной карты?

Без письменного согласия сотрудника передавать персональные данные банку для оформления зарплатной карты можно только в следующих случаях:

— договор на выпуск карты заключался напрямую с работником и он предусматривает передачу компанией персональных данных сотрудника;

— у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск банковской карты;

— соответствующая форма и система оплаты труда прописаны в коллективном договоре.

Грозит ли штраф за передачу данных о сотруднике в банк?

Вы вправе передать данные о сотруднике только с его письменного согласия. Иначе компании грозит штраф до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Даже если сотрудник сам попросил передать в банк или страховую его персональные данные, получите письменное согласие. Образец мы привели ниже.

ОБРАЗЕЦ. СОГЛАСИЕ НА ПЕРЕДАЧУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ СОТРУДНИКА ТРЕТЬЕМУ ЛИЦУ

Как хранить персональные данные действующих и бывших сотрудников

Можно ли хранить документы с персональными данными на столе или полках? Или обязательно запирать их в сейфе или в шкафу под ключ?

Для коммерческих компаний чиновники прописали правила хранения документов в акционерных обществах. Они должны хранить документы в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

ООО должно прописать особенности хранения документов в своем уставе (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Логично, если такая компания включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Вправе ли компания хранить копии паспортов, СНИЛС и ИНН?

Вы вправе в личных делах сотрудников хранить копии их документов с персональными данными, например, копии паспортов, ИНН, СНИЛС и т. п. Правомерность такой позиции подтверждает письмо Роскомнадзора от 24.10.2017 № 08ПА-99559. Копии этих документов позволяют перепроверить сведения в личной карточке. Например, если электронный отчет с персональными данными не проходит проверку, вы можете оперативно найти ошибку и вовремя исправить отчет.

ДОКУМЕНТ. ПАМЯТКА ДЛЯ БУХГАЛТЕРА О РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ 

1. Прочитайте положение о работе с персональными данными в компании и списком работников, которым вы вправе передавать персональные сведения работников.

2. Выясните, кто из работников дал согласие на обработку персональных данных. Для этого удобно вести журнал в электронном виде, чтобы вы видели фамилии работников в алфавитном порядке.

3. Если выдаете документ с персональными данными в электронном виде, проверьте заявление сотрудника о согласии получать его таким способом. Электронный документ направляйте только по адресу, который работник указал в заявлении.

4. Выдавайте документы с персональными данными сотрудника по его первому требованию в установленные сроки:

— для расчетных листков — дата выплаты зарплаты;

— копий СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и раздела 3 расчета по взносам — пять календарных дней с даты обращения сотрудника;

— иных сведений, по которым законом не предусмотрен срок, — три рабочих дня с даты, когда обратился сотрудник.

5. Сообщите директору (главбуху), что для вашей работы нужны актуальные персональные сведения, поэтому ответственный за ведение сведений работник должен оперативно вносить в базу обновленные персональные данные. Иначе налоговая инспекция оштрафует за отчетность с недостоверными сведениями.

6. Храните документы с персональными данными в сейфе или специальном месте, к которому есть доступ только у уполномоченных сотрудников.

7. Передавайте персональные данные сотрудника третьим лицам, только если он предоставил согласие на получение таких сведений. Исключение — случаи, когда согласия сотрудника на обработку персональных данных не требуется.

Робот-пылесос при подписке на «Зарплату»!

Дарим робот-пылесос+30 дней чтения при подписке на "Зарплату". Оплатите счет с подарком. Или оплатите картой у нас на сайте.

Скачать счет

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Срочно! Власти поменяли порядок расчета зарплаты

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.