Зарплата

Каким образом учесть не подтвержденные расходы по командировке

  • 1 августа 2019
  • 3

Вопрос

Сотрудник не представил подлинники подтверждающих документов. Как признать командировочные расходы при отсутствии подлинников документов?

Ответ

Работодатель может попросить работника принести дубликаты документов или компенсировать расходы на основании служебной записки. В зависимости от этого учет расходов будет различаться.

Вариант 1: есть дубликаты документов

Налог на прибыль. Признать командировочные расходы при отсутствии подлинников документов можно (письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18). Попросите работника принести:

— выписку из АСУ пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте или из АСУ оформления воздушных перевозок;

— дубликат счета из отеля/справку с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, а также периода проживания и стоимости.

Если сотрудник принесет дубликат, бухгалтер сможет учесть при расчете налога на прибыль всю сумму затрат (п. 2 письма УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374, письма Минфина от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11 и от 07.06.2013 № 03-03-07/21187).

Затраты признайте в составе прочих расходов на дату утверждения приказа о возмещении работнику неподтвержденных командировочных расходов (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Для суточных подтверждающие документы не нужны (письмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

Суточные включайте в состав расходов в размере, который предусмотрен локальным нормативным актом компании (письмо Минфина от 06.02.2009 № 03-03-06/1/41). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

НДФЛ. Не облагается НДФЛ компенсация расходов на проезд и жилье в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (п. 3 ст. 217 НК).

Если таких документов нет, безопаснее начислить НДФЛ на всю сумму компенсации затрат. Разъяснений финансистов, в которых бы приводился аналогичный прибыли подход, для НДФЛ нет.

С суточных НДФЛ начислите так. Если сумма суточных меньше 700 или 2500 руб. за день командировки, налогом их не облагайте. С компенсации, выплаченной сверх этих сумм, удержите НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК).

Облагаемый доход — сверхнормативную сумму компенсации — определите на последний день месяца, в котором работодатель издал приказ о возмещении работнику неподтвержденных командировочных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК).

Страховые взносы. Страховыми взносами не облагаются только суммы компенсации расходов, которые подтверждены документами. Если нет подтверждающих расходы на проезд и отель документов, на сумму компенсации надо начислить взносы (письмо Минтруда от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988). Будут ли в таком случае копии подтверждающими документами для целей начисления взносов, чиновники не разъясняли.

На суточные страховые взносы начисляйте в том же порядке, что и НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК).

Взносы на травматизм. По общему правилу командировочные расходы на проезд, проживание, суточные не облагаются взносами на случай травматизма (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Но есть нюансы. Компенсация проезда и проживания не облагается взносами в сумме документально подтвержденных работником расходов, а суточные — в размере, установленном в локальном акте работодателя (для них подтверждающие документы не нужны).

Поэтому если сотрудник не представил подлинники подтверждающих документов, взносы на случай травматизма безопаснее начислить на всю сумму компенсации проезда и проживания в командировке.

Суточные не включайте в базу по взносам на травматизм в размере, который предусмотрен в локальном нормативном акте компании. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 1 тыс. руб. Тогда взносами на травматизм облагайте только суточные сверх 1 тыс. руб. (п. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Вариант 2: дубликатов документов нет

Налог на прибыль. Сумму компенсации расходов на проезд и проживание, выплаченную по служебной записке работника, нельзя принять в налоговом учете.

Если нет первичного документа, нет и документального подтверждения, которое является главным условием для учета расходов при налогообложении прибыли (письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).

При этом суточные включите в расходы — ведь работник был в командировке.

НДФЛ. Если выплатили работнику компенсацию по затратам на проезд или проживание в командировке без оправдательных документов, всю сумму возмещения включите в базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК).

С суточных НДФЛ начислите так, как и в первом варианте. Учитывайте лимит в 700 или 2500 руб. за день командировки.

Страховые взносы начислите на всю сумму компенсации расходов на проезд и проживание, так как расходы не подтверждены документами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).

Взносы с суточных начислите с выплат сверх лимита (п. 2 ст. 422 НК).

Взносы на травматизм не начисляйте на сумму суточных, которая установлена в локальном акте работодателя.

Что должно быть в дубликатах и копиях документов, чтобы по ним безопасно учесть расходы

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.