Зарплата

В каких случаях нужно составить бухгалтерскую справку

  • 16 июля 2019
  • 9

Вопрос

В суд обратился работник, судья запросил бухгалтерскую справку с описанием всех операций. В каких случаях необходима бухгалтерская справка по расчетам с работниками?

Ответ

При расчетах с работниками бухгалтеру приходится составлять бухгалтерскую справку. Статья подскажет, когда и как ее оформить, в каких случаях справка не заменит первичный документ.

Ни один закон не перечисляет ситуации, когда бухгалтер должен составлять бухгалтерскую справку. Но, как показывает практика, бухгалтерская справка по расчетам с работниками нужна в двух случаях:

— пояснить проведенную операцию по внешнему запросу, например, суда;

— оформить операцию, для которой нет бланка первичного документа.

В первом случае бухгалтерская справка играет именно справочную роль, а во втором выполняет функцию первичного документа (схема 1).

СХЕМА. ВИДЫ БУХГАЛТЕРСКИХ СПРАВОК

В каких случаях нужно составить бухгалтерскую справку

Пример справки для внешних пользователей

Если в суд обратился работник или работодатель, судья потребует представить сведения по существу дела. Например, компания решила взыскать с бывшего работника дебиторскую задолженность.

Судье важно знать, когда и в какой сумме возник долг, на каком основании. Компания представит первичные документы и бухгалтерскую справку с описанием всех операций. Или, напротив, неправомерно уволенный работник требует заплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула. Расчет сумм компания представит в виде бухгалтерской справки.

В названных случаях справка содержит ранее проведенные операции или предварительные расчеты для будущих операций. Сама по себе она не является основанием для отражения новых операций. Таким основанием станет решение суда.

Примеры, когда бухгалтерская справка — это первичный документ

Закон обязывает бухгалтера отражать операции только на основании первичных документов (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ). Как правило, первичные документы бухгалтер получает от работников других служб или от внешних контрагентов, сам их не производит. Но есть ряд не типовых операций, которые проводит именно бухгалтер. Для них нет установленных бланков, а первичка по закону нужна. Это, например, операции:

— по исправлению ошибок;

— коррекции операций из-за дополнительных обстоятельств, которые стали известны после их совершения;

— расчету сумм исходя из нормативов.

Недопустимые бухгалтерские справки

Не подменяйте бухгалтерской справкой пропавший или непредставленный первичный документ. Это недопустимо. Если вместо «нормальной» первички бухгалтер оформит бухгалтерскую справку, любой контролер не признает операцию, проведенную на ее основании, не примет расходы, выпишет штраф, начислит пени. Самое большее, что вы можете сделать в случае, если документ пропал или работник его не представил, — зафиксировать в бухгалтерской справке сам факт пропажи или непредставления и все вытекающие из этого факта действия.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.