Зарплата

Каким образом работать с документами в программе, какие документы печатать из программы

  • 9 июня 2019
  • 12

Вопрос

Бухгалтер компании некоторые документы создает в программе. Каким образом работать с документами в программе?

Ответ

Вы создали документ в программе. Законодательство это не запрещает. Например, расчетную ведомость по зарплате, записку-расчет о предоставлении отпуска работнику, 2-НДФЛ, СЗВ-М удобно готовить с помощью бухгалтерской программы.

Какие документы печатать из программы. Выводите на печать документ из программы, если на нем нужна оригинальная подпись составителя и (или) получателя либо вы направляете копию в налоговую или фонды в бумажном виде.

Чиновники разрешили передавать работникам расчетные листки в электронном виде (письмо Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1). Сейчас 62%, то есть 2/3 бухгалтеров, распечатывают расчетные листки (см. ниже). Но это не обязательно.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ВЫ РАСПЕЧАТЫВАЕТЕ?

Опрос на сайте zarp.ru

Табель учета рабочего времени — 83%,

записку-расчет на отпуск — 77%,

расчетные листки по зарплате — 62%,

карточку по учету НДФЛ — 35%,

карточку по учету страховых взносов — 34%,

лицевые счета работников — 34%,

распечатываю все эти документы — 24%,

храню все эти документы в электронном виде, распечатываю по требованию налоговой или работника — 24%.

Установите в локальном нормативном акте, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте или в личном кабинете на корпоративном сайте. Вы выполните требование закона и сэкономите рабочее время.

Как вести. Вести регистры по учету взносов, НДФЛ удобнее в программе. Пока год не закончится, печатать их не нужно. Исключение — распечатку попросят налоговики в рамках камеральной проверки.

Как хранить разные документы. Можете хранить регистры (карточки) по НДФЛ и взносам в программе. Налоговый кодекс не поясняет, надо ли выводить их на бумагу.

Сергей Александрович Тараканов, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса:

«Вести, например, налоговые регистры по НДФЛ можно и на бумаге, и электронно. Но для проверки их нужно распечатывать».

Форму 6-НДФЛ, расчет по взносам храните в компьютере, если сдаете в электронном виде. Распечатывать и подшивать в папки их не обязательно (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Расчетные ведомости по зарплате, записки-расчеты для отпускников, лицевые счета работников — на всех этих документах стоит личная подпись бухгалтера. Значит, их надо распечатывать. Во время проверки инспекторы их попросят.

«Инспекторы не будут смотреть документы на экранах ваших мониторов. Налоговый кодекс такой способ проверки не предусматривает».

Документы персонифицированного учета вы вправе хранить в программе, если сдаете электронно. Но учтите, вам может понадобиться распечатка при увольнении или по запросу работника. Например, при увольнении выдайте работнику (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ):

- копии раздела 3 расчета по взносам;

- выписки из формы СЗВ-М;

- копии годовой СЗВ-СТАЖ. Если отчет еще не сдали, подготовьте для уволенного оригинал.

СЗВ-СТАЖ ввели в 2017 году. Раньше не было необходимости создавать, печатать и выдавать работникам этот документ при  увольнении.

Как делать копии. Возьмите бумажный документ, напишите «Верно», укажите должность, поставьте подпись и расшифровку подписи, печать (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Если ваши предшественники хранили табели, ведомости и другие документы только на компьютере, сделать копии будет проблематично. Вы не можете подписать первичные документы вместо ваших предшественников. Вы лишь можете заверить документ, а если предшественник его не составил и не подписал, получается, что документа нет.

Электронная версия в вашем компьютере сама по себе ничего подтвердить не может. Даже в суде вы не сможете отстоять правоту. Судьи считают: документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). Поэтому совет: распечатывайте минимум раз в месяц все документы, на которых должна стоять подпись ответственных работников.

Когда уничтожить. Уничтожить распечатанный из программы документ вы вправе только после истечения срока хранения. Сроки смотрите в сервисе "Электронные и бумажные документы". Выберите название документа и вы узнаете, сколько и как его хранить — на бумаге или электронно.

ВОПРОС О ТАБЕЛЕ

Нужно ли распечатывать из программы табель?

Н.А. Севостьянова, бухгалтер

Обычно табель ведут в программе, распечатывают и передают в бухгалтерию. Табель подписывают два работника — табельщик и руководитель структурного подразделения. Если оба работника имеют электронные подписи, то табель можно вести, хранить, передавать в бухгалтерию в электронном виде (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Табель подтверждает расходы на оплату труда. Если табеля нет, инспекторы не признают расходы, а судьи их поддержат (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2014 по делу № А29-1550/2013).

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.