Зарплата

В каком порядке работать с первичными документами, когда уничтожить бумажные документы

  • 9 июня 2019
  • 12

Вопрос

Работник подал заявление на детский вычет. В каком порядке работать с первичными документами?

Ответ

Вы составили документ сами или получили его на бумаге. Например, вы оформили служебную записку на имя руководителя или работник подал заявление на детский вычет. В обоих случаях на документе стоит оригинальная подпись составителя.

Как вести и хранить. Если документ не требует дополнительных подписей, вести его нет надобности. Оформите на основании документа операцию в учете, вложите документ в папку. Ряд бумажных документов нельзя пробивать дыроколом, иначе документ утратит часть информации. Например, больничные и исполнительные листы лучше хранить в отдельных пластиковых файлах.

ВОПРОС ОБ АВАНСОВОМ ОТЧЕТЕ

Нужен ли авансовый отчет? Нужно ли оформлять его на бумаге?

Н.В. Попова, бухгалтер

Авансовый отчет избавит от конфликтов. Мы рекомендуем составлять авансовый отчет. Хотя есть мнение, что в учете нужны первичные документы, которые подтверждают расходы, а не сводная форма, которая их обобщает. Однако, кроме свода расходов, авансовый отчет подтверждает, что:

- работник знает, сколько получил под отчет и какой остаток должен вернуть;

- именно подотчетник представил расходные документы в указанном количестве и на указанную сумму. Ведь он подписал авансовый отчет;

- директор утвердил список расходов и их сумму. В верхней части отчета он ставит подпись, тем самым утверждает сумму и перечень расходов;

- бухгалтер получил от подотчетника расходные документы, принял к учету утвержденную сумму расходов, зафиксировал остаток или перерасход аванса.

Авансовый отчет избавит бухгалтера от конфликта с работником по поводу возврата остатка и с директором по поводу перечня подотчетных расходов.

Выберите бумажный или электронный вариант. Обычно авансовый отчет работник оформляет на бумаге и прикладывает к нему документы. Чиновники допускают электронный вариант авансового отчета. Но в этом случае работник и работодатель подписывают его электронными подписями (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232). Не у всех работников такая подпись есть, да и не все компании готовы тратиться на электронную подпись для каждого подотчетника.

Как делать копии. Копии бумажных документов запрашивают, к примеру, налоговики. Вы можете передать им сканированные копии документов по ТКС, если они их названия есть в приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@. Документов по расчетам с работниками в этом списке нет.

Чтобы подготовить копию на бумаге, распечатайте ее, напишите «Верно», укажите должность, поставьте подпись и расшифровку подписи, печать (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

ОБРАЗЕЦ. РЕКВИЗИТЫ ЗАВЕРЕННОЙ КОПИИ ПО ГОСТУ

В каком порядке работать с первичными документами, когда уничтожить бумажные документы

 Подписи составителя документа и заверителя могут отличаться. Например, вы делаете копию бухгалтерской справки, которую составил предшественник. На копии будет стоять подпись составителя, а заверит человек, который сейчас занимает его должность.

Если налоговая затребовала много документов, подготовьте копии по правилам из письма Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336:

- сделайте копию только с одной стороны листа, соберите в пачки максимум по 150 листов, пронумеруйте, сделайте от двух до четырех проколов и сшейте пачку;

- свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;

- выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;

- сделайте заверительную надпись на бумажной наклейке и подпишите ее у руководителя. Проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения;

- поставьте печать, если она есть, так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.

Когда уничтожить. Уничтожить бумажный документ вы вправе после того, как истек срок хранения. Сроки посмотрите в сервисе "Электронные и бумажные документы". Подписчики электронного журнала могут воспользоваться спецсервисом внутри статьи. Выделите название документа, программа подскажет, в каком виде и сколько его хранить.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.