Зарплата

Если работник подписывает первичный документ лично, нужно ли их хранить на бумаге

  • 9 июня 2019
  • 1

Вопрос

Бухгалтера интересует информация о хранение, уничтожении первичных документов. Какой документ, должен быть на бумаге?

Ответ

Любой документ за свою «жизнь» проходит четыре этапа. Документ создают, ведут, хранят, уничтожают. Как хранить документ, зависит от того, как он создан. Общий принцип можно сформулировать так: если работник подписывает первичный документ лично, его нужно хранить на бумаге (см. схему ниже). Неважно, если весь документ заполняют вручную или просто вписывают свои данные в готовый шаблон. Пример — заявления на отпуск или на увольнение. Такие документы приравниваются к составленным от руки и должны храниться на бумаге.

Вы вправе сканировать бумажные документы и хранить в компьютере. Но не уничтожайте подлинники. Лишь электронный документ, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ). Например, Банк России запретил кредитным организациям уничтожать табели, несмотря на то что их отсканировали (письмо от 20.04.2015 № 18-1-1-7/693). Рекомендации ЦБ РФ справедливы и для обычных компаний.

СХЕМА. КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАРПЛАТЕ ПЕЧАТАТЬ

Если работник подписывает первичный документ лично, нужно ли их хранить на бумаге

«Есть документы, которые изначально составляют на бумаге, например заявление об увольнении. Но большинство документов формирует бухгалтерская программа. Распечатывать их обязательно в двух случаях: во-первых, если на документе должна быть подпись работника, во-вторых, по требованию контролеров». 

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.