Зарплата

Как по новым правилам выдавать деньги под отчет

  • 3 июня 2019
  • 15

Вопрос

Бухгалтера интересует порядок работы с подотчетниками. Как по новым правилам работать с подотчетниками?

Ответ

С 19 августа Банк России изменил порядок работы с кассой для компаний и предпринимателей (Указание от 19.06.2017 № 4416-У). Теперь проводить расчеты с подотчетниками, вести кассовую книгу, оформлять приходные и расходные кассовые ордера нужно по новым правилам. Перестроить работу поможет наша статья.

НОВЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПОДОТЧЕТНИКАМИ

Банк России предоставил работодателям выбирать документ для  выдачи денег под отчет и разрешил выдавать аванс должникам по прошлым авансам. Такие изменения ЦБ РФ ввел в Указание от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок).

Подотчетные деньги можно выдавать без заявления

Раньше действовало правило: выдавать работнику деньги под отчет можно было только на основании его заявления с подписью руководителя. С 19 августа у компаний появился выбор — деньги под отчет можно выдавать по заявлению либо на основании распорядительного документа (п. 6.3 Порядка). 

Но многие бухгалтера решили, что заявления отменили совсем. Поэтому Центробанк выпустил письмо, в котором указал, что заявление на выдачу подотчетных действует наравне с распорядительным документом (письмо от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642).

Форма приказа. Центробанк не утвердил форму распорядительного документа. Поэтому оформите его в произвольном виде. Обязательно укажите в документе (п. 6.3 Порядка):

сумму наличных денег;

срок, на который выдаются наличные деньги;

подпись руководителя;

дату.

Этот перечень раньше действовал в отношении заявления подотчетника. Центробанк распространил список реквизитов и на распорядительный документ.

Название распорядительного документа Центробанк также не установил. Поэтому вы вправе оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств. Образец приказа смотрите ниже.

Если вы прописывали документы для выдачи денег под отчет в положении о расчетах с подотчетниками, внесите изменения. Образцы записей об изменениях смотрите ниже.

Выбор документа. Приказ удобен, если компания выдает аванс командированным работникам. Ведь сумму аванса нужно рассчитать с учетом трех видов расходов: проезд, наем жилого помещения, суточные (п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Заявление удобно, если работник, к примеру, покупает для офиса канцтовары. В этом случае издавать каждый раз приказ сложнее, чем писать заявление. Вы вправе сочетать заявление и распорядительный документ для оформления выдачи денег под отчет.

Совет: пропишите основания для выдачи денег под отчет в положении о расчетах с подотчетниками и ознакомьте с ним работников. Вы сэкономите время на разъяснения каждому работнику правил выдачи денег и отчета за аванс. Образцы записей в положении о расчетах с подотчетными лицами смотрите в примере на образце ниже.

Реквизиты приказа в «расходнике». Если работник получает деньги из кассы на основании приказа, кассир обязан внести его реквизиты в расходный кассовый ордер. 

Чтобы узнать подробности, кликните в образцах на 

Выдавать деньги под отчет можно даже должнику

С 19 августа вы вправе выдать работнику наличные на хозяйственные нужды еще раз, даже если он не отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Порядка). 

Раньше нельзя было давать деньги под отчет, если за работником числится задолженность по ранее выданным подотчетным суммам. Ревизоры в такой ситуации начисляли штраф на организацию до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Чтобы избежать претензий, предприимчивые бухгалтеры в один день:

просили работника написать заявление на выдачу нового аванса;

оформляли возврат неизрасходованного аванса и выдачу нового.

Срок отчета остался прежним. Сотрудник обязан отчитаться по подотчетным суммам в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги. Это правило не изменилось (абз. 2 п. 6.3 Порядка).

Долг за работником фиксируйте в авансовом отчете. По-прежнему подотчетник обязан сдавать авансовый отчет с подтверждающими расходы документами (п. 6.3 Порядка). Компания вправе применять унифицированный бланк № АО-1 из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55 либо разработать свою форму документа.

В бланке по форме № АО-1 бухгалтер указывает на лицевой стороне остаток (перерасход) предыдущего аванса. Как теперь формируется эта сумма?

В графе «Предыдущий аванс — остаток, перерасход» укажите сумму долга из предыдущего авансового отчета, если:

остаток не удержали с работника.

перерасход не выплатили.

Пока работник не сдал авансовый отчет, за ним числится дебиторская задолженность, а не остаток. Строки «задолженность работника» в форме № АО-1 нет. Вы вправе дополнить бланк и утвердить изменения в учетной политике.

Долг по авансу можно удержать. Вы вправе удержать долг из зарплаты, если работник не сдал авансовый отчет вовремя либо отчитался вовремя, но за ним числится остаток неизрасходованного аванса. Это правило осталось прежним.

Напомните директору, что принять решение об удержании необходимо в течение месяца, после того как истек срок отчета по выданному авансу (ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ). Если вы удержите долг по авансу из зарплаты, налоговики не смогут доначислить НДФЛ и взносы.

ПРИМЕР 

Действия бухгалтера с остатком по авансу

П.П. Ветров сдал авансовый отчет 8 сентября 2017 года. Он не израсходовал всю сумму, поэтому в авансовом отчете бухгалтер отразил остаток подотчетных сумм за работником — 200 руб.

12 сентября 2017 года работник получил аванс на покупку канцтоваров для офиса в сумме 4000 руб. до 14 сентября 2017 года включительно. Работник потратил на покупку 3930 руб.

Ветров обязан отчитаться не позднее 19 сентября 2017 года. Это третий рабочий день по окончанию срока, на которые сотрудник получил деньги. Работник отчитался вовремя.

Компания применяет бланк авансового отчета по форме № АО-1. Выдает зарплату 5-го и 20-го числа.

Как отразить остаток неизрасходованного аванса в авансовом отчете? Что делать с этим остатком?

Авансовый отчет

На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер отразил «входящий» остаток долга за работником и остаток на день сдачи авансового отчета 

Действия с долгом

За работником числится долг — 270 руб. Эта величина сложилась из двух сумм с разными сроками для удержания долга (ч. 3 ст. 137 ТК РФ):

— 200 руб. Месячный срок для принятия решения об удержании истекает 8 октября;

— 70 руб. Месячный срок для принятия решения об удержании истекает 19 октября.

Бухгалтер оформил служебную записку на имя директора. Указал в ней сроки для принятия решения о взыскании.

Если директор примет решение удержать обе суммы 2 октября, бухгалтер удержит долг 5 октября при выплате зарплаты за сентябрь.

Утвердите изменения в положении о расчетах с подотчетниками

Если в компании действует положение о расчетах с подотчетными лицами, проверьте его формулировки. Они могли устареть. Как поменять формулировки, смотрите в примере 2 ниже.

ПРИМЕР 

Компания меняет положение о расчетах с подотчетниками

Директор ООО «МелиховоТур» утвердил в 2015 году положение о расчетах с подотчетными лицами. В пункте 4 администрация установила основание для выдачи денег под отчет:

«4. Денежные средства под отчет выдаются работникам ООО “МелиховоТур” на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме наличных денег, о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя, дату».

Пункт 5 положения был посвящен условиям выдачи аванса:

«5. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег».

Как изменить положение о расчетах с подотчетными лицами?

Чтобы изменить положение о расчетах с подотчетными лицами, нужно оформить приказ. В нем прописать, какие пункты исключить, с какого момента вести новую редакцию положения. Смотрите образец 4

ОБРАЗЕЦ. ПРИКАЗ О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ О РАСЧЕТАХ С ПОДОТЧЕТНИКАМИ (СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ)

Как по новым правилам выдавать деньги под отчет

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.