Зарплата

Имеет ли право организация отказать бывшему сотруднику по его заявлению в получении копий всех документов, касающихся его трудовой деятельности в организации?

  • 21 октября 2018
  • 19

Вопрос

Имеет ли право организация отказать бывшему сотруднику по его заявлению в получении копий всех документов, касающихся его трудовой деятельности в организации. Копии каких документов обязаны выдать и копии каких нет? Например в ведомостях на зарплату есть в списке и другие сотрудники, а я как бухгалтер не имею права разглашать данные по остальным сотрудникам.

Ответ

Отвечает Екатерина Прохорова, эксперт по труду и занятости.


Отказать в предоставлении запрошенных сведений, если они имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника, работодатель не может. При этом в рассматриваемой ситуации сотруднику следует выдать не полную копию документа, а выписку из него или справку.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой представить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ.

У работодателя нет оснований отказывать в представлении таких документов. Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в виде справки или выписки из требуемого документа.

Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Кемеровского областного суда от 16 апреля 2015 г. № 33-3852, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-33795.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

справку с места работы о зарплате, в том числе по форме 2 НДФЛ, о периоде работы у данного работодателя, о времени отпуска, о трудовом стаже и т. п.;

копию приказа о приеме на работу, переводе, об увольнении и т. п.;

копию трудовой книжки;

копию иного документа, в котором содержатся его персональные данные, например копию личной карточки;

выписку из документа: трудовой книжки, приказа, локального акта и т. п.

Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме. Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Запрашиваемые документы могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, пенсионный фонд, организацию, где он работает по совместительству, в посольство, суд, а также иные ведомства. Памятка бухгалтеру: какие выписки и справки выдавать сотрудникам – в обосновании.

Обоснование

1.Из ситуации

Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Какие документы нужно выдать уволившемуся сотруднику

В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ, пункте 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ, пункте 4 статьи 11 Закона от 1 апреля 1996 № 27-ФЗ.

Из рекомендации «Как оформить увольнение по собственному желанию»

2.Из справочника
Памятка бухгалтеру: какие выписки и справки выдавать сотрудникам

Если будете выдавать сотрудникам документы вовремя – избежите штрафов. Документы можно поделить на три группы:

Без заявления от сотрудника

Какой документ выдать сотруднику Форма и пример заполнения Срок выдачи
Расчетный листок

Произвольная форма. Утвердите ее у руководителя и согласуйте с профсоюзом (если он есть)

Пример заполнения

Один раз в месяц при выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ)
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ, если нет возможности удержать налог Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485
Пример заполнения справки по форме 2-НДФЛ, если нет возможности удержать налог
Не позднее 1 марта следующего года

По заявлению сотрудника

Документ Форма и пример заполнения
В течение трех рабочих дней
Трудовая книжка c записями о работе в организации, ее копия или выписка из нее

Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Пример заполнения

Копия приказа о приеме на работу

Унифицированная № Т-1 или № Т-1а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Пример заполнения

Копия приказа о переводе

Унифицированная № Т-5 или № Т-5а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Пример заполнения

Копия приказа об увольнении

Унифицированная № Т-8 или № Т-8а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

Примеры заполнения приказов об увольнении:

Другие документы, связанные с работой

Форма произвольная

Примеры оформления справок:

Cправка о доходах по форме 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485

Пример заполнения

В течение пяти календарных дней
Выписка из СЗВ-М Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п
Пример заполнения
Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам*

Форма утверждена приказом ФНС России от 10 октября 2016 № ММВ-7-11/551

Пример заполнения

При увольнении

Документ Форма Срок выдачи
Трудовая книжка c записью об увольнении

Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Пример записи об увольнении

Последний день работы
Справка о сумме заработка

Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н

Пример заполнения

Выписка из СЗВ-М

Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п

Пример оформления выписки

Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам*

Форма утверждена приказом ФНС России от 10 октября 2016 № ММВ-7-11/551

Пример заполнения

Форма СЗВ-СТАЖ* Форма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п
Уведомление – если в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы невозможно

Форма произвольная. Уведомление отправьте по почте с описью вложения

Пример оформления

Уведомление при сокращении штата

Форма произвольная

Пример оформления

Минимум за два месяца до сокращения штата
Предложение другой работы при сокращении штата

Форма произвольная

Пример оформления

Справка для пособия по безработице

Форма регионального центра занятости или рекомендованная Минтрудом либо произвольная форма

Пример оформления справки

В течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ)

*С 2017 года надо оформлять ежегодные сведения о стаже. Форма СЗВ-СТАЖ утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п. Первый раз отчитывайтесь в ПФР и передавайте копии сведений сотрудникам до 1 марта 2018 года (п. 2, 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Текст http://usn.1gl.ru/#/document/117/36359/mar3/

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.