Зарплата

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки, какие документы надо запросить у бывшего сотрудника?

  • 30 сентября 2018
  • 4

Вопрос

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки, какие документы надо запросить у бывшего сотрудника. Сотрудник был уволен за прогул. Суд на нашу сторону не встал и принял решение уволить сотрудника по соглашению сторон. Спустя 2 года (2015-2017) уже бывший сотрудник подает в суд с требование выдать ей трудовую книжку. Трудовой книжки у нас нет. Она находится у сотрудника. Трудовая инспекция нас проверяла, о чем есть акт проверки. Недостатков не выявлено. Судья предложил этому сотруднику выдать дубликат, и тогда она напишет, что претензий не имеет. Делать, ли запись, что он уволен за прогул на основании приказа, потом запись не действительна на основании решения суда, или сразу, уволена по соглашению сторон на основании решения суда?

Ответ

Отвечает Екатерина Прохорова, эксперт по труду и занятости. 

Добрый день.

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной. Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника оригинал трудовой. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Выдайте сотруднику дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Соответственно вносите сразу запись, что уволена по соглашению сторон. Основание для записи – приказ организации об увольнении, в котором вы изменили основание увольнения по решению суда.


Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7Инcтрукции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Обоснование

Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить дубликат трудовой книжкиКогда оформлять дубликат

Когда оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

 его трудовая книжка утеряна;

 его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

 в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Титульный лист

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Сведения о работе

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу на листе свои подписи должны поставить сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, и владелец трудовой книжки. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7Инcтрукции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Текст рекомендации https://usn.1gl.ru/#/document/11/16821/

Из форм


Трудовая книжка (фрагмент). Оформление дубликата трудовой книжки при признании недействительной записи о переводе или увольнении

Когда понадобится: Дубликат требуется, если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана) или в нее внесена запись об увольнении или о переводе, которая впоследствии признана недействительной

Утверждена

постановлением Правительства РФ

от 16 апреля 2003 г. № 225

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия Иванова
Имя Елена
Отчество Васильевна
Дата рождения 15.10.1955
  (число, месяц, год)
   

Образование высшее профессиональное
Профессия, специальность переводчик
Дата заполнения « 11 » августа 20 17 г.
  (число, месяц, год)
                 

Подпись владельца книжки _____________

М.П.

Подпись лица,


ответственного за ведение трудовых книжек

_____________________________________


(разборчиво)

   

Сведения о работе


записи

Дата

Сведения о приеме на работу,


переводе на другую постоянную


работу, квалификации,


увольнении (с указанием причин и


ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и


номер документа, на


основании которого


внесена запись

число месяц год
1 2 3 4
       

Общество с ограниченной


ответственностью «Альфа» (ООО


«Альфа»)

 
1 03 03 1997

Принята в отдел кадров на


должность инспектора

Приказ от


03.03.1997 № 4-к

2 07 09 1999

Переведена в бухгалтерию на


должность кассира

Приказ от


07.09.1999 № 70-к

3 05 03 2001

Уволена по собственному желанию,


статья 31 Кодекса законов о труде


Российской Федерации

Приказ от


05.03.2001 № 90-к

           
           
           
           

(Продолжение)

Сведения о работе


записи

Дата

Сведения о приеме на работу,


переводе на другую постоянную


работу, квалификации,


увольнении (с указанием


причин и


ссылкой на статью, пункт


закона)

Наименование, дата и


номер документа, на


основании которого


внесена запись

число месяц год
1 2 3 4
       

Открытое акционерное общество


«Производственная фирма


"Мастер"» (ОАО


«Производственная фирма


"Мастер"»)

 
4 17 01 2002

Принята в административный


отдел на должность секретаря

Приказ от 17.01.2002


№ 55-к

5 21 07 2017

Трудовой договор прекращен


по инициативе работника, пункт 3


части 1 статьи 77 Трудового


кодекса Российской Федерации

Руководитель отдела кадров


_________ Е.Э. Громова

Работник


__________ Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2017


№ 78-к

           

 

Укажите «Дубликат» при оформлении трудовой книжки

Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана) или в нее внесена запись об увольнении или о переводе, которая впоследствии признана недействительной, то дубликат трудовой оформите в особом порядке в соответствии с пунктом 33Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Вносить запись об общем трудовом стаже в отличие от оформления дубликата при утере трудовой не нужно.
Собирать подтверждающие документы также не нужно.
Следует перенести все записи в точном соответствии с оригиналом, в том числе соблюдая сокращения, грамматические ошибки и т. п. При необходимости исправить данные корректировки нужно внести уже после переноса всех записей, признав спорную запись недействительной и оформив корректный вариант в общем порядке

Запись об увольнении или переводе, которая была признана недействительной, из оригинала трудовой книжки не переносите. Впишите корректный вариант записи или не вносите ее вовсе, если перевод или увольнение были отменены

Текст https://usn.1gl.ru/#/document/118/28308/

Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления ВИП-поддержки

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.