Зарплата

Как отделить кадровые приказы от остальных?

  • 15 сентября 2018
  • 37

Вопрос

Хотим отделить кадровые приказы от остальных. Приказ на замещение должностей (штатную расстановку), отнести к кадровым или оставить в общем списке? И также приказ об утверждении штатного расписания добавьте, пожалуйста, к вопросу.

Ответ

Отвечает Екатерина Прохорова, эксперт в области образования и кадровых ресурсов.

Приказ на замещение должностей относите к приказам по личному составу (кадровым).

Приказ об утверждении штатного расписания относите к приказам по основной деятельности.

Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Все остальное – это приказы по основной деятельности.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в п.19 перечня, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как хранить документы в кадровой службе

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

 документы по личному составу;

 положения, приказы и т. п., обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

 приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

 личные дела;

 личные карточки;

 лицевые счета;

 ведомости по начислению зарплаты;

 трудовые договоры;

 документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);

 документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);

 документы, подтверждающие вредные условия производства;

 списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

 формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Текст https://usn.1gl.ru/#/document/11/15826/df2/

Из рекомендации КСС Системы Кадры

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Какие приказы относят к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

Приказы по личному составу – это документы, которыми оформляют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Все остальное – это приказы по основной деятельности.

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали. Исключение есть для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.