Зарплата

Как оформлять новую трудовую книжку - нужно ли прописывать, что это дубликат, вписывать данные их архивных справок?

14 сентября 2018
49
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Как оформить записи в трудовой книжке: Новый сотрудник когда-то потерял трудовую книжку, но при устройстве на работу принес нам справки из архива о 3 предыдущих местах работы. Этих организаций уже не существует. Мы будем оформлять новую трудовую книжку - нужно ли прописывать, что это дубликат, и если надо, то в каком месте? В трудовой книжке ставиться дата ее оформления - какую дату нам ставить: текущую, или с первого места работы? Нужно ли вносить данные их архивных справок в новую трудовую книжку? Если да, то каким образом:при внесении записи, мы ставим название нашей организации, потом нумеруем записи по порядку. При увольнении ставим подпись и печать. Как поступить здесь, ведь подпись и печать поставить некому? Или ставить наши подписи и печати? Или вообще их не ставить? Какая запись будет номер 1, с предыдущего места или уже наше место работы, а все предыдущие записи будут без номера. Как нумеровать записи в этих статьях нет. Надо ставить печать? И все-таки новый работодатель оформляет дубликат?

Ответ

Отвечает Виктория Соловьёва, эксперт по труду и занятости.

Если гражданин потерял свою трудовую книжку будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя. Такое правило предусмотрено пунктом 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Вы, как новый работодатель, этим заниматься не должен.

Ваши действия: на основании личного заявление нового сотрудника оформите ему новую трудовую книжку и сделайте в ней первую запись о приеме на работу в Вашу организацию. Прописывать, что это дубликат не нужно.

То есть, сотрудник должен написать заявление на оформление новой трудовой книжки (в свободной) форме. На основании данного заявления заведите ему документ в установленном порядке.

Дата оформления трудовой книжки – текущая, то есть та, когда сделала запись о приеме на работу в Вашу организацию.

Первая запись будет о работе в Вашей организации. Никаких иных записей, в том числе на основании архивных справок, Вы делать не обязаны.

На титульном листе поставьте печать Вашей организации и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Также Вы можете посоветовать сотруднику обратиться к предыдущему работодателю с заявлением об оформлении дубликата утерянной трудовой книжки.

Обязанность по восстановлению документа законом возлагается на прежнего работодателя.

Обоснование

Из рекомендации
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Так, стаж работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п. При этом работодатель обязан оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Например, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать, помочь составить официальный запрос бывшим работодателям и т. п. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если предъявленные документы не содержат полных сведений о трудовой деятельности сотрудника или подтверждающие документы невозможно получить вовсе, то в дубликат внесите только ту информацию, которая подтверждена документально (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если подтверждающие документы поступят уже после оформления дубликата, то сведения о работе можно довнести в трудовую книжку или просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них для корректного определения стажа работника.

Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

 об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

 сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Зарегистрируйтесь!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Зарплаты». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.