Зарплата

Как оформить командировку несколько работников на автомобиле одного из них

  • 2 октября 2017
  • 255

Вопрос

Подскажите, как оформить командировку в данной ситуации: Несколько работников едут в командировку на 1 день на автомобиле одного из них. Как и какими документами подтвердить командировку работника-водителя и работников-пассажиров. Как возместить расходы на бензин и питание. И можно ли будет их принять при расчете налога на прибыль.

Ответ

Оформите однодневную командировку в следующем порядке:

1.                     Издайте приказ о направлении работников в командировку  (абз. 2 п. 3 утвержденном постановлением Правительства  РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о служебных командировках).  Приказ можно оформить по унифицированной форме № Т-9а или по форме, разработанной в компании.  В приказе произвольной формы укажите:

— название вашей компании;

— номер;

—дату;

—  фамилии, имена, отчества работников, их должности, подразделения, табельные номера и т.д.;

— название населенных пунктов, в которые они направляется (маршрут перемещения);

— названия принимающих компаний;

— срок командировки «с… по»;

— цель командировки.

Поскольку вы точно знаете, что работники поедут на машине, в приказе укажите

— транспортное средство, на котором работники будут совершать поездку;

— цель командировки;

— способ проезда к месту командировки и обратно, маршрут;

— источник финансирования и т.д.

Приказ о командировке — обязательный документ. Без него расходы на командировку не примут  в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.12.2015 № 03-03-06/74083).

2.                На период командировки заключите с владельцем автомобиля:

либо дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в интересах работодателя (ст. 188 ТК РФ). Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этот вариант не выгоден ни работнику, ни компании. Вы не сможете списать в расходы ГСМ по авансовому отчету работника.

либо договор аренды (ст. 606 ГК РФ).

3.     Снимите и приложите к соглашению (договору аренды) копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль.

4.                Определите размер арендной платы по согласованию с работником, ориентируясь на норму амортизации автомобиля.

5.                Установите в договоре аренды порядок возмещения расходов на ГСМ. Он может быть, например,  таким: «Работодатель возмещает работнику затраты на ГСМ в размере фактически произведенных расходов, подтвержденных документами о приобретении ГСМ, в пределах нормы расхода ГСМ на 100 км на основании данных путевого листа с отметками о пробеге по согласованному маршруту». Норму расхода ГСМ на 100 км пробега стороны устанавливают на базе паспортных данных автомобиля  с учетом его износа.

6.                Выпишите водителю путевой лист.

7.                Не обязательно, но  вы вправе выписать каждому работнику командировочное удостоверение.

8.                До начала командировки работник составляет служебную записку с просьбой выдать подотчетный аванс. Если нужно перевести деньги на банковскую карточку, в служебной записке он указывает свои реквизиты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Выдайте подотчетный аванс на командировку работнику-водителю (п. 10 Положения о служебных командировках). Его сумму рассчитайте исходя из предполагаемого пробега, нормы расхода ГСМ и примерной стоимости 1 л ГСМ.

9.                Другим командированным работникам подотчетный аванс выдайте, если поручаете им произвести в командировке какие-либо расходы, например, оплатить товары или услуги в производственных целях. Деньги на проезд, проживание и суточные можете не выдавать. Если командировка длится один день, суточные им не положены (абз. 4 п. 11 Положение о служебных командировках), жилье они оплачивать не будут. Проезд вы оплатите работнику-водителю.

Законодательство не обязывает выдавать работникам отдельный подотчетный аванс на питание. Такие расходы нельзя будет учесть при расчете налога на прибыль. Исключение — через представительские расходы. Если вы поручите работнику организовать «банкет» для партнеров компании в целях продвижения продукции, расширения рынков сбыта и т.д.

10.           Авансовый отчет. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работники, которые получили подотчетный аванс, должны представить авансовые отчеты (форма № АО-1) о суммах, потраченных в командировке (п. 26 Положения о служебных командировках).

Работник-водитель к авансовому отчету приложит:

— служебную записку  о том, что ездил в командировку на личном автомобиле (абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках).

— путевой лист;

— кассовые чеки на приобретение ГСМ и др.

11.            Отчет о проделанной работе. По возвращении работники составят отчет о командировке. Его можно составить в произвольной форме или  по форме, принятой в компании. Отчет не обязателен. Но в случае необходимости он сможет подтвердить оправданность командировочных расходов. Проверяющие не будут лишний раз задавать вопрос,  чем занимались работники в командировке. 

12.           За день командировки каждому работнику начислите средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Относительно учета затрат при расчете налога на прибыль

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.  Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Суточные и плату на жилье при однодневной командировке нельзя списать  на расходы.

У пассажиров не будет расходов на проезд. Списать в расходы нечего.

У водителя по авансовому отчету будут затраты на ГСМ. Вы их спишите на расходы в фактических суммах с учетом пробега и согласованной нормы расхода ГСМ (подп. 12 п. 1 ст. 264 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если вы заключили с водителем дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в интересах работодателя, затраты на выплату компенсации включите в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норм (под. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сумма компенсации, превышающая установленные нормы не признается при расчете налога на прибыль.  Расходы на ГСМ списать нельзя.

Если вы заключили с водителем договор аренды, всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией этого автомобиля, в том числе ГСМ, включите в расходы.

Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.