Как уволить дистанционного работника

220

Вопрос

Надомный работник оформляет документы на своё увольнение посредством эл.почты, получает сканы подписанных директором: приказ, заявление с резолюцией об увольнении и соглашение о расторжении труд.договора. Имеют ли эти сканы юридическую силу?

Ответ

Нет, не имеют. Законодательством не установлено, что сканированные документы, направленные надомнику по электронной почте имеют юридическую силу. Если удаленный работник пишет заявление об увольнении в электронной форме, то оно должно быть заверено усиленной квалифицированной подписью. Приказ и соглашение о расторжении трудового договора также должны быть заверены электронной подписью.

Обоснование

Из статьи журнала «Кадровое дело» № 9, Сентябрь 2014

Право и практика / Увольняем правильно

Увольняем дистанционника: нужно ли ему присутствовать в офисе?

Если дистанционный работник и работодатель договорились о взаимодействии путем обмена электронными документами, они оба должны иметь усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ, ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). При этом каждая из сторон обязана направлять другой подтверждение о получении ею электронных документов. Срок для отправки подтверждения устанавливается трудовым договором (ч. четвертая ст. 312.1 ТК РФ).

Удаленный работник присылает вам заявление на увольнение в электронном виде, заверив его усиленной квалифицированной подписью. Приказ об увольнении направляется ему также в форме электронного документа (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ).

Однако даже при наличии усиленных квалифицированных подписей полностью отказаться от составления документов на бумаге не получится. Работодатель обязан выслать дистанционнику заказным письмом с уведомлением о вручении бумажную копию приказа об увольнении, оформленную надлежащим образом (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ). Причем сделать это нужно непосредственно в день прекращения трудового договора.

Дата составления приказа и день увольнения могут совпадать с датой отправки приказа по электронной и обычной почте, поскольку сотрудник предварительно был ознакомлен с документом в электронной форме.

Внимание!

При оформлении приказа об увольнении обычного сотрудника использовать электронную подпись недопустимо. Возможность оформить такой приказ с использованием усиленной квалифицированной подписи предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ)

Внесение записи об увольнении в трудовую книжку и личную карточку

Если на дистанционника велась трудовая книжка, то при увольнении необходимо внести в нее соответствующую запись, которая оформляется в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В случае когда расторжение договора происходит по дополнительным основаниям, укажите не только пункт и часть статьи Трудового кодекса, но и пункт трудового договора (образец ниже).

Как уволить дистанционного работника

Затем получите от сотрудника согласие на отправку трудовой книжки по почте в форме электронного документа с электронной подписью или в бумажном виде (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). В день увольнения выcлать сотруднику трудовую книжку заказным письмом с уведомлением (п. 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек)). Если же он присутствует в день увольнения в офисе, выдать трудовую книжку на руки.

Если трудовая книжка направляется дистанционнику с его согласия по почте, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Как именно, законодатель не поясняет. На практике встречаются такие варианты:

– в графе 12 указывают реквизиты электронного письма, в котором сотрудник дает свое согласие на получение трудовой книжки по почте. Графу 13 не заполняют;

– в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указывают дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю).

Помимо трудовой книжки запись об увольнении вносится в личную карточку сотрудника, которого нужно ознакомить с ней под роспись (п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Соблюсти это требование возможно путем обмена электронными документами (ч. пятая ст. 312.1 ТК РФ). Такой вариант приравнивается к ознакомлению сотрудника под личную роспись. Программное обеспечение, применяемое для кадрового учета, должно позволять ведение личных карточек в электронном виде.

В последний день работы сотрудника выплатите ему окончательный расчет, выдайте справку о сумме заработка и специальных периодов за текущий и два предшествующих увольнению года (ч. пятая ст. 80 ТК РФ, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Если выдать справку лично невозможно, отправьте работнику уведомление о том, что он должен либо сам явиться за справкой в бухгалтерию, либо написать письмо о том, что желает получить ее по почте.

Внимание!

Вы можете одной электронной подписью удостоверить несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом каждый из них будет считаться подписанным

Если дистанционнику понадобятся документы, связанные с работой, то заявление об их выдаче он может отправить работодателю в электронном виде (ч. четвертая ст. 84.1, ч. шестая ст. 312.1 ТК РФ). Работодатель в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления должен выслать копии запрошенных документов, заверенные надлежащим образом (ч. восьмая ст. 312.1 ТК РФ). По просьбе работника эти копии можно направить заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа.

Исправляем ошибку 

Ошибка

Некоторые работодатели пользуются услугами курьерских служб экспресс-доставки для отправки дистанционному работнику копии приказа о прекращении трудового договора. Тем самым организации нарушают порядок отправки почтовой корреспонденции, установленный главой 49.1 Трудового кодекса.

Как правильно

Если дистанционник знакомится с приказом об увольнении в электронном виде, то в день прекращения трудового договора ему направляется копия такого приказа по почте заказным письмом с уведомлением (ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ). Услуги по доставке заказных писем с уведомлением оказывает ФГУП «Почта России».

Что будет, если…

Если работодатель воспользуется услугами курьерских служб доставки, у него не будет уведомления* о вручении адресату. Ненадлежащее извещение о юридически значимых действиях лишит работодателя возможности защищать свои интересы в случае трудового спора.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Как уволить дистанционного работника

Марина ТОЛСТЯКОВА,

заместитель начальника отдела подбора и кадрового учета персонала ООО «АМКапитал», ГК «Автомир» (Москва):

– Уволить дистанционного работника можно как по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом, так и по дополнительным, прописанным в трудовом договоре. В некоторых случаях нормы Трудового кодекса не могут быть реализованы. Например, увольнение в связи с отказом от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем. Ведь дистанционник не перемещается вместе с организацией.

Как уволить дистанционного работника

Алла САЕТОВА,

начальник отдела кадров ООО «ЛеКон» (г. Брянск):

– Прекращение трудового договора с дистанционным работником происходит в общем порядке. Если он знакомится с приказом об увольнении в электронной форме, работодатель обязан направить ему заказным письмом с уведомлением копию указанного приказа, оформленную надлежащим образом. Причем в день прекращения трудового договора.

Как уволить дистанционного работника

Алена ШЕВЧЕНКО,

юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Запись об увольнении нужно внести в личную карточку дистанционного сотрудника и ознакомить его с ней под роспись. Если трудовой договор расторгается без его личного присутствия в офисе, то соблюсти это требование можно путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Видео по теме на kdelo.ru/tvКак уволить дистанционного работника

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя (увольнение за прогул, в связи с утратой доверия, сокращением и т. д.)
Валентина МИТРОФАНОВА, генеральный директор Института профессионального кадровика, член экспертного совета журнала «Кадровое дело»

Программа:

• Расторгаем трудовой договор в связи с виновными действиями работника
• Нюансы расторжения трудового договора за прогул
• Неисполнение трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания: как уволить?

Документы в тему

Документ Поможет вам
Статьи 77, 312.5 ТК РФ Понять, по каким основаниям можно уволить дистанционного работника
Статья 84.1 ТК РФ Вспомнить общий порядок прекращения трудового договора
Части четвертая и пятая ст. 312.1 ТК РФ Выяснить, в каком порядке ознакомить сотрудника с документами об увольнении в электронном виде

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль