Расходы на проезд в однодневной командировке

87

Вопрос

Имеем ли право оплачивать квитанции на проезд в автобусе работнику,который был направлен в командировку сроком на 5 дней с 28.03. по 01.04.,но при этом сотрудник возвращался домой. 1-й день уехал на служебной машине,вечером вернулся домой на автобусе.Итак все 5 дней (то уезжал на служебной машине,а вечером возвращался).Работнику оформлена командировка с 28.03.16 по 01.04.2016. (5 дней) 1 я квитанция 28.03.16-обратно от места командировки до дома (территориальное расстояние 200 км.) 2-я квитанция 29.03.16 (из дома до места командировки) 3-я квитанция 31.03.16 (туда-обратно) 4-я квитанция 01.04.16 (туда-обратно). Надо ли оплачивать каждую квитанцию проезда на автобусе или оплачивается только квитанция за первый день и последний?

Ответ

В Вашем случае, когда сотрудник ежедневно возвращается из места командирования к месту работы правильнее будет оформить однодневные командировки на каждый день с 28.03.16 по 01.04.16 г. В таком случае Вы вправе оплатить и учесть в составе расходов затраты на проезд сотрудника на автобусе из места командирования к месту работы за каждый день.

Обоснование

1. Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Полагаются ли сотруднику суточные при однодневной командировке по России

Иногда сотрудника направляют в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному местожительству.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения сотрудника решает руководитель организации. При этом он должен учесть:

удаленность места командировки от местожительства сотрудника;

условия транспортного сообщения;

характер выполняемого задания;

необходимость создания сотруднику условий для отдыха.

Обязанность работодателя оплачивать командированным дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Однако при командировках по России в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Это предусмотрено пунктом 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичное правило содержит пункт 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены.

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя. Поэтому запрет на выплату суточных при однодневной командировке не мешает возместить сотруднику понесенные им иные расходы, связанные с выполнением трудовой функции (при условии что они подтверждены первичными документами). Главное, чтобы сотрудник получил разрешение работодателя на такие затраты, а порядок их возмещения был установлен коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичные выводы следуют из пункта 1 письма Минтруда России от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242.

2. Из статьиОднодневная командировка: безопасный способ оформить расходы

Журнала «Зарплата» № 11, ноябрь 2015

РАСХОДЫ РАБОТНИКА ПО ОДНОДНЕВНОЙКОМАНДИРОВКЕ

Налоговый учет расходов по командировкам

В отличие от обычной командировки за однодневную командировку сотруднику возмещают два вида расходов (ст. 168 ТК РФ):

- расходы на проезд;

- иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (далее — иные расходы).

Помимо компенсации расходов, работнику нужно выплатить средний заработок за однодневную командировку (ст. 167 ТК РФ). Он рассчитывается в соответствии сПоложением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ НА ПРОЕЗД

Подтвержденные документами расходы на проезд не облагаются:

- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФписьмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-06/3305);

- страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее —Закон № 212-ФЗп. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Подтвержденные расходы на проезд уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль (подп. 12 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/40892).

Если у работника не сохранились документы об оплате проезда, выплата компенсации будет зависеть от условий локального документа компании. Например, положения о командировках (см. образец ниже). Порядок начисления НДФЛ и взносов на компенсацию неподтвержденных расходов рассмотрен ниже.

ВМЕСТО ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ

За однодневную командировку по России работнику не положены суточные (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

Суточные можно платить при однодневных командировках за рубеж (п. 20 Положения о командировках)

Но компания вправе компенсировать работнику иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

По мнению специалистов Минфина России, расходы по возмещению стоимости питания в однодневной командировке не могут рассматриваться в качестве иных расходов, связанных со служебной командировкой (письмо Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885).

Эти разъяснения противоречат:

пункту 11 Положения о командировках;

части 4 статьи 168 Трудового кодекса.

Исходя из анализа этих норм, можно сделать вывод, что перечень иных расходов законодательно не ограничен. Он определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Для целей расчета налога на прибыль важно, отвечают ли расходы критериям пункта 1статьи 252 Налогового кодекса. Расходы должны быть:

- экономически оправданными;

- документально подтвержденными.

Если иные командировочные расходы соответствуют этим требованиям, их можно учесть при расчете налога на прибыль. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФписьмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).

Чем иные расходы отличаются от суточных?

Суточные не надо подтверждать товарными и кассовыми чеками (письмо Минфина России от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Остальные расходы подтвердить нужно.

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль