Как оформить однодневную командировку

71

Вопрос

Если директор уезжает в область для поиска новых клиентов и заключения договоров возвращается в офис в этот же день, это будет считаться командировкой или нет? на данный момент как командировки такие поездки не оформлялись, средний заработок не считался, а бензин по путевому списываем. Не считается ли это ошибкой.

Ответ

Да, такая поездка считается командировкой. В отличие от обычной командировки за однодневную командировку возмещают два вида расходов: расходы на проезд; иные расходы, произведенные с разрешения работодателя. Помимо компенсации расходов, работнику нужно выплатить средний заработок. За однодневную командировку по России работнику не положены суточные.

Обоснование

Из статьи журнала «Зарплата», № 11, ноябрь 2015

Однодневная командировка: безопасный способ оформить расходы

О.В. Негребецкая, эксперт журнала «Зарплата»

Из этой статьи вы узнаете:
— как грамотно оформить выплаты взамен суточных;
— когда не надо платить НДФЛ и страховые взносы при однодневной командировке;
— какие расходы уменьшат базу по налогу на прибыль.

При однодневной командировке работник может ежедневно возвращаться к месту жительства. Именно этот факт влияет на перечень компенсаций, связанных со служебной поездкой.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ КОМАНДИРОВКИ ОПРЕДЕЛЯЕТ РУКОВОДИТЕЛЬ

Должен ли работник ежедневно возвращаться из командировки домой, если такая возможность есть, решает директор компании (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках).

Руководитель учитывает:

  • - дальность расстояния;
  • - условия транспортного сообщения;
  • - характер служебного задания;
  • - возможность создать работнику условия для полноценного отдыха.

Если сотрудник по согласованию с руководителем остается в месте командирования, такая командировка не считается однодневной.

РАСХОДЫ РАБОТНИКА ПО ОДНОДНЕВНОЙКОМАНДИРОВКЕ

В отличие от обычной командировки за однодневную командировку сотруднику возмещают два вида расходов (ст. 168 ТК РФ):

  • - расходы на проезд;
  • - иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (далее — иные расходы).

Помимо компенсации расходов, работнику нужно выплатить средний заработок за однодневную командировку (ст. 167 ТК РФ). Он рассчитывается в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ НА ПРОЕЗД

Подтвержденные документами расходы на проезд не облагаются:

Подтвержденные расходы на проезд уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль (подп. 12 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-07/40892).

Если у работника не сохранились документы об оплате проезда, выплата компенсации будет зависеть от условий локального документа компании. Например, положения о командировках(см. образец ниже). Порядок начисления НДФЛ и взносов на компенсацию неподтвержденных расходов рассмотрен ниже.

ВМЕСТО ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ КОМПЕНСАЦИЯ РАСХОДОВ

За однодневную командировку по России работнику не положены суточные (абз. 4 п. 11 Положения о командировках).

Суточные можно платить при однодневных командировках за рубеж (п. 20 Положения о командировках)

Но компания вправе компенсировать работнику иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).

По мнению специалистов Минфина России, расходы по возмещению стоимости питания в однодневной командировке не могут рассматриваться в качестве иных расходов, связанных со служебной командировкой (письмо Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885).

Эти разъяснения противоречат:

  • пункту 11 Положения о командировках;
  • части 4 статьи 168 Трудового кодекса.

Исходя из анализа этих норм, можно сделать вывод, что перечень иных расходов законодательно не ограничен. Он определяется коллективным договором или локальным нормативным актом компании.

Для целей расчета налога на прибыль важно, отвечают ли расходы критериям пункта 1статьи 252 Налогового кодекса. Расходы должны быть:

  • - экономически оправданными;
  • - документально подтвержденными.

Если иные командировочные расходы соответствуют этим требованиям, их можно учесть при расчете налога на прибыль. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФписьмо Минфина России от 21.05.2013 № 03-03-06/1/18005).

Чем иные расходы отличаются от суточных?

Суточные не надо подтверждать товарными и кассовыми чеками (письмо Минфина России от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Остальные расходы подтвердить нужно.

Если подтверждающие документы есть

Подтвержденные документами иные расходы за однодневную командировку не облагаются:

Такого же мнения придерживаются судьи (см., например, постановления Арбитражного суда:

Оправдательных документов нет

Правила компенсации расходов работника, не подтвержденных документами, устанавливают во внутреннем документе компании (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Например, в положении о командировках (образец приведен ниже).

НДФЛ. По мнению чиновников, неподтвержденные расходы за однодневную командировку освобождаются от начисления НДФЛ в пределах нормативов для обычных суточных:

  • - 700 руб. — при командировке по России;
  • - 2500 руб. — при загранкомандировках.

Такие выводы содержат письма:

Определить облагаемый доход нужно в момент утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5 и от 29.12.2014 № 03-04-06/68074).

ПРИМЕР

В ООО «Уральский аметист» утверждено положение о командировках. В нем сказано, что, если работник не может документально подтвердить расходы, размер компенсации расходов за однодневную командировку составляет 800 руб. в день. По возвращении сотрудник не представил документы, подтверждающие расходы в командировке. Как начислить НДФЛ на сумму компенсации?

Решение

Бухгалтер удержал налог с суммы, превышающей 700 руб. в сутки. Сумма НДФЛ составила 13 руб. (100 руб. × 13%).

Страховые взносы. Компенсация неподтвержденных расходов облагается страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Налог на прибыль. Неподтвержденные расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ).

КАК ОФОРМИТЬ КОМАНДИРОВКУ

Приказ. Для направления работника в однодневную командировку оформляют приказ. Его можно составить по унифицированной форме № Т-9 или по форме, разработанной в компании. В приказе указывают задание, которое работник должен выполнить в служебной поездке.

Служебная записка. Ознакомившись с приказом, работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему подотчетный аванс. В ней он указывает предпочтительный способ получения денег и сумму. Если работник просит перечислить ему деньги на банковскую карту, в служебной записке он пишет ее реквизиты (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Журнал учета. Если есть необходимость, компания не обязана, но вправе вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки по форме, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н).

Унифицированные формы журналов отменены приказом Минтруда России от 17.09.2015 № 646н

Авансовый отчет. После возвращения из командировки работник оформляет авансовый отчет и прилагает к нему подтверждающие документы (проездные билеты, кассовые чеки и т. п.) (п. 26 Положения о командировках).

Итоги командировки. С 8 января 2015 года отменен отчет о выполнении служебного задания (подп. «е» п. 2 Изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Теперь каждая компания самостоятельно решает, как работник будет отчитываться об итогах поездки. Порядок отчета нужно прописать, например, в положении о командировках. Его образец можно скачать из электронного журнала «Зарплата» (e.zarp.ru) в разделе «Формы».

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль