Как учесть при налогообложении расходы в валюте во время загранкомандировки

324

Вопрос

Аванс перечислен в рублях на зарплатную карту. В банке рубли на валюту подотчетник не менял. За границей оплату за гостиницу производил прямо с зарплатной карты. Авансовый отчет по расходам составим в рублях (валютный расход по документам пересчитанный на дату). Прошу уточнить какую дату использовать.

Ответ

Ответ на Ваш предыдущий вопрос эксперт давал, учитывая последние разъяснения Минфина России относительно командировочных расходов в валюте (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128, письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749, письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836).

Они сводятся к следующему:

- затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа, если курс обмена подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749).

- если сотрудник справку не представил, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи (письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836).

Относительно Вашего замечания по поводу статьи отметим, что статья «Загранкомандировка: налоговые сложности пересчета» в журнале «Российский налоговый курьер» (№ 12, июнь 2015) была написана до выхода этих разъяснений, поэтому информация, представленная в данной статье, в настоящий момент не актуальна.

На проверках инспекторы будут учитывать последнюю позицию Минфина России относительно расчета командировочных в валюте.

Обоснование

1. Из рекомендации

Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

2. Из статьи журнала «Главбух», № 19, октябрь 2015

Чиновники разъяснили, как считать командировочные в валюте

Главное изменение: при пересчете командировочных расходов в валюте надо брать курс из справки банка, а если ее нет — на дату выдачи подотчетных.

Перед заграничной командировкой компания выдала сотруднику рубли. Он поменял их на валюту и потратил эти деньги на оплату жилья или других расходов. Если у работника есть справка о покупке валюты, то расходы в налоговом учете надо пересчитать в рубли по курсу, указанному в этой справке. А если справка не сохранилась, то нужно взять курс на дату выдачи подотчетных. Такую точку зрения высказал Минфин в ответе на частный запрос.

Командировочные расходы при расчете налога на прибыль признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но аванс на оплату расходов в валюте требуется пересчитывать в рубли по официальному курсу Банка России на дату его перечисления (п. 10 ст. 272 НК РФ). Значит, заключают в Минфине, если речь идет о подотчетных, потраченных на расходы в валюте, для перерасчета надо брать курс на дату выдачи аванса работнику.

Такой подход не всегда выгоден для работника. Официальный курс рубля на дату выдачи подотчетных может оказаться выше, чем курс, по которому работник менял валюту. Тогда в учете получится, что он истратил меньше рублей, чем было на самом деле. И разницу должен вернуть работодателю.

Пример. Как пересчитать в рубли расходы по заграничной командировке

Компания 12 октября выдала сотруднику 70 000 руб. под отчет. Работник 14 октября обменял их на 1000 долл. по курсу 70 руб/долл. (70 000 ₶: 70 ₽/$). И все эти деньги истратил в заграничной командировке на жилье. Но справку об обмене валюты сотрудник потерял. Поэтому работодатель пересчитал его расходы по официальному курсу Банка России на дату выдачи денег — 65 руб/долл. Расходы на жилье составили 65 000 руб. (1000 $ + 65 ₶/$). Значит, работник должен вернуть компании 5000 руб. (70 000 – 65 000). И в расходы по налогу на прибыль можно включить только 65 000 руб.

Можно избежать таких ситуаций, если самостоятельно купить валюту для сотрудника. И выдать ему перед командировкой не рубли, а, например, евро. Еще в 2007 году Банк России ответил на наш официальный запрос, что это не запрещено (письмо от 30 июля 2007 г. № 36–3/1381).

Источник: письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836

3. Из статьи журнала «Зарплата», № 11, ноябрь 2015

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ В ВАЛЮТЕ ОПЛАЧЕНЫ РУБЛЕВОЙ БАНКОВСКОЙ КАРТОЙ: КАК УЧЕСТЬ ЗАТРАТЫ

Из этой статьи вы узнаете:
— в какой день учитывать командировочные расходы в валюте;
— какой курс использовать для пересчета расходов;
— как оформить авансовый отчет.

Работник получил аванс на загранкомандировку в рублях на свою рублевую банковскую карту. Этой картой он оплатил расходы за границей в валюте.

Как бухгалтеру пересчитать валютные расходы в рубли, уточнили специалисты Минфина России.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ В ВАЛЮТЕ

Затраты на командировочные расходы нужно определять исходя из истраченной суммы валюты. Ее определяют по курсу обмена банка — эмитента карты (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-03-06/41128). Курс нужно брать на момент проведения платежа (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Курс обмена сотрудник может подтвердить заверенной справкой из банка о движении денежных средств на его счете. Банк указывает в справке сумму платежа и в валюте, и в рублях. В сумме в рублях учитывается внутренний курс банка.

Предположим, что работник не представил справку о движении средств на своем счете. В этом случае можно направить в банк, выпустивший карту работника, запрос о курсе обмена валюты на определенный день. Письменный ответ банка нужно приложить к авансовому отчету.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ОБ ОПЛАТЕ

Для подтверждения оплаты командировочных расходов понадобятся также оригиналы всех документов, связанных с платежами по банковской карте: квитанции банкоматов, слипы (квитанции электронных терминалов).

Обратите внимание: в этих документах обязательно должна быть указана (пусть и латиницей) фамилия работника — держателя банковской карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106).

РАСЧЕТЫ С КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКОМ

Работодатель обязан возмещать командированному сотруднику расходы, связанные со служебной поездкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает сумму расходов в рублях.

Читайте в журнале «Зарплата» в 2016 году
Считаем выплаты командированным работникам

На основании справки из банка (письма о курсе обмена валюты) бухгалтер посчитает сумму расходов в рублях и выяснит:

  • - или работнику нужно возместить перерасход;
  • - или работник должен вернуть неиспользованный остаток.

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

В какой момент учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль? Это зависит от метода налогового учета.

Компания применяет метод начисления

При методе начисления командировочные расходы уменьшают облагаемую базу в день утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы в валюте переводят в рубли на основании банковской справки по внутреннему курсу банка на день каждого платежа (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749).

Директор компании утверждает командировочные расходы в рублях. После этого бухгалтер суммирует одобренные директором расходы и отражает их сумму в налоговом учете.

ПРИМЕР

Работник расплатился за рубежом рублевой банковской картой

ПАО «Камин» направило в загранкомандировку в Черногорию сотрудника О.Л. Дымова с 5 по 14 октября 2015 года.

1 октября 2015 года компания перевела на его личную рублевую банковскую карту подотчетный аванс в размере 60 000 руб. 5 октября О.Л. Дымов оплатил счет гостиницы в сумме 360 евро.

15 октября сотрудник сдал авансовый отчет и приложил к нему счет гостиницы, квитанцию банкомата, банковскую справку о движении денежных средств на счете. В банковской справке указано, что 5 октября со счета О.Л. Дымова списана сумма 360 евро и указан ее эквивалент в рублях — 27 648 руб.

19 октября авансовый отчет утвержден. Как учесть расходы на оплату гостиницы при расчете налога на прибыль?

Решение

Для определения суммы расходов на гостиницу бухгалтер использовал справку банка, в которой указана сумма 27 648 руб., списанная с карты работника 5 октября. Эту сумму бухгалтер включил в расходы 19 октября — в день утверждения авансового отчета директором.

Компания применяет кассовый метод или УСН

При кассовом методе пересчет валютных расходов в рубли также нужно делать на день платежа по внутреннему курсу банка. Для этого тоже понадобится справка банка о движении денежных средств на счете или письмо банка о курсе обмена валюты.

В налоговом учете расходы можно признать только после утверждения авансового отчета, а не в день выплаты аванса подотчетнику (письмо Минфина России от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).

Дело в том, что при выдаче аванса работнику еще нет документально подтвержденных расходов. Следовательно, в день выдачи аванса их еще учесть нельзя (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник израсходовал денег больше, после утверждения авансового отчета ему будет возмещен перерасход. Эту сумму учитывают в расходах в день перечисления денежных средств работнику (письмо Минфина России от 17.01.2012 № 03-11-11/4).

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Справка банка о движении денежных средств на счете является первичным документом. Работник должен упомянуть ее в авансовом отчете.

Как правило, авансовый отчет оформляют по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На оборотной стороне авансового отчета работник указывает потраченные суммы в рублях (образец ниже).

ОБРАЗЕЦ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ (ФРАГМЕНТ)

Как учесть при налогообложении расходы в валюте во время загранкомандировки

Суммы в валюте указывают только в том случае, если аванс был выдан в валюте (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДОТЧЕТНОГО АВАНСА

Когда работник расплачивается в командировке личной банковской картой, есть угроза, что налоговые инспекторы могут не признать это расходами подотчетного лица. Чтобы избежать претензий, оформите несколько документов.

Заявление работника. Перед тем как перечислить аванс на личную банковскую карту попросите работника написать заявление. В заявлении должны быть указаны (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288):

  • - просьба работника перечислить подотчетную сумму на его личную банковскую карту;
  • - реквизиты банковской карты работника.

Платежное поручение. В платежном поручении на перечисление аванса в поле 24 «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными суммами (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

4. Из статьи журнала «Зарплата», № 9, месяца 2013

РАБОТНИК ОПЛАТИЛ ГОСТИНИЦУ

В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ РУБЛЕВОЙ КАРТОЙ, НО В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ

Документ: письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749
Что нового: сумму компенсации затрат нужно пересчитать в рубли на день оплаты расходов

Компания обязана возместить работнику оплату жилья в командировке (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Оплата произведена в валюте. Компенсацию нужно выплатить в рублях. Как ее рассчитать?

Сумму компенсации в рублях нужно определить по курсу обмена, который был на момент проведения платежа. Для подтверждения курса обмена работнику нужно взять в банке справку о движении денежных средств на его банковской карте.

Например, 20 августа 2015 года сотрудник улетел в командировку на три дня в Рим. В этот же день он оплатил рублевой картой номер в гостинице. С карты была списана сумма за два дня проживания — 200 евро.

Курс обмена валюты банка на 20 августа — 72,7085 руб. Компания должна выплатить работнику компенсацию в размере 14 541,70 руб. (200 евро × 72,7085 руб.).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль