Расходы, связанные с разъездным характером работы

157

Вопрос

По итогам 2015 г. в организации (ОСНО) сформировалась нераспределенная прибыль. В Обществе состав участников: один участник (он же директор). В какой срок и в каком объеме организация имеет право распределить прибыль в пользу участника и датой какого года (2015 или 2016 гг.) необходимо распределить прибыль (дивиденды)? Каким образом, т. е. с использованием каких первичных (бухгалтерских и юридических) документов, правильно организовать в организации правильность бухгалтерского (налогового) учета распределения чистой прибыли участнику общество? Можно ли получить примеры этих документов? Какие проводки бухгалтерского учета необходимо применять при начислении дивидендов участнику общества (распределении чистой прибыли)? К какому отчетному налоговому периоду относятся начисленные дивиденды по итогам 2015 года для отчетности по 2-НДФЛ? Наш сотрудник, находясь в служебной поездки (разъездной характер работы), проживал с гостинице. По приезду он предоставил первичные документы для отчета за подотчетные денежные средства. Отчет за проживание в гостинице состоял из следующего перечня документов: чек ККМ и счет по форме 3-Г, выписанным поставщиком услуг на имя нашего сотрудника. Может ли наша организация (ОСНО) принять данные расходы как в оплату, так и в поступление услуг? Поставщик услуг (представители гостиницы) отказываются от предоставления иных первичных документов (например, актов выполненных работ, оказанных услуг). Как нам быть быть в этой ситуации?

Ответ


Да, организация имеет полное право принять такие расходы. Но лучше, чтобы по своим расходам, произведенным по время разъездного характера выполнения трудовых обязанностей, сотрудник составил отчет.

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Об этом сказано в письме ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, в состав ваших документов будет включены:
– приказ о разъездном характере работ;
– проездные документы;
– отчетом о выполненной работе в соответствии с договором;
– счет от гостиницы;
– чек ККТ на оплату гостиничных услуг сотрудником.

Этих документов будет достаточно для признания затрат (ст. 252 НК РФ).

Обоснование
 

Из рекомендации

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы


Форма 6-НДФЛ – как заполнить, пошаговая инструкция с видео-комментариями экспертов, примерами и бланками.

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Входной НДС по расходам

Некоторые услуги, которыми пользуется сотрудник во время разъездов (например, аренда жилья или проезд), могут облагаться НДС. И тогда возникает вопрос, как учитывать этот входной налог. Решение зависит от того, каким способом организация оплачивает или компенсирует такие расходы сотруднику. Об этом ниже. Но сначала сразу исключим те ситуации, когда входного НДС не будет вовсе.

Вопросов с НДС у вас точно не будет, если речь идет о расходах на проезд на общественном транспорте или пригородных электричках. Первый вид услуг перевозки не облагается данным налогом (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ). А поездки на пригородных электричках облагаются НДС в 2015–2016 годах по нулевой ставке (подп. 9.2 п. 1 ст. 164 НК РФ). Так что ставить к вычету или учитывать в расходах НДС не нужно.

Теперь перейдем к тем случаям, когда в подтверждающих документах будет выделен входной налог.

Надбавка к зарплате

Организация может установить сотрудникам надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая не зависит от размера фактических расходов. Раз надбавка включена в состав зарплаты, она не может быть объектом обложения НДС (ст. 129 ТК РФ, ст. 146 НК РФ). Надбавку учитывайте в составе расходов на оплату труда. Соответственно, и входной НДС учитывать не нужно.

Компенсация

Если организация компенсирует сотрудникам их расходы во время поездок, саму компенсируемую сумму можно учесть в прочих расходах организации (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 15 сентября 2014 г. № 03-03-06/4/46131 и от 14 июля 2014 г. № 03-03-06/4/34093). А вот порядок учета НДС по сути такой, как при выдаче денег под отчет.

Оплата услуг напрямую исполнителям

Организация может сама оплатить услуги по проживанию и ГСМ или проездные карты в безналичном порядке на основании договора. Тогда на основании документов и счетов-фактур НДС можно принять к вычету в общем порядке (ст. 169, 171, 172 НК РФ).

Подотчетные суммы

Организация может компенсировать сотруднику расходы, связанные со служебными поездками, авансом, то есть выдать под отчет. Такие суммы можно учесть в прочих расходах организации.

А вот учет входного НДС такой. Применить правило для расходов на командировки, сославшись на пункт 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ, не получится. Дело в том, что служебные поездки сотрудников с разъездным характером работы командировками не являются (абз. 1 ст. 166 ТК РФ).

Поэтому действуйте так же, как при покупке ГСМ за наличные. То есть все зависит от того, есть в наличии счет-фактура или нет. Если есть, то налог можно принять к вычету. Если счета-фактуры нет и НДС упомянут в чеках, налог нельзя принять к вычету и учесть в расходах.

Ну и третий вариант. Счет-фактура отсутствует. Сотруднику выдан кассовый чек, в котором указана стоимость ГСМ, а НДС не упоминается. В этом случае материалы можно учесть по цене приобретения, которая равна сумме, указанной в чеке.

Подробнее об этом см. Как при налогообложении учесть НДС, предъявленный продавцом ГСМ. Организация приобретает ГСМ за наличный расчет через подотчетное лицо.

Налог на прибыль

Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.

Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии со статьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).

Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302, от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).

Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:

Поэтому если, например, организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы компенсаций за разъездной характер работы целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).

Если затраты на оплату труда включены состав в прямых расходов, то расходы, связанные с разъездным характером, лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Момент включения расходов, связанных с разъездным характером работы, в состав затрат при расчете налога на прибыль зависит от метода определения доходов и расходов, который применяет организация.

При методе начисления расходы, как правило, учитываются в момент начисления. При этом не имеет значения, когда сумма будет выплачена фактически. Такие правила установлены пунктом 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

В частности, если компенсация за разъездной характер работы выплачивается авансом (то есть сотруднику выдаются деньги под отчет), то моментом ее начисления будет дата утверждения авансового отчета работника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Подтверждает это и письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341.

Подробнее о признании расходов при методе начисления см. Как при расчете налога на прибыль учитывать доходы и расходы методом начисления.

При кассовом методе учтите расходы только после фактической выплаты компенсации за разъездной характер работ (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если расходы не будут подтверждены документально, они не уменьшат налогооблагаемую прибыль, и в бухучете организаций, применяющих общую систему налогообложения, появятся постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (ст. 252 НК РФ, п. 4 и 7 ПБУ 18/02).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении затрат, связанных с разъездным характером работы сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения (метод начисления)

В ноябре по приказу руководителя ООО «Торговая фирма "Гермес"» компенсировало курьеру А.С. Кондратьеву стоимость единого проездного билета (2400 руб.). Работа Кондратьева носит разъездной характер, поэтому для организации такие расходы являются экономически обоснованными.

Организация применяет метод начисления и платит налог на прибыль помесячно.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 2400 руб. – начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 73 Кредит 50
– 2400 руб. – выдана из кассы компенсация расходов на проезд.

НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации бухгалтер не начислял.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Гермеса» в ноябре включил в состав расходов сумму компенсации (2400 руб.).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль