Можно ли учесть при расчете налога на прибыль, расходы на проезд в командировку из места проведения отпуска

Расходы на проезд в командировку из места проведения отпуска можно учесть при расчете на прибыль при соблюдении определенных условий. НДФЛ и страховые взносы в этом случае исчислять и уплачивать не нужно.

Буквальное прочтение норм законодательства позволяет сделать вывод о том, что отправиться в командировку сотрудник может не от места постоянной работы. Точкой отправления может быть, в том числе, место проведения отпуска. Расходы можно признать в налоговом учете, если они экономически оправданы и документально подтверждены. Поэтому, если такой вариант проезда экономически оправдан, расходы можно принять в налоговом учете. Экономически обосновать расходы можно, например тем, что билет из Лондона до Амстердама дешевле.

Так как требования об отправлении в командировку от места работы в законодательстве нет, расходы на билет признаются расходом на командировку и дохода в натуральной форме у физического лица не возникает. По той же причине со стоимости билета не нужно исчислять и уплачивать страховые взносы.

Обоснование

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны.

Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДФЛ

С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364).

Допустим, сотрудник едет в командировку поездом в вагоне повышенной комфортности. В таком случае доход для целей НДФЛ также отсутствует. Это подтвердил Минфин России в письме от 2 июля 2015 г. № 03-04-06/38183.

Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена. Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости проезда волонтеров до места проведения акции. Организация для проведения мероприятия в другом городе набирает волонтеров и компенсирует им затраты на проезд

Нет, не нужно.

С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ удерживать не нужно (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации. А к таким лицам можно отнести волонтеров. По своему правовому статусу доброволец не является сотрудником и не состоит в трудовых отношениях с организацией, он находится в ее подчинении. Таким образом, сумма компенсации документально подтвержденных расходов на проезд до места проведения акции в доход волонтеров не включается и НДФЛ не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

То, что с суммы компенсации стоимости проезда не нужно удерживать НДФЛ, подтверждает и решение ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04. В нем сказано, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Так, при служебной командировке сотрудник направляется в поездку по инициативе организации и в ее интересах. Поэтому и расходы на оплату проезда осуществляются именно в интересах организации, а не сотрудника. Такое заключение ВАС РФ применимо и к рассматриваемой ситуации, поскольку волонтеру оплачивается проезд в интересах организации.

Ситуация: нужно ли исчислить НДФЛ с тех сумм, что организация оплатила за проезд своих сотрудников до места спортивных и корпоративных мероприятий, в которых они участвуют

Да, нужно.

Компенсации расходов на проезд сотрудника до места спортивных и развлекательных мероприятий нет в перечне тех, что освобождены от НДФЛ и перечислены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. А признать такую поездку командировкой нет оснований (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Ведь в командировку сотрудника направляют по распоряжению руководства на определенный срок, чтобы выполнить служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Участие же в спортивных и корпоративных мероприятиях не связано с производственной деятельностью сотрудников и не требует от них выполнять служебные поручения. Потому и расходы на проезд до таких мероприятий и обратно не являются командировочными. И значит, применить льготу не получится. С компенсации таких расходов придется удержать НДФЛ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 14 августа 2013 г. № 03-04-06/33039, от 21 июня 2013 г. № 03-04-06/23587.

Налог на прибыль и НДФЛ: командировка из местожительства

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на проезд от местожительства (места проведения отпуска) сотрудника до места командировки, если работодатель и место проживания (отпуска) сотрудника находятся в разных городах

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при условии, что они экономически обоснованны и документально подтверждены. Независимо от пункта отправления в командировку НДФЛ с компенсации расходов на проезд удерживать не нужно.

Командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению администрации организации на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Из буквального толкования положений данной статьи следует, что вернуться сотрудник должен на место работы. При этом пункт отправления в командировку прямо не указан. Следовательно, расходы на проезд сотрудника от местожительства (места проведения отпуска) до места командировки можно учесть при расчете налога на прибыль. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина России от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подтвердить обоснованность расходов в рассматриваемой ситуации можно, в частности, следующим аргументом. Расходы на проезд от местожительства (места проведения отпуска) до места командировки меньше, чем аналогичные расходы от места постоянной работы.

Что касается НДФЛ, то по аналогии с налогом на прибыль этим налогом не облагаются документально подтвержденные расходы на проезд к месту командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Требований о том, что сотрудник должен выезжать в командировку непосредственно от места своей постоянной работы, глава 23 Налогового кодекса РФ не содержит. Таким образом, с компенсации расходов на проезд (вне зависимости от пункта отправления в командировку) НДФЛ удерживать не нужно.

Правомерность таких выводов подтверждает Минфин России в письмах от 16 октября 2015 г. № 03-04-06/59443, от 8 ноября 2013 г. № 03-03-06/1/47813 и от 8 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/762.

Страховые взносы

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).