Компенсация работнику расходов на использование личного транспорта

286

Вопрос

Вопрос по компенсации работникам расходов на использование личного транспорта оформление компенсации в рамках трудовых отношений: в соответствии с ПИСЬМОМ МИНФИНА РОССИИ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140- следует ли понимать,что если работник не болел, не был в отпуске, но находился на рабочем месте, компенсацию, определенную сторонами трудового договора в размере 1 500 руб/месяц, следует поделить на количество дней, по которым предоставлены путевые листы. Если работник принес 2 путевых листа на 2 р дня в месяц, то компенсации подлежит из расчета 22 р.дня/месяц только 2 р.дня  36 руб.? Может ли компенсация, установленная в трудовом договоре, быть больше оклада работника или равна ему? Если оформить договор аренды с экипажем личного автомобиля работника, возникает ли риск признания деятельности работника по сдаче имущества в аренду работодателю незаконным предпринимательством и привлечением его к ответственности по ст. 14.1. КОАП? Ззависит ли такая квалификация от суммы арендной платы?

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 12.02.2016«Здравствуйте,
вопрос по компенсации работникам расходов на использование личного транспорта
1) оформление компенсации в рамках трудовых отношений: в соответствии с ПИСЬМОМ МИНФИНА РОССИИ от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140- следует ли понимать,что если работник не болел, не был в отпуске, но находился на рабочем месте, компенсацию, определенную сторонами трудового договора в размере 1 500 руб/месяц, следует поделить на количество дней, по которым предоставлены путевые листы. Если работник принес 2 путевых листа на 2 р дня в месяц, то компенсации подлежит из расчета 22 р.дня/месяц только 2 р.дня= 36 руб.?
2) может ли компенсация, установленная в трудовом договоре, быть больше оклада работника или равна ему?
3) если оформить договор аренды с экипажем личного автомобиля работника, возникает ли риск признания деятельности работника по сдаче имущества в аренду работодателю незаконным предпринимательством и привлечением его к ответственности по ст. 14.1. КОАП? зависит ли такая квалификация от суммы арендной платы? »

Отвечает Ваш персональный эксперт

1.Да, следует.

В письме Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140 сказано, что за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Сумму выплаты за неполный месяц надо рассчитывать пропорционально количеству фактически отработанных дней в таком месяце. Вышеуказанный порядок применяйте и в том случае, когда сотрудник работал, но имущество при этом не эксплуатировалось.

2.Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации. Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование личного имущества какой-либо суммой. Устанавливая размер компенсации, руководствуйтесь принципами разумности. Однако сумму выплаты, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, ограничена нормой в размере 1200 - 1500 руб.

3. В данном случае безопасней вместо договора аренды транспорта с экипажем заключить с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Заключать договор аренды с экипажем с сотрудником можно, когда он индивидуальный предприниматель, и у него есть шофер и механик.

Сумму арендной платы стороны вправе предусмотреть в договоре любую.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Документальное оформление

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. В дополнительном соглашении укажите конкретный срок выплаты компенсации с условием пролонгации (при необходимости). Когда истечет этот срок, прекратите выплачивать компенсацию.

Начисление компенсации

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Бухучет

В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

В июне 2014 года приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля 2014 года.

В июле 2014 года 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

Дебет 26 Кредит 73
– 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

Из рекомендации
 

Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Безопасно так делать, только когда сотрудник – индивидуальный предприниматель, у которого есть шофер и механик.

Ведь такие условия прописаны в Гражданском кодексе. Так, при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому формально сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может заключить такой договор. Иначе договор могут признать потом в суде недействительным (ст. 168 ГК РФ).

Главбух советует: вместо договора аренды транспорта с экипажем лучше заключите с сотрудником два отдельных договора. Один – об аренде без экипажа, а второй – на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

В этом случае вы сможете смело проигнорировать условие о том, что сотрудник должен быть зарегистрирован в качестве предпринимателя и у него должны быть свои сотрудники. Важная деталь: оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по такому договору оказания услуг налоговые инспекторы в ходе проверки могут признать экономически необоснованными и снять эти расходы (ст. 252 НК РФ).

Из статьи журнала «Упрощенка» № 7, Июль 2013

Как организовать документооборот, если принято решение платить сотруднику компенсацию за использование его имущества

Вопрос № 2 Надо ли подтверждать, что сотрудник свое имущество действительно использовал в работе

Итак, вы дали согласие на то, что ваш сотрудник использует для служебных нужд свое личное имущество. Однако этого недостаточно, чтобы выплата компенсации считалась обоснованной. Еще нужно иметь подтверждение, что имущество сотрудник фактически эксплуатирует в рабочих целях.

Для этого прежде всего оформите приказ о выплате компенсации, в котором будет разъяснено, почему работнику приходится использовать личное имущество. Например, в виду отсутствия соответствующих средств у вас или их нехватки.

Также посмотрите содержание трудового договора с сотрудником, а если есть должностная инструкция — то и ее. В этих документах должны фигурировать обязанности сотрудника, которые предполагают использование такого имущества. Например, в трудовом договоре с сотрудником, использующим в служебных целях личный автомобиль, надо сделать указание на то, что работа имеет разъездной характер.

Кроме указанных документов, которые оформляются в самом начале, требуйте от работника по возможности непосредственные доказательства того, что он использует имущество. Так, если сотрудник эксплуатирует транспортное средство, нужны путевые листы и чеки на покупку горюче-смазочных материалов. О необходимости оформления путевых листов сказано, в частности, в письме Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6.

Вопрос № 3 В каком размере устанавливать компенсацию

Вы сами решаете, сколько платить за то, что сотрудник использует свое имущество в работе, и прописываете эту сумму в соглашении с сотрудником. Обратите внимание: речь идет не о компенсации конкретных расходов — стоимости бензина, оплаты телефонных разговоров, а о плате за тот факт, что для работы сотрудник использует личное имущество. При этом конкретные произведенные расходы можете компенсировать отдельно, на основании авансовых отчетов, составляемых работником. Здесь у вас свобода выбора, и трудовое законодательство какой-либо конкретной суммой размер компенсации не ограничивает. Есть нормы только для целей налогообложения, но об этом мы расскажем чуть ниже.

Однако подобная свобода в вопросах выбора размера компенсации еще не значит, что за использование и износ имущества вы можете назначать любые суммы. Так или иначе нужно исходить из принципов разумности, учитывать первоначальную стоимость имущества и скорость его износа.

Важное обстоятельство

Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование личного имущества какой-либо суммой. Устанавливая размер компенсации, руководствуйтесь принципами разумности.

Например, сотрудник будет постоянно использовать в работе недавно купленный им персональный компьютер. Сумму компенсации за использование можно посчитать исходя из цены имущества и нормативного срока его использования. Так, если стоимость компьютера составляет 27 000 руб., а срок использования — 5 лет, то можно установить размер ежемесячной компенсационной выплаты в сумме 450 руб. (27 000 руб.: 60 мес.).

Если определить компенсацию в твердой сумме затруднительно, можете разработать порядок, согласно которому будете рассчитывать величину выплаты. Исходя из прописанного размера или порядка его определения, и выплачивайте компенсацию ежемесячно. А если возникает надобность увеличить размер выплаты, внесите в соглашение соответствующие изменения.

Что касается расходов, которые несет сотрудник при использовании имущества, то возмещайте их отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов и авансового отчета сотрудника. Информацию о порядке возмещения этих эксплуатационных расходов также включите в соглашение с работником.

Вопрос № 4 Как платить компенсацию, если сотрудник отработал не весь месяц

Компенсация за использование личного имущества работником, как правило, устанавливается на месяц. И выплачивается соответственно по итогам отработанного месяца. А что делать, если в истекшем периоде работник находился в отпуске, болел или отсутствовал по другим причинам? Как в этом случае следует платить компенсацию? Данный вопрос разъяснен в письме Минфина России от 21.07.92 № 57. Правда, посвящено оно компенсациям за использование личных легковых автомобилей. Но, считаем, данный порядок целесообразно применять во всех случаях. А не только когда речь идет о транспорте.

Суть вопроса

Компенсация за использование личного имущества выплачивается сотруднику ежемесячно независимо от количества календарных дней в месяце. Но вот количество отработанных рабочих дней имеет значение. За дни, когда сотрудник не трудился, выплата не производится.

Итак, в письме указано, что за время, когда сотрудник по каким-либо причинам не работает и его автомобиль соответственно не эксплуатируется в рабочих целях, компенсация не выплачивается. Значит, сумму выплаты за неполный месяц надо рассчитывать пропорционально количеству фактически отработанных дней в таком месяце.

Пример 1. Расчет компенсации за использование личного имущества, если сотрудник работал неполный месяц

Работник организации использует для служебных целей персональный компьютер. В соответствии с оформленным соглашением сотруднику выплачивается ежемесячная компенсация за использование компьютера в размере 1000 руб. В июне 2013 года сотрудник болел 6 рабочих дней.

Бухгалтер рассчитал полагающуюся работнику компенсацию за июнь пропорционально количеству отработанных им дней. Поскольку в июне было 19 рабочих дней, и из них сотрудник работал лишь 13, сумма компенсации составила 684,21 руб. (1000 руб.: 19 дн. × 13 дн.).

Вышеуказанный порядок применяйте и в том случае, когда сотрудник работал, но имущество при этом не эксплуатировалось. Например, простой личного автомобиля можно установить по путевым листам. Если такие ситуации возникают часто, то самый правильный и удобный способ — по итогам каждого месяца подписывать с работником двусторонний акт. В нем указывать количество дней, в течение которых работник использовал свое имущество в ваших интересах. Это облегчит подсчеты, когда вы соберетесь определять сумму ежемесячной компенсации.

 
Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль