Как отразить в бухучете выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

46

Вопрос

Помощь по заграничному командировочному: Срок командировки: 03.02.16-06.02.16. Авиабилеты Россия-Германия-Россия были оплачены в январе с расчетного счета ООО. Подотчетные средства на командировку перечислены 02.02.16 в сумме 44700 руб. на банковскую карту сотрудника. Авансовый отчет датой 09.02.16, из которого мы видим следующие расходы к возмещению: 29.01.16 сотрудник своими деньгами (наличными) оплачивает авиаперелёт внутри Германии, с датой перелета - 04.02.16 на себя и немецкого представителя (туда-обратно). Счет общий. Посадочные талоны имеются только на самого сотрудника, а на немецкого представителя отсутствуют. Сумма 319,71 евро. Не понимаю, на какую дату курс пересчитывать для этого расхода: на 29.01.16 по курсу ЦБ или по курсу на дату покупки валюты сотрудником из расчета 83,60 руб/евро или на дату выдачи подотчетных средств по курсу ЦБ или на дату утверждения аванс.отч.по курсу ЦБ? И ещё очень важно: можно ли принять в затраты расходы на перелет немецкого представителя, оплаченного нашим сотрудником, даже если отсутствуют посадочные талоны на него? На затраты расходы за немца принять как командировочные или как представительские (кроме авиаперелета за него оплачен ещё билет на поезд в Германии)? Нужно ли с этих сумм удержать НДФЛ с нашего командировочного лица? К аванс.отчету приложена Справка о покупке наличной валюты от 01.02.16 на сумму покупки 1450 евро по курсу 83,60 руб/евро на общую сумму 121220 руб. Смущает то, что подотчетные средства выданы 02.02.16, а валюта приобретена на собственные средства сотрудника 01.02.16. Нужно ли в связи с этим пересчитывать выданные подотчетные средства в размере 44700 руб, перечисленные ему 02.02.16 по курсу приобретения им валюты 01.02.16., а именно 83,60 руб/евро?Суточные заграницей в размере 2500 руб/сутки надо ли привязывать к курсу и если да то на какую дату и к какому (ЦБ или покупки по справке = 83,60)? Или не нужно и просто считаем в рублях 2*2500руб=5000 руб. 

Ответ

Эксперты Системы Главбух

Ваш вопрос от 10.02.2016«
»

Отвечает Ваш персональный эксперт

При этом суточные в полном объеме учитываются при исчислении налога на прибыль и не облагаются страховыми взносами в пределах размера, установленного внутренними документами организации

Суточные нормируются только при расчете НДФЛ. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

Поэтому, если локальными актами компании установлена выдача суточных при поездке зарубеж в рублях, то ничего пересчитывать их по какому-либо курсу не следует. Авансовый отчет тоже составьте в рублях.

отчет о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы.

Принять расходы на перелет представителя можно и без посадочного талона, только на основании электронного билета. Удерживать НДФЛ со стоимости перелета представителя в таком случае нет необходимости.

  1. Размер суточных (в том числе и по загранкомандировкам) и порядок их выплаты в рублях или валюте) организация устанавливает самостоятельно, закрепив эти условия внутренними документами. Поскольку вопрос о выдаче валютного аванса из кассы четко не урегулирован законодательством, по возможности лучше выбирать выдачу аванса в рублях.
  2. Исходя из текста вопроса немецкий представитель не с вязан с Вашей компанией ни трудовыми, ни гражданско-правовыми отношениями. Поэтому в качестве командировочных расходы на оплату его перелета учесть нельзя. Учтите их по статье представительских расходов. Но для этого дополнительно необходимо составить документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на перелет. Например, это могут быть приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели и
  3. Оформить понесенные сотрудником расходы можно следующим образом.

Так как сотрудник приобрел авиабилеты за счет собственных средств, организация должна компенсировать ему понесенные расходы. Авансовый отчет при этом оформлять не обязательно. Сотрудник вправе составить заявление и приложить к нему подтверждающие покупку билетов документы на 319,71 евро и документ подтверждающий курс покупки валюты. На основании заявления, одобренного руководителем, компания возместит сотруднику стоимость билетов.

Авансовый отчет необходимо составить по завершении командировки на оставшуюся часть расходов – суточные, проживание, питание и прочее. Причем оформить его нужно в рублях. Если документы, приложенные к авансовому отчету выражены в валюте, то компания вправе сама решить какой курс принять – на дату выплаты аванса или на дату документа, подтверждающего приобретением валюты сотрудником.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)
(

Из рекомендации
 

Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

 

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:

При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.

Из рекомендации
 

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Более подробно об этом Вы Можете узнать, перейдя посылкам:

http://vip.1gl.ru/#/document/11/14221/tit1/?step=4

http://vip.1gl.ru/#/document/117/13361/KAA8/?step=7

http://vip.1gl.ru/#/document/12/70733/?step=10

http://vip.1gl.ru/#/document/11/15022/bssPhr4/?step=135

http://vip.1gl.ru/#/document/11/13348/tit7/

http://vip.1gl.ru/#/document/12/71483/?step=141

Форма 6-НДФЛ – как заполнить, пошаговая инструкция с видео-комментариями экспертов, примерами и бланками.

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль