Оплата командировочных расходов направляемых в служебные командировки

217

Вопрос

Работаем на УСН доходы минус расходы. Направили сотрудников учится в связи с повышением квалификационного и образовательного уровня на 5 дней в ФГБУ "ВНИИ охраны и экономики труда" Минтруда России. Оформили приказ, договор. Какие еще документы надо оформить? Можно ли платить этим сотрудникам командировочные, проездные? Надо ли оформлять маршрутные листы?

Ответ

Согласно ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Поэтому организация, направляющая сотрудников на учебу для повышения квалификации, обязана возместить им расходы на проезд и проживание, а также выплатить суточные.

Маршрутные листы нужны для документального подтверждения расходов, которые связаны с разъездным характером работы сотрудника. В данной ситуации они не требуются.

Для уменьшения налоговой базы на расходы, связанные с обучением, необходимо обеспечить документальное подтверждение. Так, к договору должна быть приложена копия лицензии образовательного учреждения. Сотрудники должны представить документы из гостиницы, проездные билеты. Факт учебы может быть подтвержден актом, а также копиями документов об образовании сотрудников (свидетельств, аттестатов…). Кроме того, у организации должен быть локальный документ (например, коллективный договор), в котором поименованы должности, по которым проводится обучение (с указанием формы – подготовка, переподготовка).

Обратите внимание: на время учебы за сотрудником сохраняется место работы и средняя заработная плата.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Трудовой кодекс РФ

Статья 187. Гарантии и компенсации работникам, направляемым работодателем на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование

При направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Работникам, направляемым на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.*

2. Журнал «Учет в сельском хозяйстве» № 2, Февраль 2015Когда расходы на обучение можно признать

Агрофирма, применяющая упрощенку с объектом «доходы минус расходы», направила бухгалтера на компьютерные курсы. Можно ли признать расходы на данное обучение?

Да, можно, но при соблюдении определенных условий.

Подпунктом 33 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ предусмотрено, что при упрощенке признаются расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в ее штате, на договорной основе в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ. Так, расходы организации на профессиональную подготовку и переподготовку работников включаются в состав расходов, если:

  • профессиональная подготовка и переподготовка работников осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию;
  • профессиональную подготовку и переподготовку проходят работники, заключившие с организацией трудовой договор, либо физлица, заключившие договор, предусматривающий обязанность человека не позднее трех месяцев после окончания профессиональной подготовки и переподготовки заключить с организацией трудовой договор и отработать в ней не менее года.*

Основание – письмо Минфина России от 17 ноября 2014 г. № 03-11-06/2/57945.

3. Рекомендация:Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обучение сотрудника в интересах организации.

Организация сама определяет, нужно ли ей за свой счет обучать сотрудника. Условия и порядок обучения нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре, дополнительном соглашении к нему или в ученическом договоре. Такие правила установлены статьями 196 и 199 Трудового кодекса РФ.*

В некоторых случаях организации обязаны обучать сотрудников. Например, работодатель обязан оплачивать повышение квалификации сотрудникам, работающим на железнодорожном транспорте, производственная деятельность которых непосредственно связана с движением поездов (п. 4 ст. 25 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ).

Ситуация: обязан ли главный бухгалтер проходить обучение по программам повышения квалификации и переподготовки, чтобы подтвердить свое соответствие профессиональному стандарту

Нет, не обязан. В настоящее время профстандарт «Бухгалтер» является рекомендованным.

В общем случае от главного бухгалтера требуется:

  • высшее образование;
  • стаж работы, связанной с ведением бухучета;
  • отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Это следует из части 4 статьи 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В зависимости от специализации организации к главным бухгалтерам могут предъявляться дополнительные требования (ч. 5 ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Например, главный бухгалтер страховой организации должен иметь стаж работы бухгалтером два года из последних пяти лет именно в страховой компании (ч. 2 ст. 32.1 Закона от 27 ноября 1992 г. № 4015-1).

В профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда России от 22 декабря 2014 г. № 1061н, есть правило о том, что главный бухгалтер должен освоить программы повышения квалификации и программы профессиональной подготовки. При этом данный профстандарт не конкретизирует, как это делать. К тому же в настоящее время профессиональные стандарты применять не обязательно – таких требований нет в действующем трудовом законодательстве.

Таким образом, главный бухгалтер или сотрудник, которого назначают на должность главбуха, не обязан проходить обучение по программам повышения квалификации или переподготовки. Обучение по этим программам сотрудник может пройти по своей инициативе или по инициативе организации.

Виды обучения

Обучение сотрудников в интересах организации можно разделить на три группы:

Это следует из статей 10, 73, 76 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.

Гарантии и компенсации

Работодатели обязаны предоставить сотруднику определенные гарантии в зависимости от вида обучения. К примеру, направив сотрудника на профессиональное основное или дополнительное обучение с отрывом от работы, за ним сохраняют его должность и платят средний заработок. Если при этом сотрудник учится в другой местности, то работодатель оплачивает ему расходы как при служебной командировке (ст. 177, 187, 196 ТК РФ).*

Перечень гарантий и компенсаций сотрудникам, которые совмещают работу с учебой, можно посмотреть в статьях 173–176, 187 Трудового кодекса РФ. Среди них:

  • оплата дополнительного учебного отпуска;
  • оплата расходов на проезд к месту учебы и обратно;
  • сохранение среднего заработка на период освобождения от работы в связи с обучением.

Ситуация: можно ли удержать с уволенного сотрудника сумму, израсходованную на его обучение

Да, можно.

Для этого, перед тем как оплатить обучение сотрудника, с ним нужно заключить соответствующий договор (ст. 197 ТК РФ). В этом договоре следует оговорить условие об обязательной отработке сотрудником определенного срока после окончания обучения. Если такое условие прописано в трудовом договоре (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ), заключать дополнительное соглашение не требуется.

Если сотрудник увольняется, не выполнив условий, предусмотренных соглашением или трудовым договором, он должен компенсировать расходы организации на его обучение (ст. 249 ТК РФ).

Документальное оформление

Направляя сотрудника на обучение, работодатель заключает договор с учебным заведением (организацией, осуществляющей образовательную деятельность). Примерные формы договоров на оказание образовательных услуг приведены в приказах Минобрнауки России от 9 декабря 2013 г. № 1315 и от 21 ноября 2013 г. № 1267.

Ситуация: какими документами можно подтвердить факт оказания образовательных услуг сотруднику организации для целей бухучета

Законодательство не содержит перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. В бухучете есть только требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Подтвердить факт оказания образовательных услуг можно, например, двусторонним актом. Этот документ по окончании обучения сотрудника или в другой срок, установленный договором, должны подписать работодатель и учебное заведение (организация, осуществляющая образовательную деятельность).

Главное, чтобы подтверждающий документ содержал все обязательные реквизиты, поименованные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

В дополнение к этим документам можно приложить копию документа об образовании (например, копию диплома, свидетельства или академической справки). Их учебные заведения выдают в большинстве случаев (ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).*

Бухучет

Стоимость учебы сотрудников в интересах организации включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, расходы на его обучение отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 76
– списаны расходы на учебу сотрудника.

Образовательные услуги некоммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность, не облагаются НДС (подп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ). Поэтому входного налога в расчетных документах, предъявленных такими организациями, нет.

Образовательные услуги коммерческих организаций, осуществляющих образовательную деятельность (предпринимателей, которые ведут деятельность в сфере образования) облагаются НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 143, п. 3 ст. 164 НК РФ). Сумму налога, выделенную в расчетных документах, отразите проводкой:

Дебет 19 Кредит 76
– учтен НДС со стоимости образовательных услуг.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, со стоимости обучения, оплаченного ею за сотрудника в интересах работодателя, удерживать НДФЛ не нужно. Правда, при условии, что учебное заведение, в котором обучался сотрудник, имеет лицензию на образовательную деятельность или, если это иностранная организация – соответствующий статус (п. 3, п. 21 ст. 217 НК РФ).

Также на сумму, оплаченную организацией за обучение сотрудника, не придется начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. «е» п. 2, п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абз. 7 подп. 2, подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ и начислить страховые взносы со стоимости обучения сотрудника иностранному языку, оплаченному по инициативе и за счет работодателя

Нет, не нужно.

Работодатель самостоятельно определяет, нужно ли ему, чтобы сотрудник изучал иностранный язык (

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>

    Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



    Ваша персональная подборка

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль