Деньги под отчет

8099
На любом предприятии время от времени появляется необходимость выдать сотруднику деньги на производственные нужды. В статье расскажем об оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил. Различные аспекты расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные акты:

  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок);
  • Гражданский кодекс;
  • постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
  • Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
  • План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н;
  • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Признаки подотчетных сумм

В зависимости от статуса выплаты определяется порядок ее налогообложения, включения в облагаемую базу для начисления страховых взносов. Поэтому представляется важным выделить существенные признаки именно подотчетных сумм, отличающие их от других выплат физическим лицам, например от зарплаты, займа, вознаграждения по договору подряда и т. п.

Подотчетные суммы — это денежные средства, выдаваемые штатным работникам под отчет на расходы, производимые в интересах работодателя.

Цель. Выдача подотчетных сумм производится для осуществления затрат в интересах работодателя. Цель каждый раз конкретная: купить почтовую марку, автомобиль, билет на поезд и т. п. Цель определяет размер аванса подотчетных сумм.

Получатель. Подотчетный аванс может быть выдан только штатному работнику предприятия, которому дано поручение совершить расходы в интересах работодателя, то есть физическому лицу, с которым у работодателя есть трудовые отношения, полномочному совершить от имени работодателя определенные действия.

Выдача денег любому другому физическому лицу, например исполнителю по агентскому договору, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством[ссылка:1]1[/ссылка]. Поскольку она совершается не в рамках трудовых отношений, о подотчетных суммах речь идти не может.

[сноска:1]Подробнее о различиях гражданского и трудового права читайте в статье "Выгоды и риски гражданско-правового договора"). — Примеч. ред.[/сноска]

Право собственности. Выдача денег под отчет работнику не приводит к смене их собственника — сотрудник, получивший подотчетный аванс распоряжается им от имени работодателя и в его интересах. Товары (услуги и работы), оплаченные из данной суммы, также принадлежат работодателю. Подотчетный аванс не увеличивает доход работника. Если работник использовал его не полностью и у него остались непотраченные деньги, остаток он возвращает собственнику — работодателю.

Срок. Пунктом 11 Порядка установлено, что руководитель предприятия определяет срок нахождения денежных средств в подотчете у работника. Если в течение установленного срока поручение не выполнено, работник возвращает остаток подотчетных сумм.

Отчет. О выполнении поручения, трате и остатке подотчетных сумм работник должен отчитаться. Если он не представит отчет в установленные сроки, работодатель вправе удержать из его зарплаты выданный аванс (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). На основании отчета определяется сумма дебиторской или кредиторской задолженности, которая
должна быть погашена соответственно работником или работодателем.

Перерасход. В случае утверждения руководителем сумм перерасхода выданного аванса работник получает его возмещение.

Неиспользованный остаток подотчетных сумм. Если по истечении срока, отведенного на использование подотчетных сумм, у работника остаются непотраченные деньги, он возвращает неиспользованный остаток. Возврат подотчетных сумм производится ровно в том размере, что не был использован работником в интересах работодателя. Не использованный работником аванс не приносит его собственнику прибыли. За период нахождения неиспользованного остатка у подотчетного лица на его сумму проценты не начисляются.

В таблице ниже приведена сравнительная характеристика выплат физическим лицам, которые могут производиться на предприятии.

Таблица. Сравнительная характеристика выплат физическим лицам*

Характеристики выплат Виды выплат физическим лицам
Подотчетные суммы Зарплата Заем работнику Вознаграждение по гражданско-правовому договору
Цель Определяется в зависимости от
потребности работодателя
Оплата за труд Определяется в зависимости
от потребностей работника
Аванс на расходы, связанные с исполнением работ для заказчика
Окончательный расчет с исполнителем за выполненную работу
Получатель Штатные работники предприятия Работники предприятия Работники предприятия Исполнитель
Передача другому лицу Запрещена По усмотрению работника Как правило, не разрешается, но договором займа может быть предусмотрена По усмотрению исполнителя (например, субподрядчику)
Собственник денежных средств Работодатель Работник Работодатель Исполнитель
Срок Устанавливается работодателем Бессрочно Устанавливается работодателем Нет (если нет особых положений в договоре)
Отчет Обязателен по истечении срока Не представляется Не представляется Нет (если нет особых положений в договоре)
Возврат Неиспользованный остаток (утвержденный перерасход возмещается работнику) Только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством Сумма займа плюс проценты за пользование В случае нарушения условий договора

*В таблице представлена лишь часть возможных выплат и их сравнительная характеристика. Если на вашем предприятии производятся выплаты, не рассмотренные в таблице, присылайте свои варианты по электронному адресу: zp@sq97.ru. Разговор о расчетах с подотчетными лицами будет продолжен и в следующих номерах, там же мы опубликуем ваши наиболее интересные предложения.

Теперь рассмотрим нюансы оформления расчетов с подотчетными лицами.

Прежде чем выдать…

Выдаче денег подотчетному лицу предшествует ряд формальностей. Одна их часть связана с определением общих правил расчетов с подотчетными лицами на предприятии, другая — с оформлением конкретной хозяйственной операции.

Устанавливаем правила и нормы

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:

  • список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;
  • порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;
  • список лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Список «подотчетников»

Как было отмечено выше, подотчетные суммы выдаются только штатным работникам предприятия. В принципе никто не запрещает работодателю выдавать их любому отруднику. Однако нерационально посылать главбуха за канцелярским клеем в соседний магазин, а ведение переговоров и соответственно оплату представительских расходов поручать диспетчеру. Как правило, круг лиц, которым выдаются подотчетные суммы, ограничен. Основной критерий ограничения — должностные обязанности работника, в перечень которых входят в том числе обязанности приобретать товары, оплачивать работы, выдавать заработную плату работникам на удаленных объектах и т. п.

Список может быть составлен без персоналий, а исключительно с указанием штатных должностей. Тогда в случае увольнения одного из упомянутых в списке работников его не нужно обновлять. Новый сотрудник автоматически получит почетное звание «подотчетник». Вариант с указанием фамилий работников тоже допустим. Но в этом случае менять список придется чаще.

Отметим, что подотчетные суммы выдаются не только на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды предприятия. Работодатель обязан выдать авансом подотчетные суммы работнику, который направлен в командировку. Это особый случай, как правило, не связанный с текущей деятельностью предприятия, если
командировка не является «образом жизни» работника, как, например, у инженера по гарантии. Нецелесообразно строго ограничивать перечень работников, которые могут быть направлены в командировку, в списке «подотчетников». На случай командировки удобнее установить отдельную норму в приказе, которым утверждается список. Ниже представлен образец такого приказа.

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

Деньги под отчет

Порядок определения срока

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, определяет момент представления работником авансового отчета. Согласно пункту 11 Порядка для написания отчета работнику дается три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс. Можно предложить следующие варианты установления руководителем срока использования подотчетных сумм:

  • срок устанавливается однократно для любых текущих операций, например календарный месяц или две недели, в соответствии с типичными случаями;
  • единый срок не устанавливается, но для каждого конкретного случая определяется период, в течение которого поручение должно быть исполнено, деньги потрачены.

Например, на покупку канцелярских товаров в крупном городе достаточно одного-двух дней, а для поиска и приобретения редкой запчасти к сложному оборудованию может не хватить и месяца.

Если выдача подотчетных сумм происходит редко, второй способ предпочтительнее. Если же бухгалтер постоянно принимаети просчитывает многочисленные авансовые отчеты, удобнее установить единый срок. В любом случае выбранный вариант следует закрепить нормативным актом, например добавить еще один пункт в текст приказа о «подотчетниках»: «3. Установить, что срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 21 календарного дня, за исключением случаев направления в командировку».

Список распорядителей подотчетными суммами

Разберемся с определениями. Кого мы в данном случае называем распорядителем? Это руководитель, который вправе:

  • дать поручение подотчетному лицу;
  • подписать распоряжение о выдаче денег под отчет.

Такими правами вкупе с правом подписывать расходные кассовые документы и утверждать авансовые отчеты изначально обладает руководитель организации, утвержденный его учредителями. Однако на крупных предприятиях с разветвленной структурой подразделений, каждое из которых наделяется отдельным бюджетом, может возникнуть потребность делегировать часть полномочий первого руководителя другим лицам. Это ускорит процесс исполнения поручения и оборота подотчетных сумм в организации, поскольку получение необходимых виз в этом случае происходит более оперативно. В списке распорядителей могут быть руководители отдельных подразделений, сотрудники которых совершают подотчетные операции регулярно.

Список этих лиц следует утвердить приказом по предприятию и довести до сведения бухгалтерии. Образец приказа смотрите ниже. Отметим, что он может быть составлен как с указанием соответствующих персоналий, так и содержать лишь перечень штатных должностей руководителей подразделений.

Обратите внимание: утверждение списка распорядителей подотчетными суммами — это не обязанность работодателя, а способ ускорить их оборот.

О том, как оформить выдачу подотчетных сумм в каждом конкретном случае и какие документы составляются на других этапах их движения, читайте в следующих номерах журнала.

Образец приказа об утверждении списка распорядителей подотчетными суммами

Деньги под отчет

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль