Сотрудник едет в командировку за рубеж

7560
Как оформить документы по зарубежной командировке работника? Каковы особенности бухгалтерского и налогового учета расходов на деловую поездку за рубеж? Как сотруднику составить авансовый отчет в валюте? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с загранкомандировками, вы найдете в данной статье.

Трудовое законодательство не делает различий между деловыми поездками по России и за ее пределы. Чтобы убедиться в этом, об ратимся к Трудовому кодексу. В статье 166 ТК РФ сказано, что командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Никаких оговорок относительно места назначения Кодекс не содержит. В связи с этим можно сделать вывод, что на работника, направленного в загранкомандировку, распространяются общие гарантии, установленные статьей 167 ТК РФ. Это:

  • сохранение среднего заработка;
  • сохранение места работы (должности);
  • возмещение расходов, связанных с командировкой.

Напомним, что работодатель обязан выплачивать откомандированному работнику за время его нахождения в деловой поездке именно средний заработок. Выплата текущей заработной платы за эти дни не допускается. Это противоречит положениям Трудового кодекса. Подобные разъяснения содержатся в письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 «Оплата дней нахождения в командировке».

К командировочным расходам, подлежащим возмещению (ст. 168 ТК РФ), относятся:

  • расходы на проезд;
  • наем жилого помещения;
  • расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов командированным работникам определяются коллективным договором или локальными нормативными актами. А вот налогообложение этих возмещений ведется по правилам налогового законодательства.

Оформляем первичные документы

Как и в случае командировки по России, документальное оформление загранкомандировки ведется на основе документов, унифицированные формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. А именно:

  • приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку по форме № Т-9 (Т-9а);
  • командировочного удостоверения по форме № Т-10;
  • служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении по форме № Т-10а.

Эти документы, оформленные для загранкомандировки работника, ничем не отличаются от тех, которые составляют при командировке внутри страны[ссылка:1]1[/ссылка].

Наконец, не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1. Это требование пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Оформляя авансовый отчет по загранкомандировке, работник должен приложить к нему документы, подтверждающие его расходы в иностранном государстве. Разумеется, они будут составлены на иностранном языке и по правилам страны пребывания. Какие условия необходимо соблюсти, чтобы принять такие расходы для целей налогообложения?

Налоговый кодекс в пункте 1 статьи 252 дает на этот вопрос вполне лояльный ответ. Затраты должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота страны пребывания. Однако, как правило, ни бухгалтеру, ни налоговому инспектору такие обычаи неизвестны. Поэтому на первый план выступает критерий экономической оправданности затрат. Необходимо иметь документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы: проездные документы на имя работника, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и др.

Немного о билетах и такси

Первое, что необходимо сделать, отправляя работника в командировку, — купить билеты. Возникает вопрос: что делать, если были приобретены электронные авиабилеты, а сотрудник при их покупке воспользовался услугами иностранной авиакомпании? В письме от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660 специалисты Минфина России разъясняют, как поступить в такой ситуации. По их мнению, оправдательными документами для признания расходов может являться распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон.

Также Минфин России в письме от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82 затронул тему расходов на проезд работника в такси до аэропорта, когда он направляется в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы. Чиновники высказали мнение, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку могут уменьшать облагаемую базу по налогу на прибыль, если фирма сможет подтвердить их экономическую целесообразность.

Главное — перевести на русский язык

Документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это требование установлено в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Расшифровку иностранного текста оформляют на отдельном листе, в котором чередуются отдельные строки исходного документа и их перевод.

В письме от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 Минфин России разъяснил, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, владеющими иностранным языком. Компания вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык.

Рубли или инвалюта?

Перед отбытием в зарубежную командировку работник должен получить под отчет определенную сумму денег. В связи с этим у бухгалтера может возникнуть вопрос: в какой валюте выдавать?

Данную проблему работодатель решает по своему усмотрению. Аванс можно выдать как рублями, так и наличной иностранной валютой. Подобный вывод содержится в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 13.12.2006 № Ф03-А24/06-2/4369.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон о валютном регулировании) разрешает валютные операции между резидентами по оплате и возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за рубеж. Также допустимы валютные операции по возврату неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном регулировании).

Однако валюту на командировку организация должна снять со своего валютного счета в уполномоченном банке (п. 2 ч. 3 ст. 9 и ч. 2 ст. 14 Закона о валютном регулировании). А вот вносить в кассу валюту, приобретенную физическим лицом, наПример одним из сотрудников, нельзя. Такая операция является нарушением валютного законодательства и карается штрафом в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции (п. 1 ст. 15.25 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Как избежать этого?

Есть несколько доступных способов. Во-первых, валюту для оплаты командировочных расходов работник сможет получить за пределами Российской Федерации. НаПример, безналичным путем через корпоративную расчетную карту. Такой вариант предусмотрен в пункте 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Центральным банком РФ от 24.12.2004 № 266-П.

Во-вторых, авансировать загранкомандировку можно дорожными чеками. В соответствии со статьей 143 Гражданского кодекса чек относится к ценной бумаге. Чеки, номинированные в иностранной валюте, приобретают в банках и выдают командированному работнику.

В-третьих, как упоминалось выше, при оформлении загранкомандировки сотруднику можно выдать под отчет рубли. Работник обменяет их на иностранную валюту самостоятельно, от своего лица. Разумеется, неизрасходованный остаток он должен вернуть в кассу организации также в рублях.

Напомним, что вывоз наличной иностранной валюты физическими лицами связан с ограничениями, о которых говорится в письме ФТС России от 26.07.2005 № 01-06/25300 «О порядке перемещения валюты и ценных бумаг». Единовременный вывоз рублей в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долл. США, не допускается. А сумму, превышающую в эквиваленте 3000 долл. США, придется отразить в письменной таможенной декларации.

Валютная касса

Итак, сотруднику необходимо получить под отчет деньги. Предположим, организация решила выдать командированному наличную валюту, полученную с расчетного счета. Как вести в этой ситуации кассовую книгу?

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, кассовые операции с иностранной валютой организация отражает обособленно. Для каждой наличной иностранной валюты открывают соответствующие субсчета к счету 50 «Касса». Однако порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами Центрального банка РФ не установлен. В свое время Центробанк рекомендовал вести учет кассовых операций с иностранной валютой в отдельной кассовой книге.

Напротив, бюджетным организациям Минфин России предписывает вести учет российской и иностранной наличности в единой кассовой книге — правда, на ее отдельных листах по видам иностранных валют (п. 94 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н).

Как поступить бухгалтеру на практике? Прежде всего утвердить правила документооборота валютных кассовых операций в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденной приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н). Но разумным и «безопасным» Решением проблемы все-таки будет письменный запрос организации в банк, который обслуживает ее валютный счет. Ведь именно банки вправе запрашивать и получать документы, являющиеся основанием для проведения валютных операций, в качестве агентов валютного контроля (подп. 9 п. 4 ст. 23 Закона о валютном регулировании).

Курсовые разницы

Бухгалтерский учет командировочных расходов в иностранной валюте ведется в порядке, установленном ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н (далее — ПБУ 3/2006). При этом активами в иностранной валюте выступает сама же наличная валюта, а обязательствами — средства в расчетах с подотчетными лицами. Записи валютных операций по счетам нужно вести как в инвалюте, так и в российских рублях. Пересчет валюты в рубли производится по официальному курсу, устанавливаемому Центральным банком РФ.

Однако Центробанк каждый день пересматривает курсы валют. Поэтому рублевый эквивалент фиксированной валютной суммы — величина переменная. Рублевый эквивалент принято определять в связи с каждой валютной операцией по соответствующим счетам, а также по валютным остаткам счетов на отчетную дату каждого отчетного периода, то есть на последний календарный день месяца. Изменения рублевого эквивалента за период между датами пересчета называются курсовыми разницами. Последние отражают на счете учета прочих доходов и расходов (образец записей в кассовой книге о движении валюты см. на с. 80). Как видно из Примера, без начисления курсовых разниц валютный субсчет счета 50 не закроется.

По такому же принципу учитывают расчеты по загранкомандировке с подотчетным лицом. В отличие от типовой кассовой книги в авансовом отчете по форме № АО-1 предусмотрено отражение расходов как в рублях, так и в иностранной валюте. Датой признания расходов, связанных с загранкомандировкой, является дата утверждения авансового отчета командированного работника. Это установлено приложением к ПБУ 3/2006. Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Таблица 1. Записи о движении валюты

Дата Номер документа От кого получено и кому выдано Корреспондирующие счета Сумма в иностранной валюте, долл. США Курс ЦБ РФ, руб./ долл. США Сумма в российской валюте, руб.
дебет кредит
29.06.2007 Остаток на начало дня 25,7965
ПКО № 1 От банка на коман- дировочные расходы 50 52 2000,00 51 593,00
Остаток на конец дня 2000,00 51 593,00
30.06.2007 Остаток на начало дня 2000,00

25,8162

Изменение курса:

+ 0,0197

(25,8162 - 25,7965)

51 593,00
Курсовая разница 50 91 39,40 (2000 х 0,0197)
Остаток на конец дня 2000,00 51 632,40
03.07.2007 Остаток на начало дня 2000,00

25,7288

Изменение курса: 0,0874

(25,7288 - 25,8162)

51 632,40
Курсовая разница по остатку валюты на отчетную дату 91 50 174,80 (2000 х 0,0874)
РКО № 1 И.В. Михайлову на загранкомандировку 71 50 2000,00 51 457,60
Остаток на конец дня
13.07.2007 Остаток на начало дня 25,5167
ПКО № 2 От И.В.Михайлова остаток аванса 50 71 10,00 255,17
Остаток на конец дня 10,00 255,17

Пример 1.

Коммерческого директора ООО «Шарм» М.О. Казакову направили в деловую поездку за рубеж. Ей выдали оплаченный авиабилет «Москва — Нью-Йорк — Москва» стоимостью 35 000 руб. и суточные на срок командировки в размере 432 долл. США, а также 500 руб. Билеты и деньги она получила 6 июля 2007 года. На дату выдачи подотчетной суммы курс ЦБ РФ составлял 25,6742 руб./долл. Проживание обеспечивала принимающая сторона. Сотрудница находилась в командировке с 9 по 15 июля включительно. Авансовый отчет она представила 16 июля 2007 года. Этот отчет утвержден руководителем организации 17 июля 2007 года. Официальный курс ЦБ РФ на эту дату — 25,4563 руб./долл. Как оформить бухгалтерские записи по расчетам в иностранной валюте?

Решение. Как и в случае с кассовыми операциями, расчеты с подотчетным лицом отражают одновременно в рублях и инвалюте.

Деньги и авиабилеты были выданы 6 июля 2007 года. В этот день бухгалтером будут сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет 2 «Касса организации в долларах США»

  • 11 091,25 руб. (432 долл. х 25,6742 руб./долл.) — выданы суточные в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет 1 «Касса организации в рублях»

  • 500 руб. — выданы суточные в российских рублях;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет 3 «Денежные документы»

  • 35 000,00 руб. — выданы авиабилеты для поездки в командировку.

Авансовый отчет утвержден 17 июля 2007 года. Бухгалтер делает следующие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 10 997,12 руб. (432 долл. х 25,4563 руб./долл.) — списаны суточные в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 71

  • 94,13 руб. [432 долл. х (25,6742 руб./долл. - 25,4563 руб./долл.)] — списана отрицательная курсовая разница;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 500 руб. — списаны суточные в российских рублях;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

  • 35 000,00 руб. — списана стоимость авиабилетов по командировке.

Сальдо, возникшее по счету 71 в силу изменения курса валюты за период командировки (94,13 руб.), не взыскивается с подотчетного лица, а списывается как прочие расходы. Ведь за полученную валюту сотрудница отчиталась полностью. Образец заполнения авансового отчета смотрите на с. 83.

Аванс выдан в рублях

Как мы уже упоминали, аванс на загранкомандировку можно выдать в рублях. Тогда в авансовом отчете реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строку 1а лицевой стороны и графы 6 и 8 оборотной стороны) не заполняют. Такой порядок предусмотрен постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”». Но в оправдательных документах по расходам в иностранном государстве фигурируют суммы в иностранной валюте, и работодатель может назначить суточные в валюте. Тогда необходимую для поездки валюту командированный приобретет в обменном пункте от своего имени. Как же завершить расчеты с работником по подотчетной сумме?

Формально эта ситуация подпадает под действие ПБУ 3/2006. Ведь в связи с представлением авансового отчета у организации по существу возникают активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, но подлежащие оплате в рублях. В этом случае пункт 5 ПБУ 3/2006 допускает применение курса, установленного соглашением сторон. По нашему мнению, это означает, что организация вправе принять во внимание документы о конвертации валюты, выданные работнику в обменных пунктах. Такая позиция не противоречит гражданско-правовой норме о возможности применения условных денежных единиц при денежных расчетах (п. 2 ст. 317 ГК РФ). Данное Решение следует отразить в приказе, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку. Можно использовать следующую формулировку: «При выдаче аванса на заграничную командировку в рублях расчеты с командированным работником в валюте ведутся по курсам обменных пунктов, осуществивших конвертацию валюты». Особенность таких расчетов состоит в том, что на момент выдачи рублевого аванса курс пересчета не определен в принципе.

Пример 2.

При направлении в загранкомандировку в Финляндию арт-директор ООО «Теория музыки» О.Т. Скрипкин получил аванс в сумме 14 200 руб. За эти деньги он приобрел в обменном пункте 400 евро (14 200 руб. : 35,50 руб./евро) на расходы, предстоящие в зарубежной поездке. Согласно приказу генерального директора ООО «Теория музыки» И.В. Трубача суточные выдаются в расчете 50 евро за каждый день командировки. Соответственно на три дня О.Т. Скрипкину причитается 150 евро. Документально подтвержденные расходы на гостиницу в Хельсинки составили 200 евро. По возвращении О.Т. Скрипкин обменял неизрасходованные 50 евро (400 евро – 150 евро - 200 евро) на 1750 руб. (50 евро х 35,00 руб./евро) для возврата в кассу. Документы о своих валютообменных операциях он приложил к авансовому отчету. Как в этой ситуации оформить авансовый отчет?

Решение. О.Т. Скрипкин обязан вернуть в кассу организации именно 1750 руб. Ведь все остальные рубли использованы в командировке по назначению, определенному работодателем. Датой признания расходов на командировку будет день утверждения авансового отчета. При расчете между работником и работодателем по соглашению между ними используются «договорные» курсы обмена валют. Сам же работодатель валютных операций не осуществляет. Поэтому в форму № АО-1 нужно внести записи:

  • суточные — 5325,00 руб. (150 евро х 35,50 руб./евро);
  • гостиница — 7100,00 руб. (200 евро х 35,50 руб./евро);
  • корректировка расходов в связи с обратной конвертацией валюты — увеличение на 25 руб. [50 евро х (35,50 руб./евро - 35,0 руб./евро)];
  • итого расходов — 12 450 руб. (5325 руб. + 7100 руб. + 25 руб.);
  • к возврату — 1750 руб. (14 200 руб. – 12 450 руб.).

Отметим, что потери на обратный обмен валюты (25 руб.) не являются ни курсовой разницей в соответствии с определением, содержащимся в пункте 2 ПБУ 3/2006, ни суммовой разницей с точки зрения налогового законодательства (п. 11.1 ст. 250 и п. 5.1 ст. 265 НК РФ). Но в бухгалтерском учете эту сумму допустимо списать как прочие расходы, поскольку их перечень открыт (п. 11 ПБУ 10/99). А в налоговом учете данный расход можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Суточные

Без чего работник не сможет обойтись в командировке — так это без суточных. Для выплаты работнику суточных достаточно приказа руководителя организации о командировании сотрудника.

Суточные выплачивают сотрудникам в следующем порядке:

  • за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни;
  • за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда), в том числе за время вынужденной задержки.

Это предусмотрено пунктом 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62.

В каком размере их можно принять для целей налогообложения? Компания может учесть суточные в размере установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 и подп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Нормы расходов на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее — постановление № 93). Для каждой страны предусмотрены две суммы в долларах США — для командировок длительностью до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По длительным командировкам нормы заметно снижены.

Однако при определении суточных по загранкомандировке нужно дополнительно руководствоваться письмом Минтруда России и Минфина России от 17.05.96 № 1037-ИХ. Дело в том, что при выезде из Российской Федерации со дня пересечения государственной границы суточные выплачиваются по норме страны, в которую работник направляется. А при обратном въезде на территорию России со дня пересечения границы суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок в пределах РФ. Разумеется, за время проезда командированного по территории России суточные также исчисляются по российской норме.

А если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах? Вышеупомянутое письмо разъясняет, что со дня выбытия из одной страны в другую суточные нужно выплачивать по норме, установленной для страны, в которую работник направляется. День выбытия определяется по отметке в заграничном паспорте.

Порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств федерального бюджета, нормативными актами не закреплен. На это указали специалисты Минфина России в письме от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469. И рекомендовали определять продолжительность командировки по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ. Нельзя не заметить, что эта позиция не поддержана в более позднем письме Минфина от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660. В нем чиновники указали, что отсутствие командировочного удостоверения, подтверждающего даты прибытия и выбытия, не создает помех для выдачи суточных. Работнику также не обязательно предъявлять загранпаспорт с отметками о пересечении границ каждого иностранного государства (письмо Минфина России от 08.09.2006 № 03-03-04/1/660). Достаточно распечатки на бумажном носителе электронного авиабилета, посадочных талонов, счетов за проживание в гостинице. Некоторые ведомства, наПример УФНС России по г. Москве в письме от 18.01.2007 № 21-11/003922@, все-таки рекомендуют прилагать к авансовому отчету ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы, подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке.

Пример 3.

Воспользуемся условиями Примера 1. Как был рассчитан размер суточных по загранкомандировке М.О. Казаковой в Соединенные Штаты Америки?

Решение. Из пункта 11 Порядка ведения кассовых операций следует, что размер аванса на командировку должен быть обоснованным. Согласно коллективному договору ООО «Шарм» оплата суточных по России производится в размере 500 руб., а командировка в США оплачивается по нормам, установленным постановлением № 93.

Сотрудница была командирована в США на 7 календарных дней. Из них первые 6 дней работодатель оплачивает по норме, установленной для США, — исходя из расчета 72 долл. за каждый день, то есть в сумме 432 долл. (72 долл. х 6 дн.). А на седьмой день бухгалтер должен применить суточные, размер которых прописан в коллективном договоре, — 500 руб. за день. Из них для целей налогообложения прибыли бухгалтер учитывает только 100 руб. — в пределах норм, установленных для командировок по России.

Если суточные выданы не в долларах США, то в целях нормирования расходов нужно определить долларовый эквивалент этой суммы.

Пример 4.

Согласно приказу руководителя размер суточных в ООО «Магнит» при краткосрочных командировках в Швецию составляет 50 евро. На основании постановления № 93 норма суточных для этой страны — 62 долл. США. Авансовый отчет командированного работника, инженера И.Ф. Полярного, включающий суточные в иностранной валюте за 10 дней, утвержден 21 июля 2007 года. На эту дату курсы валют ЦБ РФ составляли 25,4144 руб./долл. и 35,0770 руб./евро. В каком размере можно признать суточные в целях налогообложения прибыли?

Решение. Для ответа на поставленный вопрос бухгалтеру ООО «Магнит» нужно сопоставить фактический расход и расход согласно норме в рублевом эквиваленте. Эти суммы будут равны соответственно:

  • 17 538,50 руб. (50 евро х 10 дн. х 35,0770 руб./евро);
  • 15 756,93 руб. (62 долл. х 10 дн. х 25,4144 руб./долл.).

Из этого следует, что выплаченные работодателем суточные в евро превышают норму, установленную в долларах. В расходы по налогу на прибыль бухгалтер включит сумму 15 756,93 руб.

Особенности налогообложения

Рассмотрим, какие сложности возникают у бухгалтера при расчете налогов.

НДФЛ

Бухгалтеру нужно обратить внимание на доходы работников, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), специфичные для загранкомандировок (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким доходам относятся:

  • оплата работодателем получения и регистрации служебного заграничного паспорта и получения виз;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В связи с этим в письме от 03.07.2006 № 03-05-01-04/201 Минфин России рекомендует для поездок, не связанных с командировками, иметь отдельный паспорт. Другой момент, специфичный для загранкомандировок — возможность утраты работником статуса налогового резидента РФ при частых поездках.

Потеря статуса налогового резидента обернется для работника перерасчетом НДФЛ, поскольку ставка этого налога для нерезидента составляет 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Согласно пункту 2 статьи 207 Налогового кодекса налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Порядок исчисления 183 дней разъяснен в письме Минфина России от 18.06.2007 № 03-04-06-01/191. А именно: нужно суммировать все календарные дни, проведенные физическим лицом (в данном случае сотрудником) в Российской Федерации за 12 месяцев, следующих подряд. Если срок нахождения работника на территории России за 12 месяцев, предшествующих дате выплаты дохода, составляет не менее 183 дней, сотрудник является налоговым резидентом в текущем налоговом периоде. Значит, его доходы подлежат налогообложению НДФЛ по ставке 13%.

Для реализации этих норм можно вести учет дней, проведенных командированным работником за границей. В этом случае применяется порядок исчисления сроков, установленный статьей 6.1 Налогового кодекса.

Пример 5.

Менеджер турфирмы ООО «Вокруг света» В.С. Кулаков постоянно выезжает в загранкомандировки. В этой связи бухгалтер решил проверить, не утратил ли работник статуса налогового резидента РФ на 4 сентября 2007 года, то есть за день до выплаты заработной платы. Как определять суммарное количество дней, проведенных сотрудником за пределами РФ?

Решение. Чтобы определить суммарное количество дней, проведенных В.С. Кулаковым за пределами РФ, бухгалтер берет 12-месячный период начиная с 5 сентября 2006 года по 4 сентября 2007 года включительно. Для удобства расчета бухгалтер составляет таблицу (см. с. 89).

В расчетном периоде время пребывания за границей составило 177 дней (за сентябрь 2006 года в расчет включают 12, а не 16 дней — с 5 сентября 2006 года). Соответственно в России работник находился 188 дней (365 дн. - 177 дн.), то есть более 183 дней. Поэтому на контрольную дату 4 сентября 2007 года В.С. Кулаков имеет статус налогового резидента и его доходы облагаются по ставке 13%.

Таблица 2. Сведения о времени пребывания работника В.С. Кулакова за пределами России

Менеджер Кулаков Виктор Степанович, таб. № 14
№ п/п Год, месяц Приказы о направ-лении работника в команди-ровку Страна пребывания Период пребывания (по отметкам в загранпаспорте) Количество дней
1 2006, сентябрь № 89 от 30.08.2006 Италия 01.09.2006—07.09.2006 7
№ 92 от 18.09.2006 Венгрия 18.09.2006—22.09.2006 5
№ 97 от 25.09.2006 Литва 26.09.2006—29.09.2006

4

Всего 16

2 2006, октябрь № 104 от 16.10.2006 Индия 17.10.2006— 27.10.2006 Всего 11
3 2006, ноябрь № 116 от 13.11.2006 Сейшельские острова 14.11.2006—30.11.2006 Всего 17
4 2006, декабрь № 125 от 08.12.2006 Бруней 11.12.2006—19.12.2006 Всего 9
5 2007, январь № 4 от 15.01.2007 Хорватия 15.01.2007—29.01.2007 Всего 15
6 2007, февраль № 15 от 05.02.2007 Шри-Ланка 05.02.2007—17.02.2007 Всего 13
7 2007, март № 25 от 01.03.2007 Бангладеш 02.03.2007—16.03.2007 Всего 15
8 2007, апрель № 34 от 02.04.2007 Мьянма 03.04.2007—18.04.2007 Всего 16
9 2007, май № 49 от 03.05.2007 Ботсвана 04.05.2007—25.05.2007 Всего 22
10 2007, июнь № 60 от 13.06.2007 Зимбабве 13.06.2007—29.06.2007 Всего 17
11 2007, июль № 78 от 09.07.2007 Демокра-тическая Республика Конго 10.07.2007—27.07.2007 Всего 18
12 2007, август № 92 от 06.08.2007 Чад 07.08.2007—18.08.2007 Всего 12
13 2007, сентябрь По состоянию на 4 сентября 2007 года сотрудник отсутствует (командировка) Буркина-Фасо Период не учитывается, так как загранпаспорт не предъявлен (нахождение работника за границей документально не подтверждено)

Если продолжительность нахождения работника в РФ окажется менее 183 дней, его доходы с начала 2007 года придется облагать по ставке 30% (письмо Минфина России от 19.03.2007 № 03-04-06-01/76). Удерживать доначисленный НДФЛ нужно до полного погашения задолженности работника по этому налогу (п. 2 ст. 231 НК РФ). При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). Обязанности налогового агента в такой ситуации разъяснены в письме Минфина России от 19.03.2007 № 03-04-06-01/74.

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 217 НК РФ). Норму можно установить и в коллективном договоре. Об этом говорится в решении ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04.

Вопреки вышеупомянутому решению ВАС РФ специалисты Минфина России считают, что превышение норматива суточных, установленного постановлением № 93, автоматически формирует облагаемую базу по НДФЛ (письмо Минфина России от 02.11.2006 № 03-05-01-04/306). Если организация занимает иную позицию, возможно ее придется отстаивать в суде.

С будущего года этот вопрос перестанет быть спорным. В соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 № 216-ФЗ суточные не будут облагаться НДФЛ в размере:

  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
  • не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

ЕСН, пенсионные взносы, взносы на травматизм

Не подлежат налогообложению единым социальным налогом такие дополнительные расходы по командировке, как:

  • сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Это установлено в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ.

Не облагаются ЕСН и суточные. Даже превысив нормы, указанные в постановлении № 93, начислять ЕСН не нужно на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ. Налоговая база по ЕСН совпадает с расчетной базой по пенсионным взносам (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Поэтому с суточных не нужно начислять и пенсионные взносы.

Аналогичная позиция применима и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Это следует из пункта 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765. В случае споров с контролерами можно привести постановление ФАС Уральского округа от 07.06.2005 № Ф09-2435/05-С1.

Налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Правда, в письме УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 № 21-11/003922@.а описана ситуация, в которой затраты на загранкомандировку можно с равным основанием отнести к внереализационным расходам. Чиновники рассмотрели Пример, в котором сотрудник был направлен в командировку для переговоров с иностранными акционерами о подготовке собрания акционеров и о дополнительном выпуске ценных бумаг. Такие расходы предусмотрены подпунктами 3 и 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

По сравнению с командировками внутри страны при загранкомандировках перечень оправданных расходов дополняют затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.

Наконец, отметим: если аванс выдан в иностранной валюте, то курсовые разницы в расчетах с командированным работником относят к внереализацинным доходам и расходам (п. 11 ст. 250 и подп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

НДС

Как известно, проездной документ (билет), в котором сумма налога выделена отдельной строкой, может являться основанием для принятия к вычету сумм налога, уплаченных по услугам за проезд к месту служебной командировки и обратно. В этом случае авиакомпании и агенты авиакомпаний при реализации организациям авиабилетов, оформленных командированным сотрудникам, счета-фактуры выставлять не должны. Однако письмо Минфина России от 16.05.2005 № 03-04-11/112 разъясняет, что это правило действует только в случаях, если указанные в билетах пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации.

Если пункты отправления или назначения расположены за рубежом, услуги по перевозке пассажиров и багажа, оформленные на основании единых международных перевозочных документов, облагаются НДС по ставке 0% (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК РФ). Поэтому не будет и самой суммы «входного» НДС.

Фактическое место работы - за границей

Поездки работников за рубеж не всегда можно считать загранкомандировками. Иногда организация оформляет выезд работника как командировку, однако налоговые органы могут с этим не согласиться. Особенно если речь идет о систематических или длительных поездках. Такая ситуация анализируется в письме Минфина России от 08.06.2007 № 03-04-06-01/178. Рассмотрим ее подробнее.

Как мы уже писали выше, командировка — это поездка для выполнения служебного поручения. Речь идет об отдельном, разовом задании, выполнить которое сотрудник должен вне места постоянной работы. При этом содержание обязанностей работника, то есть его трудовая функция, определяется исходя из должности, профессии или специальности, указанной в трудовом договоре (ст. 56 и 57 ТК РФ).

Если большую часть трудовых обязанностей работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место их работы будет находиться за рубежом. Такие работники не могут считаться находящимися в командировке. НаПример, это водители автомобильного транспорта, осуществляющие междугородные, в том числе международные перевозки (письмо Минфина России 24.04.2007 № 03-04-06-01/129).

УМНС России по г. Москве в письме от 04.08.2004 № 28-11/51153 разъясняет следующее. Если перевозка грузов автомобильным транспортом в международном сообщении относится к основным видам деятельности водителей организации, такие поездки не признаются командировками, а являются фактом выполнения водителями своих трудовых обязанностей на основании трудового договора.

В подобных случаях считается, что постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками этих работников. Перечень таких расходов установлен в статье 168.1 Трудового кодекса и включает суточные, как и при командировках. Однако в таких условиях работнику начисляют именно заработную плату, а не средний заработок.

Перечень работ, профессий, должностей, которые носят разъездной характер, нужно установить коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Разумеется, во избежание споров о налогообложении расходов принятые решения должны быть обоснованными.

Если большую часть рабочего времени и трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве. Такие работники не могут считаться находящимися в командировке.

В случае, когда сотрудника направляют на работу за границу, где он выполняет свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, его вознаграждение не относится к доходам от источников в Российской Федерации. Если такой работник не является налоговым резидентом, по доходам от источников в иностранном государстве НДФЛ не взимается. Об этом говорится в письме Минфина России от 08.06.2007 № 03-04-06-01/178.

[сноска:1]Образцы приказа о направлении сотрудника в командировку, служебного задания и командировочного удостоверения см. в статье «Собираем сотрудника в командировку» // Зарплата, 2007, № 4. — Примеч. ред.[/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль