Если отпуск не состоялся...

2673
Отпуск — это долгожданное событие для каждого работника. Но, к сожалению, отгулять его без проблем получается не всегда. В этой статье мы расскажем, что нужно предпринять бухгалтеру, какие оформить документы, если сотрудник не смог пойти в отпуск или прервал его.

Переносим отпуск на другое время

Статья 124 Трудового кодекса обязывает работодателя продлевать или переносить ежегодный оплачиваемый отпуск работника на другой срок с учетом его пожеланий в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • по вине работодателя[ссылка:1]1[/ссылка];
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Работник исполняет государственные обязанности с сохранением места работы и среднего заработка, если он:

  • направлен на военные сборы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»);
  • является членом избирательной комиссии (п. 3 ст. 60 Федерального закона от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»);
  • участвует в судебных заседаниях в качестве присяжного заседателя (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ «О присяжных заседателях федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации»);
  • привлекается к исполнению других государственных обязанностей.

Без согласия работника переносить ежегодный оплачиваемый отпуск нельзя. Кроме того, запрещено откладывать отпуск сотрудника в течение двух лет подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). 

В части 4 статьи 124 ТК РФ перечислены категории трудящихся, отпуск которых нельзя переносить на следующий год. К ним относятся:

  • работники в возрасте до 18 лет;
  • работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отпуску помешала болезнь

Одна из самых распространенных причин, по которой отпуск продлевается или переносится, — временная нетрудоспособность. Причем заболеть может не только сам работник, но и его дети.

Работник заболел сам

Как мы указывали выше, отпуск сотрудника может быть продлен или перенесен, если во время отдыха он оказался на больничном (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). В этом случае неиспользованные дни отпуска сотрудник может догулять после выздоровления или отгулять в другое удобное время.

За время болезни работник имеет право получить пособие по временной нетрудоспособности. Для этого он должен представить листок нетрудоспособности, поскольку назначение и выплата пособий осуществляются на основании этого документа. Об этом говорится в пункте 4 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию», а также в пункте 1.1 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздравмедпрома России от 19.10.94 № 206 и постановлением ФСС России от 19.10.94 № 21 (далее — Инструкция о порядке выдачи больничных листов).

Бывает, что работник по собственной инициативе продлевает отпуск, не предупредив работодателя о болезни. В этом случае в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или Т-13) делают отметку о неявке сотрудника на работу по невыясненным причинам (код НН). И только после того, как работник передаст в отдел кадров или бухгалтерию больничный лист, отметку в табеле можно изменить на код Б (отсутствие по болезни). Отметим, что коды, а также унифицированные формы табеля утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Если сотрудник в подобной ситуации не представит больничный лист, его отсутствие на работе будет квалифицироваться как прогул.

Приказ о переносе или продлении отпуска из-за болезни можно оформить в первый день выхода сотрудника на работу. Основанием для приказа послужит заявление работника. Образец этого документа смотрите на с. 73.

Пособие по временной нетрудоспособности выдается в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы (п. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Заболели дети работника

Работник не сможет продлить отпуск, если в период отдыха у него заболел ребенок. Он также не получит пособие по временной нетрудоспособности за эти дни. Больничный лист будет оплачен с первого дня запланированного выхода сотрудника из отпуска на работу без учета дней от начала болезни ребенка. Такие правила установлены в пункте 5.5 Инструкции о порядке выдачи больничных листов.

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска

Нередко производственная необходимость заставляет руководителя отзывать тех или иных специалистов из отпуска. НаПример, лучше, если выездная налоговая проверка будет проводиться в присутствии главного бухгалтера. Трудовое законодательство допускает отзыв сотрудника из очередного отпуска, правда, с некоторыми оговорками.

Во-первых, работник должен дать свое согласие. Если он не хочет возвращаться на работу раньше положенного срока, его нельзя за это наказать (допустим, уволить за прогул). В данном случае отсутствие сотрудника на рабочем месте не будет являться нарушением трудовой дисциплины с его стороны. Об этом говорится в пункте 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.

Во-вторых, часть отпуска, которую сотрудник не успел отгулять, должна быть предоставлена ему в удобное для него время. Также он может присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Однако не всех можно отзывать из очередного оплачиваемого отпуска (ч. 3 ст. 125 ТК РФ). Это запрещено в отношении:

  • работников в возрасте до 18 лет;
  • беременных женщин;
  • работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Получив согласие работника на отзыв его из отпуска, нужно оформить приказ. Унифицированной формы приказа на этот случай нет. Его составляют в произвольной форме по аналогии с другими приказами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Образец документа приведен на с. 75

Если отпуск не состоялся...

Перерасчет отпускных

Итак, отпуск работника перенесен или продлен. В данном случае у бухгалтеров появляется несколько вопросов, связанных с отпускными. Ведь работник не может за одно и то же время получить и отпускные, и, наПример, пособие по временной нетрудоспособности или заработную плату.

Самая простая ситуация, когда работник догуливает отпуск сразу после окончания болезни. В этом случае пересчитывать отпускные не нужно. За дни болезни работник получит пособие по временной нетрудоспособности. Более сложная ситуация возникает, когда отпуск переносится на другое время. НаПример, работника вызвали из отпуска или он решил выйти на работу сразу после болезни, а неиспользованные дни отдыха взять потом.

Поскольку отпуск оплачивают заранее, выходит, что в рассматриваемой ситуации работнику переплатили отпускные. Лишние отпускные можно зачесть в счет заработной платы, которую начисляют за отработанные дни, или в счет пособия по временной нетрудоспособности.

Когда работник решит отгулять неиспользованные дни отпуска, ему снова нужно будет рассчитать отпускные. К тому времени у него может измениться среднедневной заработок. При его расчете необходимо руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.

Корректировки в бухгалтреском учете

Если работник заболел во время отпуска и решил догулять его сразу после болезни, никаких изменений в бухгалтерский учет вносить не придется. Дни отпуска работнику оплачены, а за время болезни он получит пособие.

Досрочный выход из отпуска вследствие отзыва или выход на работу сразу после болезни может повлечь корректировки в бухгалтерском учете. В данном случае важно, когда произошло начисление отпускных и когда он вышел из отпуска.

Первая ситуация: начисление отпускных и выход из отпуска произошли в течение одного месяца. Лишние отпускные необходимо сторнировать в этом же месяце. Вместо них бухгалтер начислит заработную плату или пособие по временной нетрудоспособности.

Вторая ситуация: отпуск начался в одном месяце, продолжился в следующем, но работник вышел на несколько дней раньше. НаПример, работник ушел в отпуск 21 июня, за три дня до этого ему выплатили отпускные. Сотрудник должен был выйти на работу 19 июля, но прервал отпуск по производственной необходимости и вышел на работу 9 июля. С этого дня ему начисляют заработную плату. Нужно ли вносить исправления в тот период, когда были начислены опускные?

Нужно ли распределять затраты на оплату отпуска, если он приходится на разные месяцы?

Как сообщили сотрудники Минфина России в письме от 24.12.2004

№ 03-03-01-04/1/190, правила бухгалтерского учета не требуют распределять затраты на оплату отпусков, которые приходятся на разные месяцы (кварталы, годы). То есть в ситуации, когда отпуск работника начинается в июне и продолжается в июле, бухгалтер может сразу отнести всю сумму отпускных на расходы в июне.

Однако, если фирма при расчете налога применяет метод начисления, лучше отнести сумму отпускных, которые приходятся на следующий месяц, на счет 97 «Расходы будущих периодов» и далее списать на затраты. В этом случае не придется определять сумму вычитаемой временной разницы и отложенного налогового актива. Поскольку в налоговом учете расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Для предприятий, которые рассчитывают доходы и расходы по кассовому методу, наоборот, проще указать в бухгалтерском учете всю сумму отпускных в составе расходов сразу.

На наш взгляд, не нужно, поскольку в момент ухода работника в отпуск, отпускные были начислены правильно, их сумма подтверждена запиской-расчетом (форма № Т-60). В рассматриваемой ситуации в июле нужно сделать сторнировочную проводку на сумму излишне выплаченных отпускных. Далее, по окончании месяца, начислить заработную плату начиная с 9 июля (с момента выхода сотрудника на работу). При определении суммы, которую работник получит на руки, можно зачесть лишние отпускные.

Перерасчет налогов и взносов

Важно ли для пересчета сумм налогов и взносов, в каком месяце сотрудник был отозван из отпуска: в том же месяце, в котором начал отдыхать, или в следующем? Рассмотрим оба варианта.

Работника отозвали в том же месяце

НДФЛ удерживают в момент выплаты работнику отпускных (п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ). Если работник прервал отпуск после болезни или его отозвали из отпуска, сумма налога изменится. Рассмотрим это на Примере.

Пример 1.

К.И. Глинка работает старшим кладовщиком в ООО «Китайский фарфор», является материально ответственным лицом. С 9 июля 2007 года он находился в очередном оплачиваемом отпуске продолжительностью 28 календарных дней. Зарплата кладовщика составляет 20 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок  — 680 руб. Стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. сотруднику не предоставляется, так как его доход уже превысил 20 000 руб. Детей у сотрудника нет.

С 16 июля 2007 года работника отозвали из отпуска в связи с производственной необходимостью (проведением инвентаризации на складе). Как определить НДФЛ за июль?

 Решение. Вначале нужно пересчитать отпускные. Их общая сумма  равна 19 040 руб. (680 руб. х 28 календ. дн.). НДФЛ с суммы отпускных составил:

19 040 руб. х 13% = 2475 руб.

Так как отпуск К.И. Глинки был прерван, ему пересчитали сумму отпускных исходя из фактически использованных дней отпуска. Продолжительность отпуска составила 7 календарных дней (с 9 по 15 июля 2007 года). Сумма отпускных за это время равна:

680 руб. х 7 календ. дн. = 4760 руб.

Заработная плата за 17 рабочих дней составила 15 454,55 руб. (20 000 руб. : : 22 раб. дн. х 17 отработ. дн.). Общая сумма вознаграждений за июль 2007 года составила 20 214,55 руб. (4760 руб. + 15 454,55 руб.).

НДФЛ с доходов за июль  равен:

20 214,55 руб. х 13% = 2628 руб.

При выплате отпускных с сотрудника был удержан НДФЛ в сумме 2475 руб. Таким образом, общая сумма НДФЛ, которую нужно удержать дополнительно с сотрудника за июль, составит 153 руб. (2628  руб. – 2475 руб.).

На руки работник получит следующую сумму:

(20 214,55 руб. – 2628 руб.) – (19 040 руб. – 2475 руб.) = 1021,55 руб.

Другие налоги бухгалтер рассчитывает в конце месяца. Это установлено:

  • в пункте 3 статьи 243 НК РФ (в отношении ЕСН);
  • пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в отношении  пенсионных взносов);
  • пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в отношении взносов на травматизм).

Все корректировки произойдут в конце месяца, сдавать уточненные расчеты (декларации) не придется. То же самое относится и к налогу на прибыль.

Работника отозвали в следующем месяце

Допустим, отпуск сотрудника начинается в июне, а заканчивается в июле, при этом в июле его вызвали на работу досрочно. Нужно ли в этом случае делать перерасчет сумм НДФЛ, ЕСН, пенсионных взносов,  взносов на травматизм и налога на прибыль? Возникает вопрос и о том, нужно ли сдавать уточненные авансовые расчеты (декларации).

В Минфине России считают, что уточненные расчеты (декларации) подавать не нужно. Об этом говорится в письме от 29.09.2006 № 03-05-02-04/151. Следовательно, в месяце выхода работника из отпуска достаточно сторнировать суммы излишне выплаченных отпускных, а также суммы налогов и взносов, начисленных с них. Вместо этих сумм нужно начислить заработную плату и налоги с нее .

В указанном письме речь идет о ЕСН, однако логично предположить, что подобную позицию специалистов Минфина России можно распространить на взносы на травматизм, а также на НДФЛ.

В отношении уточненных деклараций по налогу на прибыль можно сказать следующее. В момент начисления отпускных все расчеты были произведены правильно, они подтверждены запиской-расчетом (форма № Т-60). Когда работник выходит из отпуска раньше, сумма отпускных меняется, но это не связано с ошибкой бухгалтера. Как и в бухгалтерском учете, необходимо скорректировать суммы в месяце выхода работника из отпуска. Сдавать уточненную декларацию не нужно.

Пример 2.

И.П. Сундуков работает главным инженером в компании «Ларчик-99». С 25 июня по 22 июля 2007 года у него был запланирован ежегодный оплачиваемый отпуск. В связи с проведением проверки Ростехнадзора работник согласился прервать свой отпуск и выйти на работу с 9 июля. Всего в этом месяце он отгулял 8 дней (с 1 по 8 июля).

Заработная плата И.П. Сундукова составляет 30 000 руб. Средний дневной заработок — 1020 руб. Детей у сотрудника нет. Права на стандартные налоговые вычеты нет.

ООО «Ларчик-99» учитывает доходы и расходы по методу начисления. Тарифная ставка по взносам на травматизм для этой организации составляет 0,2%. 

Как бухгалтеру в этом случае пересчитать суммы отпускных и налогов?

 Решение. Сначала бухгалтеру нужно посчитать, сколько дней отпуска И.П. Сундукова приходится на июнь, сколько — на июль. Также необходимо определить сумму отпускных и заработка отдельно за каждый месяц.

В июне 2007 года 20 рабочих дней. И.П. Сундуков отработал 15 дней (с 1 по 25 июня), в июле — 17 дней (с 9 по 31 июля).

За фактически отработанные в июне дни И.П. Сундукову полагается заработная плата в размере 22 500 руб. (30 000 руб. : 20 раб. дн. х 15 отработ. дн.).

Нужно посчитать сумму отпускных отдельно за июнь и июль. За июнь она составляет:

1020 руб. х 6 дн. = 6120 руб.

Сумма отпускных за июль равна:

1020 руб. х 22 дн. = 22 440 руб.

Итого общая сумма отпускных равна 28 560 руб. (6120 руб. + 22 440 руб.). НДФЛ с общей суммы отпускных составляет 3713 руб. (28 560 руб. х 13%). Сумма НДФЛ, начисленная за июнь:

(22 500 руб. + 6120 руб. + 22 440 руб.) х 13% = 6638 руб.

В бухучете ООО «Ларчик-99» сделаны следующие записи.

 В июне

 ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

  • 28 620 руб. (22 500 руб. + 6120 руб.) — начислены зарплата и отпускные за июнь;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

  • 7441,20 руб. (28 620 руб. х 26%) — начислен ЕСН за июнь;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»

  • 57,24 руб. (28 620 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм за июнь;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 6638 руб. — удержан НДФЛ  с заработной платы сотрудника за июнь и отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

  • 22 440 руб. — учтены в составе расходов будущих периодов отпускные за июль;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

  • 5834,40 руб. (22 440 руб. х 26%) — начислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»

  • 44,88 руб. (22 440 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

  • 44 422 руб. (22 500 руб. + 28 560 руб. – 6638 руб.) — сотруднику выплачены из кассы зарплата за июнь и отпускные;

 В июле

 В связи с производственной необходимостью И.П. Сундукова отозвали из отпуска 9 июля 2007 года. Поэтому в июле нужно скорректировать сумму НДФЛ, ЕСН, взносов на травматизм, а также пересчитать налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет.

Сотрудник не догулял 14 дней. Сумма излишне выплаченных отпускных за июль 2007 года составила:

14 дн. х 1020 руб. = 14 280 руб.

Таким образом, суммы излишне начисленных налогов и взносов составляют:

  • НДФЛ      — 1856 руб. (14 280 руб. х 13%);
  • ЕСН        — 3712,80 руб. (14 280 руб. х 26%);
  • взносы на травматизм — 28,56 руб. (14 280 руб. х 0,2%).

Эти суммы нужно сторнировать в июле:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70

  • 14 280 руб. — сторнированы излишне начисленные отпускные за июль;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

  • 3712,80 руб. — сторнирован излишне начисленный ЕСН с суммы отпускных за июль;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»

  • 28,56 руб. — сторнированы излишне начисленные взносы на травматизм с суммы отпускных за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 1856 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных за июль.

В конце июля И.П. Сундукову начисляют заработную плату, исчисляют налоги с нее, а также списывают на затраты расходы будущих периодов. Заработная плата работника за июль равна 23 181,82 руб. (30 000 руб. : : 22 раб. дн. х 17 отработ. дн.).

Бухгалтер сделает следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

  • 23 181, 82 руб. — начислена зарплата за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по ЕСН»

  • 6027,27 руб. (23 181,82 руб. х 26%) — начислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»

  • 46,36 руб. (23 181,82 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

  • 3014 руб. (23 181,82 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

  • 8160 руб. (22 440 руб. – 14 280 руб.) — списана на расходы часть отпускных за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

  • 2121,60 руб. (5834,40 руб. – 3712,80 руб.) — списана на расходы часть ЕСН с суммы отпускных за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

  • 16,32 руб. (44,88 руб. – 28,56 руб.) — списана на расходы часть взносов на страхование от несчастных случаев с суммы отпускных за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

  • — 7743,82 руб. [(23 181,82 руб. – 3014 руб.) – (14 280 руб. – 1856 руб.)] — выдана работнику заработная плата с зачетом ранее выданных отпускных.

[сноска:1]О том, как правильно оформить перенос отпуска по вине работодателя, читайте в  статье «Как избежать трудового спора по поводу отпуска?» //Зарплата, 2007, № 6. — Примеч. ред.[/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль