Собираем сотрудника в командировку

9211
Практически все компании направляют своих сотрудников в служебные командировки. В этом случае особое внимание следует уделить документации, так как действующее законодательство содержит достаточно жесткие требования к ее оформлению. Статья поможет бухгалтерам избежать типичных ошибок.

Что считать командировкой

Основным документом, регулирующим порядок направления сотрудников в командировку внутри страны, является Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция № 62). Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению руководителя компании на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 1 Инструкции № 62 и ст. 166 ТК РФ). А вот служебную поездку работников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер, к командировке приравнять нельзя. Основание — статья 166 ТК РФ.

Теперь о сроках. В пункте 4 Инструкции № 62 отмечено, что срок командировки определяет руководство, но он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Если в командировку направляют рабочих, руководителей и специалистов для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, ее срок не должен превышать одного года.

Хотим предупредить читателей о возможных претензиях налоговых инспекторов, если командировка будет превышать месяц. Некоторые проверяющие считают, что в таком случае у фирмы появляется обособленное подразделение, которое нужно поставить на учет в инспекцию. Если этого не сделать, инспекторы начисляют штраф по статье 116 или 117 Налогового кодекса.

Согласно статье 11 Налогового кодекса под обособленным подразделением понимают любое территориально обособленное подразделение, по месту нахождения которого оборудованы рабочие места. Отвечает ли этим признакам место, куда командируют работника? На первый взгляд, нет.

Однако в арбитражной практике есть примеры, когда судьи приходили к выводу, что, направляя работников в командировку, фирма создает стационарные рабочие места. В частности, этот вопрос рассмотрели арбитры Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа в постановлении от 21.09.2006 № Ф08-4234/2006-1814А.

Суть дела заключалась в следующем. Фирма осуществляла работы по антикоррозийной защите. Для выполнения работ компания направляла своих работников в командировку. При этом оформлялись табели учета рабочего времени, командировочные удостоверения и служебные задания для направления в командировку. И хотя срок каждой командировки не превышал 19 дней, работы велись более года. Инспекторы пришли к выводу, что фирма должна была поставить на учет обособленное подразделение. Суд первой инстанции их не поддержал, а вот в окружном суде арбитры встали на защиту позиции налоговой инспекции.

В целом арбитражная практика по данному вопросу не однозначна. Например, в пользу фирмы закончилось слушание в Федеральном арбитражном суде Северо-Западного округа. В постановлении от 16.10.2006 № А05-3741/2006-29 судьи указали, что проживание работников фирмы во время командировки в арендованных жилых помещениях не приводит к образованию стационарных рабочих мест.

Оформляем документы

Направляя сотрудника в командировку, необходимо оформить ряд документов:

  • служебное задание (форма № Т-10а);
  • приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а); 
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Кого нельзя направлять в командировку

В командировку нельзя направлять:

  • сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
  • беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);
  • работников в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством (ст. 268 ТК РФ).

Есть категории лиц, у которых необходимо взять письменное согласие (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работники, имеющие детей-инвалидов;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Бланки этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). В нем приведены и указания по оформлению документов.

Отметим, что инспекторы внимательно изучают командировочные документы, поскольку они подтверждают обоснованность расходов. Поэтому остановимся подробнее на порядке оформления документов.

Как заполнить форму № Т-10а. Необходимо вписать подробный перечень задач, которые сотрудник должен выполнить в командировке.  По завершении командировки документ следует передать в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, и утверждает руководитель компании. Пример заполнения формы смотрите на с. 102.

Форма № Т-9. На основании служебного задания сотрудник кадровой службы или бухгалтерии издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9. В ней указывают фамилию, имя, отчество и должность командируемого сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает. Форму № Т-9 применяют в случае, если в командировку едет один работник. На несколько человек следует подготовить приказ (распоряжение) по форме № Т-9а. Эти формы (приказы) подписывает руководитель фирмы или его уполномоченное лицо. Каждый сотрудник должен поставить подпись, чтобы подтвердить факт ознакомления с приказом. Пример заполнения формы № Т-9 смотрите на с. 104.

Форма № Т-10. На основании утвержденного приказа (распоряжения) сотрудник кадровой службы или бухгалтерии выписывает командировочное удостоверение по форме № Т-10.

В командировочном удостоверении указывают фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, место и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути), дату начала и окончания, а также данные документа, удостоверяющего личность. Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем фирмы или уполномоченным лицом (с расшифровкой его подписи).

На оборотной стороне удостоверения в каждом пункте назначения делают отметки о дате прибытия и выбытия, которые заверяют подписью ответственного лица (с расшифровкой и указанием должности) и ставят печать компании.

Первую запись об отбытии в командировку с места работы делает сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Далее записи необходимо сделать в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись — о прибытии на постоянное место работы — делает работник кадровой службы (бухгалтерии) организации. Пример заполнения формы № Т-10 смотрите на с. 105.

Нужно ли оформлять и приказ о направлении в командировку, и командировочное удостоверение? Ведь по сути оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки. В письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442 говорится о том, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются документами, которые подтверждают производственный характер поездки и определяют ее продолжительность. Таким образом, составлять два документа не обязательно. В другом письме Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158 сказано, что перечень документов, которые будут являться основанием для направления сотрудника в служебную командировку, достаточно указать в приказе руководителя.

Выдаем аванс на командировку

Находясь в командировке, сотрудник несет определенные расходы.  Компания должна выдать ему аванс или рассчитаться по возвращении сотрудника. Аванс может быть выдан наличными либо перечислен на корпоративную банковскую карту. Рассмотрим каждую ситуацию отдельно.

Выдают наличные деньги под отчет на расходы, связанные с командировками, в пределах сумм, которые установлены именно для этих целей. Так сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40. Сумму аванса фирма определяет самостоятельно исходя из срока командировки, предполагаемых норм суточных расходов, найма жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Для определения суммы, необходимой на оплату командировочных расходов, составляют смету в произвольной форме. Образец сметы смотрите  ниже.

Сегодня удобнее и надежнее ехать в командировку с корпоративной банковской картой. Порядок расчетов с помощью банковских карт предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П).

Образец сметы расходов по командировке руководителя отдела маркетинга С.П. Кузнецова

Срок командировки с 12 по 21 февраля 2007 года

Вид расходов Сумма
Суточные 3000 руб. (300 руб. х 10 дн.)
Наем жилого помещения 6000 руб. (600 руб. х 10 дн.)
Авиабилеты 12 200 руб.
Проезд до аэропорта 900 руб.
Прочие расходы 2400 руб.
Итого 24 500 руб.

Главный бухгалтер                                                     Черникова                                                          Р.П. Черникова

09.02.2007

Есть два вида корпоративных карт: расчетная и кредитная (п. 1.5 Положения № 266-П). Разница заключается в том, что в первом случае организация должна заранее перечислить денежные средства на специальный карточный счет в банке, а во втором — банк фактически предоставляет компании кредит.

Для обслуживания расчетной корпоративной карты банк открывает специальный карточный счет, на который зачисляются и списываются в оплату произведенных расходов денежные средства. Организация  в любой момент  может пополнить карточный счет. Это особенно удобно, если возникнет необходимость продления срока командировки.

В бухгалтерском учете в данном случае оформляют следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51

  • перечислены средства на специальный карточный счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»

  • списаны средства на оплату командировочных расходов;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 71

  • списаны командировочные расходы;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»

  • отражена комиссия банка за обслуживание специального карточного счета.

В случае оформления кредитной корпоративной карты банк предоставляет кредит, позволяющий производить операции в размере предоставленной  кредитной линии. Как и при выдаче наличных, по таким картам необходимо представить авансовый отчет с приложением всех первичных документов.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

ДЕБЕТ 55 «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 66

  • отражены заемные средства, поступившие на специальный карточный счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 «Специальный карточный счет»

  • списаны средства на оплату командировочных расходов со специального счета;

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 71

  • списаны командировочные расходы;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51

  • отражено погашение задолженности по кредитной линии;

    ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 66

  • начислены ежемесячные проценты за пользование кредитом;

    ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51

  • перечислены проценты.

Командировка в вопросах и ответах

Рассмотрим ситуации, которые наиболее часто встречаются на практике.

Организация заключила с сотрудником гражданско-правовой договор и собирается направить его в командировку. Правомерно ли это?

Нет. В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Если даже вы направите такого сотрудника в другой населенный пункт для выполнения определенной работы, такую поездку нельзя будет считать командировкой. В этом случае отношения между работником и организацией регулируются не Трудовым, а Гражданским кодексом.

Расходы на поездки, связанные с выполнением работ либо услуг, не предусмотренные договором гражданско-правового характера, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя. Возможность компенсации таких расходов следует предусмотреть в договоре.

Можно ли направить в командировку совместителя?

С одной стороны, действующее трудовое законодательство не устанавливает специальных правил или ограничений. Ни глава 44 Трудового кодекса, ни Положение об условиях работы по совместительству, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР, Минюста СССР и Секретариата ВЦСПС от 09.03.89 № 81/604-К-3/6-84 и действующее на основании части 2 статьи 423 ТК РФ, не содержит правил, изменяющих порядок направления в служебные командировки сотрудников, работающих по совместительству.

С другой стороны, в соответствии со статьей 282 ТК РФ совместительством признается выполнение сотрудником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной деятельности время. Поэтому направить совместителя в служебную командировку можно, например, в период его нахождения в отпуске за свой счет, во время вынужденного простоя по основному месту работы. Возможна и другая ситуация. Оба работодателя (и по основному месту работы, и по совместительству) направят сотрудника в командировку.

Компенсируются ли расходы на командировку, если направлен сотрудник, с которым не заключен трудовой договор?

Согласно статье 67 Трудового кодекса трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если сотрудник с ведома или по поручению работодателя (его представителя) приступил к работе. В рассматриваемом случае сотрудник приступил к работе, значит, трудовые отношения присутствуют. Таким образом затраты можно считать командировочными расходами.

Какие документы подтверждают командировочные расходы, если работника направляют в командировку в выходные  дни и праздники?

В этом случае к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни (письмо УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/ 72393).

Можно ли направить сотрудника в командировку на один день? Если да,  какие документы необходимо оформить?

Однодневная командировка возможна. Она оформляется в обычном порядке. Работник направляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы, который оформляется по форме № Т-9 (если в командировку направлен один работник) или форме № Т-9а (если  направлено несколько работников). Образец заполнения формы № Т-9 смотрите  на с. 104.

Обратите внимание: командировочное удостоверение работнику можно не выписывать. Основание — пункт 2 Инструкции № 62.

Сотрудник вылетает в командировку в 23.50. Необходимо ли оплачивать эти сутки?

Да, необходимо. В пункте 7 Инструкции № 62 сказано, что при отправлении транспортного средства до 24.00 включительно  днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль