Как заполнить новую форму 2-НДФЛ

6807
В период сдачи отчетности бухгалтеры должны потратить немало времени на то, чтобы составить все необходимые документы. А при подготовке годовой отчетности им придется заполнять еще и форму 2-НДФЛ. Разберемся, как ее заполнить.

О форме

Новая форма 2-НДФЛ утвержденa приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Применять ее необходимо не только при подаче в налоговые органы сведений за 2014 год, но и в случае, когда нужно выдать справку о выплаченном доходе сотруднику (например, при увольнении).
Форму 2-НДФЛ не позднее 1 апреля 2015 года должны подать налоговые агенты — лица, которые выплатили облагаемые налогом на доходы физических лиц вознаграждения физическим лицам (п. 2 ст. 226 НК РФ). К ним относятся организации, постоянные представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, и нотариусы, занимающиеся частной практикой. Также налоговыми агентами являются коллегии адвокатов, адвокатские бюро и юридические консультации.
Кроме того, справку 2-НДФЛ должны подать все обособленные подразделения, которые действуют в качестве налогового агента.
Как сказано в письме Минфина России от 12.01.2007 № 03-04-07-01/3, подразделения исполняют обязанности компании как налогового агента, если выполняются два условия. Во-первых, подразделение выплачивает сотрудникам вознаграждения. И, во-вторых, его руководитель уполномочен головным офисом по доверенности представлять интересы организации в налоговых органах.
Другими словами, если подразделение выступает в качестве налогового агента, оно обязано не только подавать справку по форме 2-НДФЛ, но также исчислять и уплачивать в бюджет по месту учета налог на доходы физических лиц с суммы выплат работникам.

Как заполнить форму 2-НДФЛ

При заполнении справки следует учитывать:
все суммовые показатели (за исключением суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, ставят два нуля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
НДФЛ отражают в полных рублях. При этом сумму менее 50 коп. отбрасывают, а 50 коп. и более округляют до полного рубля (раздел I Рекомендаций по заполнению формы);
в справке приводятся все показатели. Отдельные строки (реквизиты) не заполняют только в том случае, если отсутствуют соответствующие данные. Например, если у налогового агента нет контактного телефона, данный реквизит в пункте 1.4 справки не заполняется (раздел II Рекомендаций по заполнению формы);
в разделе 3 справки не отражаются стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты (раздел III Рекомендаций по заполнению формы);
подпись налогового агента на справке не должна закрываться печатью (раздел III Рекомендаций по заполнению формы).

Раздел 1

В этом разделе следует отражать основную информацию об организации, ИНН и КПП. Сокращенное наименование компании нужно указывать согласно учредительным документам (ранее — в соответствии с ЕГРН).
С 2014 года в справке 2 НДФЛ нужно указывать коды не ОКАТО, а ОКТМО. Коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований (ОК 033-2013). Узнать свой код ОКТМО можно на сайте ФНС России в разделе «Электронные сервисы».
Налоговый агент — физическое лицо указывает код ОКТМО по месту своего жительства.
Есть некоторые особенности заполнения раздела 1 по доходам, выплаченным обособленными подразделениями. В этом случае нужно указать:
ИНН организации;
КПП организации по месту нахождения обособленного подразделения;
код ОКТМО по месту нахождения обособленного подразделения.
Если в течение календарного года физическое лицо получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то на него составляется несколько справок. Их количество зависит от числа административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, где физическое лицо получало доходы.
Такой порядок предусмотрен разделом I Рекомендаций по заполнению формы.

Раздел 2

В этом разделе справки приводятся сведения о физическом лице — получателе дохода. Порядок его заполнения изменился незначительно.
Статус иностранного специалиста. Как мы уже говорили, если справка выдается иностранному работнику, являющемуся высококвалифицированным специалистом, то в пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» следует поставить цифру 3.
Код страны. Для его указания в пунктах 2.5 и 2.9 справки нужно использовать Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529‑ст. Например, для резидентов РФ применяется код 643, граждан Белоруссии — 112, граждан Украины — 804. В отношении лиц без гражданства — код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность. Перечень документов, подтверждающих личность в целях заполнения формы 2-НДФЛ, приведен в приложении № 5 к приказу № ММВ-7-3/611.
Адрес проживания. Напомним, что при заполнении справки на иностранных граждан и нерезидентов можно не указывать адрес их места жительства в РФ (п. 2.8 справки). Достаточно указать адрес в стране проживания и код страны (п. 2.9 справки).
Раздел 3
В данном разделе нужно отразить следующие показатели.
Доходы. В разделе указывают доходы, полученные физическим лицом в денежной и натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды по месяцам налогового периода. Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере в соответствии со статьей 217 НК РФ, в графе «Код вычета» указывается код соответствующего вычета. Коды доходов и коды вычетов можно найти в справочниках, приведенных в приложениях № 3 и 4 к приказу № ММВ-7-3/611@.
Форму 2-НДФЛ заполняют по каждому лицу отдельно по всем ставкам налога. Например, если налоговый агент выплачивал в течение календарного года физическому лицу доходы, облагаемые по ставкам 9 и 13%, на данное физическое лицо налоговый агент обязан представить в налоговый орган две справки. При этом ставку НДФЛ налога указывают в заголовке раздела 3 справки.
Напомним, что объектом налогообложения для резидентов являются как доходы, полученные от источников в России, так и доходы, полученные от источников за ее пределами (п. 1 ст. 209 НК РФ), для нерезидентов — только доходы, полученные от источников в России (п. 1 ст. 209 НК РФ).
Сумма дохода отражается в разделе 3 без налоговых вычетов.
Справка заполняется на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ). С 1 января 2011 года такой налоговый регистр каждая организация должна разработать самостоятельно с учетом требований, содержащихся в новой редакции пункта 1 статьи 230 НК РФ.
Регистры налогового учета следует вести отдельно по каждому физическому лицу, которое получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Вычеты. Имеются в виду профессиональные налоговые вычеты, предоставляемые гражданину в соответствии со статьей 221 НК РФ.
Необлагаемые суммы. Речь идет о доходах, не облагаемых НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ.
Рассмотрим последние два показателя подробнее.

Профессиональный налоговый вычет

Организация вправе предоставить вычет по доходам, выплачиваемым только (п. 2 ст. 226 и п. 2 ст. 227 НК РФ):
исполнителям по гражданско-правовым договорам на выполнение работ (услуг), не являющимся предпринимателями, — в сумме документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением этих работ (оказанием услуг) (п. 2 ст. 221 НК РФ);
авторам (исполнителям) произведений науки, литературы и искусства, изобретений, открытий и промышленных образцов при выплате им вознаграждения — в сумме документально подтвержденных расходов (п. 3 ст. 221 НК РФ). Если расходы не подтверждены, вычет нужно предоставить в фиксированной сумме. Ее размер, зависящий от вида вознаграждения, установлен подпунктом 3 пункта 1 статьи 221 НК РФ.
Сумму предоставленных профессиональных вычетов следует отразить в разделе 3 справки.
Профессиональные вычеты предоставляются только лицам, являющимся налоговыми резидентами РФ, и уменьшают лишь те полученные ими доходы, которые облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Доходы, не облагаемые НДФЛ

Доход не облагается налогом независимо от суммы. Перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ. Их не нужно отражать в справке, если они не облагаются налогом независимо от суммы. Об этом говорится в письмах Минфина России от 08.10.2008 № 03-04-06-01/295 и ФНС России от 26.02.2006 № 04-1-03/105.
Подтверждением этому служат также справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». В них мы не найдем таких выплат, как пособие по беременности и родам, компенсация, связанная с выдачей натурального довольствия. Эти доходы не облагаются НДФЛ в полной сумме (п. 1 и 3 ст. 217 НК РФ).
Доход не облагается НДФЛ в пределах определенных сумм. Много вопросов вызывает следующая ситуация. В течение года работнику выплачивалась зарплата, отпускные и другие облагаемые НДФЛ выплаты, а также, к примеру, материальная помощь. Данная выплата не облагается налогом, если ее сумма в течение года не превысила 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). Нужно ли эту выплату отражать в форме 2-НДФЛ?
Проанализировав письма Минфина России и ФНС России, редакция журнала «Зарплата» пришла к выводу, что такие доходы и соответствующие им вычеты (необлагаемые суммы) нужно отражать в разделе 3 формы 2-НДФЛ. При этом сумма вычета не может превысить сумму дохода. Например, если работнику в течение года была выплачена материальная помощь в размере 3000 руб., в графе «Сумма вычета» нельзя указывать сумму 4000 руб.
Если физическому лицу в течение года выплачивались только доходы, не превышающие установленных пределов, то такие доходы не отражаются в справке. Да и сама справка в таком случае не представляется в налоговую инспекцию. Об этом говорится в письмах ФНС России от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851 и Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-01/31.

Раздел 4

Раздел 4 нужно заполнять только в том случае, если физическому лицу предоставлялись стандартные, имущественные или социальные вычеты.
Стандартные вычеты по НДФЛ. Порядок их предоставления в 2014 году пока не изменился. Коротко напомним его.
Вычет на работника. В зависимости от категории сотрудника ему могут быть предоставлены стандартные налоговые вычеты в размере:
3000 руб. (подп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ);
500 руб. (подп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).
На эти вычеты имеют право особые категории сотрудников, например инвалиды и участники боевых действий. Они предоставляются независимо от суммы полученных доходов.
Если сотрудник имеет право на получение нескольких стандартных вычетов, ему нужно предоставлять только один — больший по размеру (п. 2 ст. 218 НК РФ).
Если работодатель не предоставлял физическому лицу стандартный вычет, его можно получить в налоговом органе по месту жительства. Помимо заявления и налоговой декларации по форме 3-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 25.11.2010 № ММВ-7-3/645@, в инспекцию нужно подать форму 2-НДФЛ (п. 4 ст. 218 НК РФ).
Вычет на детей в 2014 году. Его размер пока не изменился и составляет 1400 руб. Вычет предоставляется ежемесячно каждому из родителей (в том числе разведенным), опекунов и попечителей. Перечень лиц, имеющих право на этот вычет, приведен в абзацах 1—9 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Вычет предоставляется на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на детей в возрасте до 24 лет, если они, например, являются учащимися очной формы обучения, ординаторами (абз. 5 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
В отдельных случаях размер вычета увеличивается. Он может составить 2800 руб. или 3000 руб. В частности, вычет в размере 2800 руб. положен единственному родителю, опекуну, попечителю.
Вычет на ребенка предоставляется до того месяца, в котором доходы работника с начала года превысят 280 000 руб. При этом учитывать нужно только доходы, облагаемые по ставке 13% (абз. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Социальные вычеты. В разделе 4 формы 2-НДФЛ нужно отражать сведения о предоставленных работнику социальных вычетах, установленных подпунктом 4 пункта 1 статьи 219 НК РФ. Речь идет о вычете по расходам на уплату:
пенсионных взносов по договору негосударственного пенсионного обеспечения;
страховых взносов по договору добровольного пенсионного страхования.
Вычет по таким расходам физическое лицо может получить, только если взносы были уплачены из его собственных средств (абз. 1 подп. 4 п. 1 ст. 219 НК РФ). Социальный вычет можно получить как у работодателя, так и в налоговой инспекции (п. 2 ст. 219 НК РФ).
Размер вычета. Максимальный размер вычета законодательно не установлен, но зависит от ограничения, установленного абзацем 3 пункта 2 статьи 219 НК РФ. Сумма всех предоставленных в налоговом периоде социальных вычетов (включая вычет на лечение за исключением дорогостоящего, на собственное обучение гражданина, уплату пенсионных взносов) не должна превышать 120 000 руб. Физическое лицо может вернуть 13% от затраченной на эти цели суммы, то есть не более 15 600 руб. (120 000 руб. × × 13%).
Социальный вычет можно предоставить только физическому лицу — резиденту и только по доходам, облагаемым по ставке 13% (п. 3 и 4 ст. 210 и ст. 219 НК РФ).
Имущественный вычет. Напомним, что налогоплательщику могут быть предоставлены два вида имущественных вычетов:
при приобретении (строительстве) жилья или земельного участка (ст. 220 НК РФ). Максимальный размер вычета — 2 000 000 руб. без учета процентов по кредиту с 2014 года может получить каждый из совладельцев (абз. 17—19 подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ);
продаже имущества (абз. 1 подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).
Работодатель может предоставить работнику только вычет при покупке жилья и только при условии, что сотрудник работает в организации по трудовому договору (п. 3 ст. 220 НК РФ). Вычет предоставляется начиная с месяца, в котором работник принес уведомление из налоговой инспекции по форме, утвержденной приказом ФНС России от 25.12.2009 № ММ-7-3-1/714. Номер и дату уведомления, а также код налогового органа, его выдавшего, нужно указать в пунктах 4.2—4.4 формы 2-НДФЛ.
В письме Минфина России от 09.07.2010 № 03-04-05/7-385 уточнено, что вычет можно предоставить только по доходам, начисленным за тот период, на который выдано уведомление. Если в этом периоде выплачивалась задолженность по зарплате за прошлые налоговые периоды, то в отношении таких доходов имущественный налоговый вычет не предоставляется.
Суммы всех предоставленных физическому лицу вычетов (с разбивкой) нужно указать в пункте 4.1 справки.

Раздел 5

В этом разделе нужно отразить общую сумму дохода, полученного физическим лицом за налоговый период, сумму начисленного и удержанного налога. Такой порядок предусмотрен разделом II Рекомендаций по заполнению формы.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль