Записи в трудовой книжке

36436
Расскажем, какие записи в трудовой книжке нужно делать и на какие моменты нужно обращать особое внимание.

В трудовой книжке отражают сведения о трудовой деятельности работника. Сотруднику, впервые поступающему на работу, трудовую книжку оформляет работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Записи в трудовой книжке следует делать согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Рассмотрим порядок внесения записей более подробно.

Общие правила заполнения трудовых книжек

Как и другие нормативные акты, Правила и Инструкция отражают лишь общие принципы заполнения трудовой книжки. Напомним их.
  1. Даты во всех разделах должны быть проставлены арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг, например 23.11.2014 (п. 1.1 Инструкции).
  2. Зачеркивание ранее внесенной записи в трудовой книжке возможно лишь в четырех строках: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения». Во всех остальных случаях при внесении изменений зачеркивание недопустимо (п. 1.2 Инструкции). Так, в разделах, содержащих сведения о работе или награждениях, зачеркивание неверных записей не допускается (п. 30 Правил).
  3. Записи можно делать перьевой или гелевой ручкой, а также ручкой-роллером (в том числе шариковой). Чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции).
  4. В трудовой книжке недопустимы сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью (п. 1.1 Инструкции).
  5. Текст записи о прекращении (расторжении) трудового договора должен соответствовать тексту статьи, на основании которой происходит увольнение работника (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ и п. 14 Правил).
  6. Вкладыш к трудовой книжке оформляется в том случае, если в каком-либо из ее разделов нет больше места для записей (п. 38 Правил).

Заполняем титульный лист трудовой книжки

Остановимся на наиболее сложных вопросах. А именно: какие делать записи в трудовой книжки об образовании, профессии, специальности и заполнить другие строки титульного листа.

Сведения об образовании

Строка, предназначенная для отражения сведений об образовании, заполняется на основании документа, представленного работником (подп. «б» п. 9 Правил). В пункте 2.1 Инструкции указано, что существует шесть типов законченного образования и столько же типов незаконченного:

  • основное общее;
  • среднее общее;
  • начальное профессиональное;
  • среднее профессиональное;
  • высшее профессиональное;
  • послевузовское профессиональное.

Лицам, не завершившим освоение основной образовательной программы высшего профессионального образования, выдаются академические справки установленного образца (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»).

Как видим, типов образования немало, а строка для внесения записи в трудовой книжке лишь одна. Как же сделать записи в эту строку? Поясним на примере.

Пример. В ООО «Монолит» пришел молодой специалист. До этого момента он не вел трудовую деятельность. Необходимо оформить ему трудовую книжку, учитывая, что работник предъявил два диплома: об окончании колледжа (среднее профессиональное образование) и института (высшее образование). Какую запись об образовании следует сделать на титульном листе его трудовой книжки?

В этом случае следует указать сведения только о высшем образовании. А вот в строку «Профессия, специальность» можно вписать обе специальности.

Обратите внимание: если в двух дипломах одинаковая специальность, ее наименование указывается однократно.

Если название специальности, указанное в дипломе, многословно, допустимо заполнить несколько строк, а запись сделать мелкими буквами.

Если у сотрудника несколько профессий или специальностей, они вносятся через запятую без зачеркивания предыдущих записей (п. 2.4 Инструкции).

Возможна ситуация, когда сотрудник, уже работая в организации, оканчивает еще один институт и получает новую специальность. Тогда в строке «Образование» остается одна запись о высшем профессиональном образовании. А в строке «Профессия, специальность» следует через запятую добавить наименование новой специальности:

Завершающий этап оформления трудовой книжки

Работодатель обязан сделать записи в трудовой книжке сотруднику, впервые принятому на работу, в течение недели со дня приема (п. 8 Правил). То есть дата заполнения титульного листа может расходиться с датой приема на работу не более чем на семь календарных дней.

Работника необходимо ознакомить с записями на титульном листе. Он должен расписаться в строке «Подпись владельца книжки». Тем самым он заверит правильность указанных сведений (п. 2.2 Инструкции).

Титульный лист, на котором проставлена дата заполнения и подпись владельца трудовой книжки, должен подписать сотрудник организации, на которого возложена ответственность за ведение трудовых книжек (п. 2.2 Инструкции). В Инструкции не сказано о том, что необходимо указать расшифровку подписи данного работника, однако советуем это сделать. Ведь его подпись удостоверяется еще и печатью организации или кадровой службы. Более того, в строке «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» есть примечание о том, что она должна быть разборчивой.

Записи в трудовой книжке о работе

В графы, предназначенные для отражения сведений о работе, вносится информация, которая касается не только непосредственно трудовой деятельности, но и других обстоятельств. Среди них, например, наименование работодателя или сведения о периоде повышения квалификации. Рассмотрим подробнее, как правильно сделать записи.

Что было до начала трудовой деятельности

Некоторые сотрудники в период, предшествующий устройству на работу по трудовому договору, учились или служили, то есть вели деятельность, не связанную с трудовыми отношениями. Рассмотрим, какие следует сделать записи в трудовой книжке в разделе «Записи о работе», если такой работник впервые заключил трудовой договор.

Перед тем как указать наименование организации, которая оформляет работнику трудовую книжку, необходимо внести сведения о периоде, в котором гражданин не имел трудовых отношений, если тот включается в пенсионный стаж. Порядок его определения установлен в статьях 10—13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Согласно подпункту «а» пункта 21 Правил в трудовую книжку следует внести данные:

  • о военной службе в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 28.03.88 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
  • службе в органах внутренних дел;
  • Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
  • учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  • органах налоговой полиции;
  • органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
  • таможенных органах.

Записи в трудовой книжке о службе делают на основании соответствующих документов. Например, сотрудник проходил службу по призыву в Вооруженных силах РФ. В этом случае он должен предъявить военный билет. Образец записи смотрите ниже.

Записи в трудовой книжке

Если сотрудник впервые заключает трудовой договор после окончания учебного заведения, запись о периоде обучения вносить не следует. Он не включается в трудовой стаж, поскольку не поименован в статьях 10 и 11 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

Обратите внимание: помимо основного образования, полученного в начальных, средних и высших учебных заведениях, работник может проходить обучение на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В соответствии с требованиями подпункта «б» пункта 21 Правил в трудовой книжке следует указывать сведения именно о периоде, когда сотрудник повышал квалификацию, а не о времени получения основного образования.

Наименование работодателя

В графе 3 раздела «Сведения о работе» следует указать полное и сокращенное (если таковое имеется) наименование работодателя. Такие записи в трудовой книжке делают в виде заголовка, а на следующей строке ставят порядковый номер новой записи и дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции).

Если во время работы сотрудника организация была переименована или изменилась ее правовая форма, это необходимо отразить в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции). Этой записи порядковый номер не присваивается. Например, на общем собрании акционеров было принято решение закрытое акционерное общество преобразовать в открытое акционерное общество. Основанием для внесения записи в этом случае является приказ по организации о ее переименовании.

Записи в трудовой книжке

Структурное подразделение

Трудовой договор может содержать условие о приеме на работу сотрудника в структурное подразделение организации. Это обстоятельство имеет значение в случае, когда структурное подразделение находится в другой местности (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В этой ситуации в трудовой книжке в графе 3 нужно сделать запись о том, в какое структурное подразделение организации принят на работу сотрудник (п. 3.1 Инструкции). Образец смотрите далее.

Записи в трудовой книжке

Делать ли записи в трудовой книжке работника, который перешел из одного структурного подразделения в другое без изменения должности? Если при приеме на работу в трудовой книжке было поименовано структурное подразделение, то при переводе работника следует внести в трудовую книжку сведения о новом месте работы. Вторично указывать название должности не нужно. Образец смотрите далее.

Записи в трудовой книжке

Наименование должности

Записи в трудовой книжке о должности работника делаются в соответствии со штатным расписанием. Сейчас появилось много новых должностей, названия которых заимствованы из иностранных языков, например промоутер и др. Трудовое законодательство не содержит запрета на использование подобных наименований.

Особое внимание нужно проявлять при указании той или иной должности, если она дает право на льготы в соответствии с федеральными законами. В таких случаях название должности должно соответствовать наименованию, указанному в квалификационных справочниках (п. 31 Правил и ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

За время работы в организации профессия (должность) работника может быть переименована. Например, на основании внесении изменения в приказ о  штатном расписании должность секретаря переименована в должность секретаря-референта. В этом случае в трудовой книжке нужно сделать соответствующую запись. Образец смотрите на далее.

Записи в трудовой книжке

Если сотрудника переводят с одной должности на другую и при этом структурное подразделение не указано, следует сделать запись о переводе. Образец смотрите ниже.

Записи в трудовой книжке

Так, как показано выше, делают записи о переводе исключительно внутри организации, где работает сотрудник, то есть в рамках одного юридического лица. Если осуществляется перевод из одной компании в другую, такой перевод делается через увольнение и последующий прием на работу в новую организацию.

Если и должность, и структурное подразделение изменились, в этом случае необходимо конкретизировать запись и о новой должности, и о новом структурном подразделении. Образец смотрите далее.

Записи в трудовой книжке

Обучение без отрыва от производства

Повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка являются дополнительным профессиональным образованием. Об этом говорится в пункте 7 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 № 610. Согласно пункту 28 этого документа слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

  • удостоверение о повышении квалификации — для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;
  • свидетельство о повышении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;
  • диплом о профессиональной переподготовке — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;
  • диплом о присвоении квалификации — для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.
На основании этих документов следует сделать запись в трудовой книжке. Образец смотрите далее.
Записи в трудовой книжке

Так же поступают и в случае, когда сотрудник во время работы в организации получает еще одну профессию, квалификацию или специальность. Образец смотрите ниже.

Записи в трудовой книжке

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль