Как заполнить индивидуальные карточки по ЕСН

2556
Налоговый кодекс предписывает организациям вести учет выплат и иных вознаграждений, относящегося к ним ЕСН, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты. От того, как ведется такой учет, зависит, сможет ли фирма правильно и без проблем не только составить декларации по единому социальному налогу и пенсионным взносам, но и отчитаться перед ФСС России. Поговорим об основном учетном документе — индивидуальной карточке.

Все без исключения бухгалтеры знают: формы индивидуальных и сводных карточек по ЕСН, которые утверждены приказом МНС России от 27.07.2004 № САЭ-3-05/443 (далее — приказ № САЭ-3-05/443), носят рекомендательный характер. А значит, пользоваться ими для того, чтобы вести учет ЕСН, пенсионных взносов и сумм, начисленных в пользу работников, не обязательно. Можно разработать свои формы.

Однако на практике бухгалтеры чаще всего применяют именно те карточки, которые рекомендовало налоговое ведомство. Во-первых, это удобно, когда налоговики приходят с проверкой. Ведь они хорошо знакомы с данными документами. Поэтому можно избежать дополнительных вопросов и недоразумений. А во-вторых, указанные формы, как правило, заложены в бухгалтерские программы для расчета зарплаты и «зарплатных» налогов.

Кратко рассмотрим общий порядок заполнения индивидуальной карточки и остановимся на наиболее существенных моментах.

Основные правила оформления карточки

Начнем с того, что приказом № САЭ-3-05/443 утверждены две формы индивидуальной карточки. В приложении 1 к приказу приведена карточка, которую могут использовать налогоплательщики с общим режимом налогообложения. В карточке из приложения 2 могут вести учет налогоплательщики, применяющие только спецрежимы (им нужно заполнять лишь раздел 2). Те налогоплательщики, которые совмещают общий режим со специальными, могут одновременно использовать и первую, и вторую форму.

Заметим, что аналогично распределяются и сводные карточки, которые содержатся в приложениях 1.1 и 2.1 к приказу.

Итак, оформляя индивидуальную карточку, бухгалтер должен помнить:

  1. заводить карточку нужно только в том случае, если физическое лицо связано с организацией трудовым, гражданско-правовым или авторским договором. Если фирма платит физлицам, не связанным с ней перечисленными договорами, карточка не открывается;
  2. если в течение года с физическим лицом расторгается один и заключается другой трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, можно вести всего одну карточку;
  3. карточки применяются независимо от того, есть у организации право на применение регрессивных ставок ЕСН и тарифов пенсионных взносов или нет;
  4. данные в карточках отражаются нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода;
  5. в карточках нужно учитывать выплаты и вознаграждения как в денежной, так и в натуральной форме;
  6. выплаты гражданам РФ — учителям, преподавателям, школьникам, студентам и (или) аспирантам государственных и (или) муниципальных образовательных учреждений — в виде грантов (безвозмездной помощи), если они предоставлены российскими фондами поддержки образования и науки, в карточках не учитываются.

Что делать с копейками ?

В карточках по ЕСН (как индивидуальных, так и сводных) рекомендуется все показатели отражать в рублях и копейках. Однако в отчетности по ЕСН и пенсионным взносам эти же суммы указываются в целых рублях. В то же время расчетная ведомость по средствам ФСС России заполняется с учетом копеек. Как избежать возникновения разницы между значениями одних и тех же показателей при заполнении разных форм отчетности? Какая из сумм (в целых рублях или в рублях с копейками) подлежит перечислению в бюджет? Можно ли вести учет начисленных сумм ЕСН и пенсионных взносов в целых рублях?

Если бухгалтеру удобнее вести учет показателей для исчисления ЕСН в целых рублях, он вполне может таким же образом заполнять и индивидуальную карточку по ЕСН. Об этом сказано в письме Минфина России от 28.02.2005 № 03-05-02-04/40. В таком случае придется отдельно производить расчет и учет сумм, которые необходимы для заполнения расчетной ведомости по средствам ФСС России.

Можно воспользоваться рекомендациями налоговиков и исчисленные в рублях и копейках суммы налогов и взносов по всем индивидуальным карточкам после их суммирования в целом по организации отразить в сводных карточках по ЕСН. Затем после округления до целых рублей следует перенести соответствующие показатели в расчеты по авансовым платежам (декларации) по ЕСН и пенсионным взносам.

В Налоговом кодексе нет норм о порядке округления сумм ЕСН для перечисления в бюджет. Поэтому можно сделать вывод, что этот вопрос решается на усмотрение налогоплательщика. Но чтобы не было расхождения между данными отчетности и фактически уплаченными суммами, можно посоветовать платить ЕСН в целых рублях.

Как отразить выплаты по трудовым , гражданско-правовым и авторским договорам

В индивидуальной карточке по ЕСН нужно учитывать все выплаты и вознаграждения, которые физические лица получают от работодателя. Однако далеко не все эти выплаты включаются в налоговую базу по единому социальному налогу.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос: какие выплаты в пользу сотрудников не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и соответственно не облагаются ЕСН? Прежде всего к таким выплатам нужно отнести всевозможные премии и вознаграждения непроизводственного характера, материальную помощь работникам.

Выплаты по гражданско-правовым и авторским договорам отражаются в карточках по ЕСН в графе 5. Выплаты по этим договорам не облагаются ЕСН в части, зачисляемой в ФСС России. А для сотрудника, который работает по трудовому и гражданско-правовому договорам одновременно, ведется единая индивидуальная карточка. При этом если налоговая база с начала года превысила 280 000 руб., то ЕСН необходимо рассчитывать по регрессивной шкале. В части, зачисляемой в ФСС России, единый социальный налог с применением регрессии нужно рассчитывать с месяца, в котором налоговая база по соцстрахованию превысит необходимый предел (280 000 руб.). Помните, что в эту базу не включаются выплаты по гражданско-правовому договору.

По такому же принципу заполняется единая индивидуальная карточка на сотрудника, который был принят в течение года на условиях трудового договора, а до этого работал по договору подряда.

Пример 1

Гражданин А.П. Дмитриев заключил с ООО «Фортуна» договор подряда на выполнение работ. Договор заключен на срок с 6 января по 28 февраля 2006 года. Вознаграждение по договору — 70 000 руб. — выплачено единовременно по окончании работ.

По истечении срока договора руководство ООО «Фортуна» приняло Решение ввести ставку художника-дизайнера в штатное расписание компании. На эту должность приглашен А.П. Дмитриев. Согласно трудовому договору от 1 марта 2006 года оклад сотрудника составляет 35 000 руб. в месяц.

В июне 2006 года ООО «Фортуна» выплатило А.П. Дмитриеву материальную помощь в размере 20 000 руб. в связи со смертью близкого родственника. Кроме того, сотруднику в октябре было выплачено пособие по временной нетрудоспособности — 4500 руб. (организация не доплачивает сотрудникам до фактического заработка). Из них 4200 руб. — за счет средств ФСС России и 300 руб. — за счет средств предприятия.

Заполним индивидуальную карточку по ЕСН на А.П. Дмитриева.

Решение. Образец заполнения индивидуальной карточки см. на с. 110—115. Обратите внимание на следующие важные моменты.

В шапке карточки в строке «№ договора» через запятую должны быть указаны номера договора подряда, который сначала был заключен с А.П. Дмитриевым, и трудового договора, заключенного впоследствии. В строке «Вид договора» должны быть подчеркнуты и трудовой, и гражданско-правовой договоры.

Вся сумма вознаграждения по договору подряда должна быть отражена в феврале, то есть в месяце, когда оно фактически было выплачено.

Сумма материальной помощи, выданная сотруднику в июне, отражается в графе 3. Это выплата, которая не учитывается в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Пособие по временной нетрудоспособности в размере 4500 руб. нужно отразить в графе 4 как выплату, не подлежащую налогообложению во все фонды и федеральный бюджет. А в графе 32 «Начислено пособий (расходов) за счет средств ФСС РФ» следует отразить сумму 4200 руб.

Регрессивные ставки ЕСН в частях, зачисляемых в федеральный бюджет и в фонды медицинского страхования, применены с сентября 2006 года, а в части, зачисляемой в ФСС России, — с ноября.

Карточка для работника-иностранца

Многие российские организации используют труд иностранных граждан. Как бухгалтеру заполнить индивидуальную карточку по ЕСН на таких работников?

Прежде всего нужно разобраться со статусом работника-иностранца. Согласно статье 2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» иностранные граждане делятся:

  • на временно проживающих в России;
  • постоянно проживающих в России;
  • временно пребывающих в России.

В статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» сказано, что под пенсионное страхование подпадают иностранные граждане и лица без гражданства, которые постоянно или временно проживают в Российской Федерации и работают по трудовому или гражданско-правовому договору.

Однако на практике бухгалтеры могут столкнуться с такой проблемой. Инспекторы Пенсионного фонда РФ часто не выдают свидетельства сотрудникам-иностранцам с временной регистрацией в России, ссылаясь на статью 3 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». В статье указано, что иностранцам выплачивают трудовую пенсию только тогда, когда они постоянно проживают в России.

Споры о том, выдавать или не выдавать свидетельства на таких сотрудников, ведутся давно. Минфин России неоднократно направлял в органы ПФР указания, что необходимо регистрировать иностранцев, которые временно проживают в России. В письме от 05.07.2005 № 08-19/7140 ПФР согласился с главным финансовым ведомством, но решить проблему до конца пока не удается.

В связи с этим возникает вопрос: как поступить бухгалтеру в случае, если инспектор ПФР не согласится выдать свидетельство иностранцу, который временно проживает в России? Наш совет: требуйте письменного отказа в приеме сведений. Если такой отказ будет получен, пенсионные взносы на доходы временно проживающих в России иностранцев начислять не нужно и, следовательно, суммы ЕСН, подлежащие уплате в федеральный бюджет, должны отражаться в карточке по ЕСН и уплачиваться без учета налогового вычета.

Пример 2

Гражданин Великобритании Джон Литтл поступил на работу в ЗАО «Простор» с 1 сентября 2006 года. Трудовой договор был расторгнут 30 сентября 2006 года. Оклад сотрудника по договору составлял 30 000 руб.

Пенсионное свидетельство Джону Литтлу не выдано. У организации есть письменный отказ инспектора ПФР в приеме сведений на этого работника. Каким образом заполнить индивидуальную карточку по ЕСН для такого сотрудника?

Решение. Сотрудник работал в организации всего один месяц — сентябрь. В этом месяце сотрудник заработал 30 000 руб. Данная сумма указывается по графе 2 «Начислено выплат и иных вознаграждений по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам — всего».

Данных для заполнения граф 3 и 4 у организации нет. Сотруднику не производились выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, не выплачивались пособия, компенсации и прочие доходы, не подлежащие обложению ЕСН в соответствии с пунктом 1 статьи 238 НК РФ. Графа 5 также не заполняется: сотрудник работал по трудовому, а не по гражданско-правовому договору. Графа 6 предназначена только для указания доходов прокуроров, следователей и судей.

По графам 7, 9 и 11 отражается налоговая база по ЕСН в федеральный бюджет, ФСС России и фонды обязательного медицинского страхования соответственно. Во всех графах указываем 30 000 руб. А по графам 8, 10 и 12 указываются соответствующие ставки: в федеральный бюджет — 20%, в ФСС России — 2,9%, в фонды ОМС — 3,1%.

Затем определяется сумма авансовых платежей по ЕСН, причитающаяся к уплате в федеральный бюджет и каждый фонд (графы 13—16) с учетом налоговых ставок, указанных в графах 8, 10 и 12. Напомним, что в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования ЕСН уплачивается по ставке 1,1%, а в территориальные — по ставке 2%.

Авансовые платежи составляют:

  • в федеральный бюджет (графа 13) — 6000 руб. (30 000 руб. х 20%);
  • в ФСС России (графа 14) — 870 руб. (30 000 руб. х 2,9%);
  • в ФФОМС (графа 15) — 330 руб. (30 000 руб. х 1,1%);
  • в ТФОМС (графа 16) — 600 руб. (30 000 руб. х 2%).

Графы 17—22 не заполняются, потому что Джону Литтлу не было выдано страховое свидетельство. Графы 23—27 также не заполняются, так как сотрудник не является инвалидом, а ЗАО «Простор» не соответствует критериям подпункта 2 пункта 1 статьи 239 НК РФ.

В графы 28—31 «Начислено авансовых платежей по ЕСН» переносятся значения граф 13—16. Графы 32 и 33 не заполняются: сотруднику не выплачивались пособия и он не является военнослужащим.

Работник переведен из одного филиала в другой

Налогоплательщиками ЕСН признаются организации (индивидуальные предприниматели), а не сами получатели дохода (сотрудники). Поэтому каждая организация исчисляет налог и ведет индивидуальную карточку по ЕСН на сотрудника с момента его поступления на работу. Доходы с прошлых мест работы не учитываются. Однако из этого правила есть исключение.

Учитывать доходы по предыдущему месту работы необходимо, если сотрудник переходит из одного обособленного подразделения в другое. По новому месту работы на такого работника открывается новая индивидуальная карточка. А из старого подразделения передается копия индивидуальной карточки. Копию нужно заверить подписями руководителя, главного бухгалтера или представителя организации и скрепить печатью организации. Так сказано в Порядке заполнения карточек.

Более того, к доходам такого сотрудника можно применять регрессивные ставки ЕСН с учетом начисленной ему зарплаты на предыдущем месте работы.

Если фирма застраховала работников

Организации нередко заключают в пользу своих работников договоры добровольного страхования (как медицинского, так и пенсионного). В каком случае указанные суммы нужно включать в налоговую базу? Как отразить в индивидуальной карточке по ЕСН выплаты по договорам добровольного страхования?

Суммы платежей (взносов) по договорам добровольного личного страхования работников не подлежат налогообложению согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 238 НК РФ в следующих случаях. Во-первых, если договор добровольного личного страхования оформлен на срок не менее одного года, а также предусматривает оплату страховщиками медицинских расходов застрахованных лиц. Во-вторых, не облагаются ЕСН платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования работников, которые заключаются на случай наступления смерти или утраты трудоспособности в связи с исполнением трудовых обязанностей.

В индивидуальной карточке по ЕСН указанные выплаты отражаются по графе 4 «Выплаты, не подлежащие налогообложению во все фонды и федеральный бюджет».

В остальных случаях вопрос о включении в налоговую базу по ЕСН и пенсионным взносам, а значит, и отражении в индивидуальной карточке взносов по договорам страхования решается в зависимости от того, как организация учитывает эти взносы.

Какие взносы можно учесть в расходах

Какие взносы на пенсионное страхование в негосударственные фонды можно отнести к расходам на оплату труда? Подробный перечень таких выплат дан в пункте 16 статьи 255 НК РФ. Чтобы учитывать указанные взносы для целей налогообложения прибыли, необходимо соблюдать следующие условия.

Во-первых, пенсионное страхование должно быть предусмотрено в трудовом договоре, а негосударственный пенсионный фонд должен иметь соответствующую лицензию.

Во-вторых, необходим учет пенсионных взносов на именных счетах участников негосударственных пенсионных фондов и (или) добровольного пенсионного страхования при достижении застрахованным лицом пенсионных оснований. При этом нужно предусмотреть в договоре выплату пенсий пожизненно.

И в-третьих, взносы на негосударственное пенсионное страхование работодатель сможет учесть для целей налогообложения прибыли, если совокупная сумма платежей не превышает 12% от расходов на оплату труда.

Например, если платежи по договору добровольного пенсионного страхования производятся за счет «чистой» прибыли организации, то ЕСН эта сумма облагаться не должна (п. 3 ст. 236 НК РФ). В индивидуальных карточках суммы взносов по таким договорам отражаются по графе 3 «Выплаты, не отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций».

Если же взносы в негосударственный пенсионный фонд отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то включение этой суммы в базу для расчета ЕСН обязательно (по графе 2 «Начислено выплат и иных вознаграждений по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам — всего»).

Переносим данные из индивидуальных в свободные карточки

Осталось рассмотреть вопрос, как объединять индивидуальные карточки по ЕСН всех работников в сводные. В сводной карточке по ЕСН суммируются все данные и показатели из соответствующих граф и строк индивидуальных карточек. А правильность суммирования нужно проверять по приведенным в графах сводных карточек формулам.

Особенностью сводной карточки является то, что в ней отражаются суммы, которые получены налогоплательщиком от исполнительного органа ФСС России в счет возмещения расходов на цели государственного социального страхования. Такие суммы переводятся на банковский счет организации без разбивки по сотрудникам. Поэтому отражению в индивидуальной карточке по ЕСН они не подлежат.

В случае, когда к доходам работников применялись различные виды регрессии, для упрощения расчетов можно разделить налоговые базы за каждый месяц по интервалам, в отношении которых должны использоваться разные налоговые ставки. И в каждый интервал вписать суммарный доход работников, налоговая база на каждого из которых нарастающим итогом с начала года составляет до 280 000 руб., от 280 000 до 600 000 руб. и свыше 600 000 руб. Тогда надо проводить расчет авансовых платежей по налогу раздельно по составляющим налоговых баз и с применением соответствующих ставок. А в графы 10—13 сводной карточки по ЕСН следует записать суммарные результаты этих расчетов за каждый месяц.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль