Как заполнить индивидуальные карточки по ЕСН

2590
Налоговый кодекс предписывает организациям вести учет выплат и иных вознаграждений, относящегося к ним ЕСН, а также сумм налоговых вычетов по каждому физическому лицу, в пользу которого осуществлялись выплаты. От того, как ведется такой учет, зависит, сможет ли фирма правильно и без проблем не только составить декларации по единому социальному налогу и пенсионным взносам, но и отчитаться перед ФСС России. Поговорим об основном учетном документе — индивидуальной карточке.

Все без исключения бухгалтеры знают: формы индивидуальных и сводных карточек по ЕСН, которые утверждены приказом МНС России от 27.07.2004 № САЭ-3-05/443 (далее — приказ № САЭ-3-05/443), носят рекомендательный характер. А значит, пользоваться ими для того, чтобы вести учет ЕСН, пенсионных взносов и сумм, начисленных в пользу работников, не обязательно. Можно разработать свои формы.

Однако на практике бухгалтеры чаще всего применяют именно те карточки, которые рекомендовало налоговое ведомство. Во-первых, это удобно, когда налоговики приходят с проверкой. Ведь они хорошо знакомы с данными документами. Поэтому можно избежать дополнительных вопросов и недоразумений. А во-вторых, указанные формы, как правило, заложены в бухгалтерские программы для расчета зарплаты и «зарплатных» налогов.

Кратко рассмотрим общий порядок заполнения индивидуальной карточки и остановимся на наиболее существенных моментах.

Основные правила оформления карточки

Начнем с того, что приказом № САЭ-3-05/443 утверждены две формы индивидуальной карточки. В приложении 1 к приказу приведена карточка, которую могут использовать налогоплательщики с общим режимом налогообложения. В карточке из приложения 2 могут вести учет налогоплательщики, применяющие только спецрежимы (им нужно заполнять лишь раздел 2). Те налогоплательщики, которые совмещают общий режим со специальными, могут одновременно использовать и первую, и вторую форму.

Заметим, что аналогично распределяются и сводные карточки, которые содержатся в приложениях 1.1 и 2.1 к приказу.

Итак, оформляя индивидуальную карточку, бухгалтер должен помнить:

  1. заводить карточку нужно только в том случае, если физическое лицо связано с организацией трудовым, гражданско-правовым или авторским договором. Если фирма платит физлицам, не связанным с ней перечисленными договорами, карточка не открывается;
  2. если в течение года с физическим лицом расторгается один и заключается другой трудовой (гражданско-правовой, авторский) договор, можно вести всего одну карточку;
  3. карточки применяются независимо от того, есть у организации право на применение регрессивных ставок ЕСН и тарифов пенсионных взносов или нет;
  4. данные в карточках отражаются нарастающим итогом с начала года и за каждый календарный месяц налогового (расчетного) периода;
  5. в карточках нужно учитывать выплаты и вознаграждения как в денежной, так и в натуральной форме;
  6. выплаты гражданам РФ — учителям, преподавателям, школьникам, студентам и (или) аспирантам государственных и (или) муниципальных образовательных учреждений — в виде грантов (безвозмездной помощи), если они предоставлены российскими фондами поддержки образования и науки, в карточках не учитываются.

Что делать с копейками ?

В карточках по ЕСН (как индивидуальных, так и сводных) рекомендуется все показатели отражать в рублях и копейках. Однако в отчетности по ЕСН и пенсионным взносам эти же суммы указываются в целых рублях. В то же время расчетная ведомость по средствам ФСС России заполняется с учетом копеек. Как избежать возникновения разницы между значениями одних и тех же показателей при заполнении разных форм отчетности? Какая из сумм (в целых рублях или в рублях с копейками) подлежит перечислению в бюджет? Можно ли вести учет начисленных сумм ЕСН и пенсионных взносов в целых рублях?

Если бухгалтеру удобнее вести учет показателей для исчисления ЕСН в целых рублях, он вполне может таким же образом заполнять и индивидуальную карточку по ЕСН. Об этом сказано в письме Минфина России от 28.02.2005 № 03-05-02-04/40. В таком случае придется отдельно производить расчет и учет сумм, которые необходимы для заполнения расчетной ведомости по средствам ФСС России.

Можно воспользоваться рекомендациями налоговиков и исчисленные в рублях и копейках суммы налогов и взносов по всем индивидуальным карточкам после их суммирования в целом по организации отразить в сводных карточках по ЕСН. Затем после округления до целых рублей следует перенести соответствующие показатели в расчеты по авансовым платежам (декларации) по ЕСН и пенсионным взносам.

В Налоговом кодексе нет норм о порядке округления сумм ЕСН для перечисления в бюджет. Поэтому можно сделать вывод, что этот вопрос решается на усмотрение налогоплательщика. Но чтобы не было расхождения между данными отчетности и фактически уплаченными суммами, можно посоветовать платить ЕСН в целых рублях.

Как отразить выплаты по трудовым , гражданско-правовым и авторским договорам

В индивидуальной карточке по ЕСН нужно учитывать все выплаты и вознаграждения, которые физические лица получают от работодателя. Однако далеко не все эти выплаты включаются в налоговую базу по единому социальному налогу.

Часто у бухгалтеров возникает вопрос: какие выплаты в пользу сотрудников не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и соответственно не облагаются ЕСН? Прежде всего к таким выплатам нужно отнести всевозможные премии и вознаграждения непроизводственного характера, материальную помощь работникам.

Выплаты по гражданско-правовым и авторским договорам отражаются в карточках по ЕСН в графе 5. Выплаты по этим договорам не облагаются ЕСН в части, зачисляемой в ФСС России. А для сотрудника, который работает по трудовому и гражданско-правовому договорам одновременно, ведется единая индивидуальная карточка. При этом если налоговая база с начала года превысила 280 000 руб., то ЕСН необходимо рассчитывать по регрессивной шкале. В части, зачисляемой в ФСС России, единый социальный налог с применением регрессии нужно рассчитывать с месяца, в котором налоговая база по соцстрахованию превысит необходимый предел (280 000 руб.). Помните, что в эту базу не включаются выплаты по гражданско-правовому договору.

По такому же принципу заполняется единая индивидуальная карточка на сотрудника, который был принят в течение года на условиях трудового договора, а до этого работал по договору подряда.

Пример 1

Гражданин А.П. Дмитриев заключил с ООО «Фортуна» договор подряда на выполнение работ. Договор заключен на срок с 6 января по 28 февраля 2006 года. Вознаграждение по договору — 70 000 руб. — выплачено единовременно по окончании работ.

По истечении срока договора руководство ООО «Фортуна» приняло Решение ввести ставку художника-дизайнера в штатное расписание компании. На эту должность приглашен А.П. Дмитриев. Согласно трудовому договору от 1 марта 2006 года оклад сотрудника составляет 35 000 руб. в месяц.

В июне 2006 года ООО «Фортуна» выплатило А.П. Дмитриеву материальную помощь в размере 20 000 руб. в связи со смертью близкого родственника. Кроме того, сотруднику в октябре было выплачено пособие по временной нетрудоспособности — 4500 руб. (организация не доплачивает сотрудникам до фактического заработка). Из них 4200 руб. — за счет средств ФСС России и 300 руб. — за счет средств предприятия.

Заполним индивидуальную карточку по ЕСН на А.П. Дмитриева.

Решение. Образец заполнения индивидуальной карточки см. на с. 110—115. Обратите внимание на следующие важные моменты.

В шапке карточки в строке «№ договора» через запятую должны быть указаны номера договора подряда, который сначала был заключен с А.П. Дмитриевым, и трудового договора, заключенного впоследствии. В строке «Вид договора» должны быть подчеркнуты и трудовой, и гражданско-правовой договоры.

Вся сумма вознаграждения по договору подряда должна быть отражена в феврале, то есть в месяце, когда оно фактически было выплачено.

Сумма материальной помощи, выданная сотруднику в июне, отражается в графе 3. Это выплата, которая не учитывается в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Пособие по временной нетрудоспособности в размере 4500 руб. нужно отразить в графе 4 как выплату, не подлежащую налогообложению во все фонды и федеральный бюджет. А в графе 32 «Начислено пособий (расходов) за счет средств ФСС РФ» следует отразить сумму 4200 руб.

Регрессивные ставки ЕСН в частях, зачисляемых в федеральный бюджет и в фонды медицинского страхования, применены с сентября 2006 года, а в части, зачисляемой в ФСС России, — с ноября.

Карточка для работника-иностранца

Многие российские организации используют труд иностранных граждан. Как бухгалтеру заполнить индивидуальную карточку по ЕСН на таких работников?

Прежде всего нужно разобраться со статусом работника-иностранца. Согласно статье 2 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» иностранные граждане делятся:

  • на временно проживающих в России;
  • постоянно проживающих в России;
  • временно пребывающих в России.

В статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» сказано, что под пенсионное страхование подпадают иностранные граждане и лица без гражданства, которые постоянно или временно проживают в Российской Федерации и работают по трудовому или гражданско-правовому договору.

Однако на практике бухгалтеры могут столкнуться с такой проблемой. Инспекторы Пенсионного фонда РФ часто не выдают свидетельства сотрудникам-иностранцам с временной регистрацией в России, ссылаясь на статью 3 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». В статье указано, что иностранцам выплачивают трудовую пенсию только тогда, когда они постоянно проживают в России.

Споры о том, выдавать или не выдавать свидетельства на таких сотрудников, ведутся давно. Минфин России неоднократно направлял в органы ПФР указания, что необходимо регистрировать иностранцев, которые временно проживают в России. В письме от 05.07.2005 № 08-19/7140 ПФР согласился с главным финансовым ведомством, но решить проблему до конца пока не удается.

В связи с этим возникает вопрос: как поступить бухгалтеру в случае, если инспектор ПФР не согласится выдать свидетельство иностранцу, который временно проживает в России? Наш совет: требуйте письменного отказа в приеме сведений. Если такой отказ будет получен, пенсионные взносы на доходы временно проживающих в России иностранцев начислять не нужно и, следовательно, суммы ЕСН, подлежащие уплате в федеральный бюджет, должны отражаться в карточке по ЕСН и уплачиваться без учета налогового вычета.

Пример 2

Гражданин Великобритании Джон Литтл поступил на работу в ЗАО «Простор» с 1 сентября 2006 года. Трудовой договор был расторгнут 30 сентября 2006 года. Оклад сотрудника по договору составлял 30 000 руб.

Пенсионное свидетельство Джону Литтлу не выдано. У организации есть письменный отказ инспектора ПФР в приеме сведений на этого работника. Каким образом заполнить индивидуальную карточку по ЕСН для такого сотрудника?

Решение. Сотрудник работал в организации всего один месяц — сентябрь. В этом месяце сотрудник заработал 30 000 руб. Данная сумма указывается по графе 2 «Начислено выплат и иных вознаграждений по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам — всего».

Данных для заполнения граф 3 и 4 у организации нет. Сотруднику не производились выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, не выплачивались пособия, компенсации и прочие доходы, не подлежащие обложению ЕСН в соответствии с пунктом 1 статьи 238 НК РФ. Графа 5 также не заполняется: сотрудник работал по трудовому, а не по гражданско-правовому договору. Графа 6 предназначена только для указания доходов прокуроров, следователей и судей.

По графам 7, 9 и 11 отражается налоговая база по ЕСН в федеральный бюджет, ФСС России и фонды обязательного медицинского страхования соответственно. Во всех графах указываем 30 000 руб. А по графам 8, 10 и 12 указываются соответствующие ставки: в федеральный бюджет — 20%, в ФСС России — 2,9%, в фонды ОМС — 3,1%.

Затем определяется сумма авансовых платежей по ЕСН, причитающаяся к уплате в федеральный бюджет и каждый фонд (графы 13—16) с учетом налоговых ставок, указанных в графах 8, 10 и 12. Напомним, что в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования ЕСН уплачивается по ставке 1,1%, а в территориальные — по ставке 2%.

Авансовые платежи составляют:

  • в федеральный бюджет (графа 13) — 6000 руб. (30 000 руб. х 20%);
  • в ФСС России (графа 14) — 870 руб. (30 000 руб. х 2,9%);
  • в ФФОМС (графа 15) — 330 руб. (30 000 руб. х 1,1%);
  • в ТФОМС (графа 16) — 600 руб. (30 000 руб. х 2%).

Графы 17—22 не заполняются, потому что Джону Литтлу не было выдано страховое свидетельство. Графы 23—27 также не заполняются, так как сотрудник не является инвалидом, а ЗАО «Простор» не соответствует критериям подпункта 2 пункта 1 статьи 239 НК РФ.

В графы 28—31 «Начислено авансовых платежей по ЕСН» переносятся значения граф 13—16. Графы 32 и 33 не заполняются: сотруднику не выплачивались пособия и он не является военнослужащим.

Работник переведен из одного филиала в другой

Налогоплательщиками ЕСН признаются организации (индивидуальные предприниматели), а не сами получатели дохода (сотрудники). Поэтому каждая организация исчисляет налог и ведет индивидуальную карточку по ЕСН на сотрудника с момента его поступления на работу. Доходы с прошлых мест работы не учитываются. Однако из этого правила есть исключение.

Учитывать доходы по предыдущему месту работы необходимо, если сотрудник переходит из одного обособленного подразделения в другое. По новому месту работы на такого работника открывается новая индивидуальная карточка. А из старого подразделения передается копия индивидуальной карточки. Копию нужно заверить подписями руководителя, главного бухгалтера или представителя организации и скрепить печатью организации. Так сказано в Порядке заполнения карточек.

Более того, к доходам такого сотрудника можно применять регрессивные ставки ЕСН с учетом начисленной ему зарплаты на предыдущем месте работы.

Если фирма застраховала работников

Организации нередко заключают в пользу своих работников договоры добровольного страхования (как медицинского, так и пенсионного). В каком случае указанные суммы нужно включать в налоговую базу? Как отразить в индивидуальной карточке по ЕСН выплаты по договорам добровольного страхования?

Суммы платежей (взносов) по договорам добровольного личного страхования работников не подлежат налогообложению согласно подпункту 7 пункта 1 статьи 238 НК РФ в следующих случаях. Во-первых, если договор добровольного личного страхования оформлен на срок не менее одного года, а также предусматривает оплату страховщиками медицинских расходов застрахованных лиц. Во-вторых, не облагаются ЕСН платежи (взносы) по договорам добровольного личного страхования работников, которые заключаются на случай наступления смерти или утраты трудоспособности в связи с исполнением трудовых обязанностей.

В индивидуальной карточке по ЕСН указанные выплаты отражаются по графе 4 «Выплаты, не подлежащие налогообложению во все фонды и федеральный бюджет».

В остальных случаях вопрос о включении в налоговую базу по ЕСН и пенсионным взносам, а значит, и отражении в индивидуальной карточке взносов по договорам страхования решается в зависимости от того, как организация учитывает эти взносы.

Какие взносы можно учесть в расходах

Какие взносы на пенсионное страхование в негосударственные фонды можно отнести к расходам на оплату труда? Подробный перечень таких выплат дан в пункте 16 статьи 255 НК РФ. Чтобы учитывать указанные взносы для целей налогообложения прибыли, необходимо соблюдать следующие условия.

Во-первых, пенсионное страхование должно быть предусмотрено в трудовом договоре, а негосударственный пенсионный фонд должен иметь соответствующую лицензию.

Во-вторых, необходим учет пенсионных взносов на именных счетах участников негосударственных пенсионных фондов и (или) добровольного пенсионного страхования при достижении застрахованным лицом пенсионных оснований. При этом нужно предусмотреть в договоре выплату пенсий пожизненно.

И в-третьих, взносы на негосударственное пенсионное страхование работодатель сможет учесть для целей налогообложения прибыли, если совокупная сумма платежей не превышает 12% от расходов на оплату труда.

Например, если платежи по договору добровольного пенсионного страхования производятся за счет «чистой» прибыли организации, то ЕСН эта сумма облагаться не должна (п. 3 ст. 236 НК РФ). В индивидуальных карточках суммы взносов по таким договорам отражаются по графе 3 «Выплаты, не отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций».

Если же взносы в негосударственный пенсионный фонд отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, то включение этой суммы в базу для расчета ЕСН обязательно (по графе 2 «Начислено выплат и иных вознаграждений по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам — всего»).

Переносим данные из индивидуальных в свободные карточки

Осталось рассмотреть вопрос, как объединять индивидуальные карточки по ЕСН всех работников в сводные. В сводной карточке по ЕСН суммируются все данные и показатели из соответствующих граф и строк индивидуальных карточек. А правильность суммирования нужно проверять по приведенным в графах сводных карточек формулам.

Особенностью сводной карточки является то, что в ней отражаются суммы, которые получены налогоплательщиком от исполнительного органа ФСС России в счет возмещения расходов на цели государственного социального страхования. Такие суммы переводятся на банковский счет организации без разбивки по сотрудникам. Поэтому отражению в индивидуальной карточке по ЕСН они не подлежат.

В случае, когда к доходам работников применялись различные виды регрессии, для упрощения расчетов можно разделить налоговые базы за каждый месяц по интервалам, в отношении которых должны использоваться разные налоговые ставки. И в каждый интервал вписать суммарный доход работников, налоговая база на каждого из которых нарастающим итогом с начала года составляет до 280 000 руб., от 280 000 до 600 000 руб. и свыше 600 000 руб. Тогда надо проводить расчет авансовых платежей по налогу раздельно по составляющим налоговых баз и с применением соответствующих ставок. А в графы 10—13 сводной карточки по ЕСН следует записать суммарные результаты этих расчетов за каждый месяц.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Зарплата"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа

      Проверь знания

      Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

      Начать тест

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией



      © 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      Журнал «Зарплата» –
      Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
      информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62259 от 03.07.2015

      Политика обработки персональных данных 

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и читайте дальше без ограничений!

      Журнал Зарплата

      «Зарплата» — профессиональный ресурс для бухгалтера. Читать без ограничений могут только зарегистрированные пользователи. Вам будут доступны:

      • • Новости по отчетности, налогам, взносам, пособиям и выплатам
      • • Статьи от ведущих экспертов и советы чиновников из ФНС, ПФР и ФСС
      • • Формы и образцы бухгалтерских и кадровых документов
      • • Бесплатная справочно-правовая система

      Подарок за регистрацию — бесплатный доступ к сервису "Контрольные соотношения для единого расчета по взносам".

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      ко всем материалам и сервисам на сайте
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль