Как заполнить трудовую книжку: главные правила

52096
Расскажем, как заполнить трудовую книжку, на какие моменты обратить особое внимание.

Трудовая книжка — один из основных документов, который подтверждает трудовую деятельность работника. А значит, заполнять ее надо правильно. Но при всей простоте бланка трудовой книжки у бухгалтеров и кадровиков часто возникает вопрос, как заполнить трудовую книжку в том или ином случае. Подробности в статье.

Порядок заполнения трудовой книжки

Форма трудовой книжки и правила ее ведения (далее — правила) утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А инструкция о том, как заполнить трудовую книжку, содержится в постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — инструкция).

При трудоустройстве работник должен предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства. Если гражданин до прихода в организацию нигде не работал, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Об этом сказано в статье 65 ТК РФ.

Работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведут трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней. Но только если эта работа является для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Как оформить титульный лист

О том, как заполнить в трудовой книжке титульный лист и внести в него изменения, говорится в разделе 2 инструкции. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения (число, месяц, год);
  • образование;
  • профессия, специальность.

После заполнения всех перечисленных данных на титульном листе необходимо поставить печать организации. Сотрудник, который оформляет трудовую книжку, и работник должны поставить свои подписи.

Как правило, заполнение строки «Профессия, специальность» вызывает трудности. Многие бухгалтеры и кадровики считают, что указывать нужно и профессию, и специальность. Однако в дипломах есть информация о чем-то одном: либо о специальности, либо о профессии. Одновременно профессия и специальность не указываются. Кроме того, во всех дипломах есть сведения о квалификации. Ее в трудовую книжку вписывать не нужно. Обратите внимание: в строке «Профессия, специальность» должность, на которую поступает работник, также не указывается.

За время трудовой деятельности у сотрудника могут поменяться анкетные данные (например, фамилия), он может получить дополнительное образование, у него может появиться новая профессия. Как заполнить трудовую книжку в этом случае?

Если нужно исправить фамилию, имя, отчество или дату рождения, алгоритм действий такой. Устаревшие данные зачеркиваются одной чертой, а рядом вписываются новые сведения (п. 2.3 инструкции).

Безусловно, указанные исправления можно внести только на основании соответствующих документов (паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака, свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества и др.). Поэтому на внутренней стороне обложки обязательно должна быть ссылка на номер и дату того документа, на основании которого внесены изменения. Такая ссылка должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Основание — пункт 2.3 инструкции.

Информация о полученном новом образовании, профессии, специальности вносится путем дополнения имеющихся записей (если они есть) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 инструкции). Заметим, что инструкция о том, как заполнить трудовую книжку, не содержит требований о том, что на внутренней стороне обложки нужно сделать ссылку на документы, подтверждающие полученное образование.

Раздел «Сведения о работе»

Правила заполнения сведений о работе и исправления этих записей приведены в разделе 3 инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Как показывает практика, бухгалтеры или кадровики часто используют в трудовых книжках сокращения. Между тем пунктом 11 правил и пунктом 1.1 инструкции установлено, что в трудовой книжке они недопустимы. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. А вот как правильно это сделать, помнят не все. Поэтому и ошибки в разделе «Сведения о работе» встречаются чаще всего.

Основное правило таково: зачеркивать неправильную запись нельзя (п. 1.2 инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

А как заполнить трудовую книжку в случае, если, например, организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована? Ответ на этот вопрос дает пункт 28 правил. Исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).

И последнее. При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

Заметим, что на заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

Как заполнить дубликат и копию трудовой книжки

Когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки? Правила и инструкция о том, как заполнить трудовую книжку, предусматривают три случая.

Первый случай. Работник утратил трудовую книжку. Согласно пункту 31 правил в случае утраты трудовой книжки работник должен немедленно сообщить (написать заявление) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы (п. 7.2 инструкции и п. 32 правил).

Сначала записывается суммарный общий стаж работы, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. А затем (при наличии подтверждающих документов) стаж работы расшифровывается по отдельным периодам работы. При этом нужно указывать: в графе 2 — дату приема на работу, в графе 3 — наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят работник, в графе 4 — наименование, номер и дату соответствующего документа.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только подтвержденные данные.

Второй случай. В трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной. В этом случае по письменному заявлению работника ему выдается дубликат, в который последовательно переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, кроме той, которая признана недействительной (п. 1.2 инструкции и п. 33 правил).

Третий случай. Трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата в этом случае такой же, как и в случае, когда в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной.

Когда работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки? По требованию работника. Как сказано в пункте 7 инструкции, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее. Копия (выписка) выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления.

Популярные вопросы о том, как заполнить трудовую книжку

Вопрос 1. Нужно ли в трудовую книжку вписывать время обучения в учебном заведении?

В трудовую книжку вносятся только те записи, которые имеют отношение к времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров (подп. «б» п. 21 правил). Поэтому, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.

Вопрос 2. На работу устраивается студент вуза. Из документов об образовании у него есть только аттестат о среднем (полном) общем образовании. Как заполнить трудовую книжку, а именно строку «Профессия, специальность»? Правомерно ли в строке «Образование» сделать запись о незаконченном высшем образовании?

В этом случае строку «Профессия, специальность» нужно оставить незаполненной. Запись о профессии и специальности можно вносить на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Так сказано в разделе II правил. Документ, который подтверждает квалификацию работника, — это диплом о высшем, среднем или начальном профессиональном образовании. Следовательно, если его нет, запись не делают.

Запись о незаконченном образовании внести в трудовую книжку можно. Как правило, такая запись делается по просьбе работника. Как следует из пункта 2.1 инструкции, основанием для такой записи могут служить надлежаще заверенные справка из института, копии зачетной книжки или студенческого билета. Если сотрудник такого желания не изъявляет, в строке «Образование» указывается то законченное образование, которое есть на момент оформления трудовой книжки.

Обратите внимание: нередко кадровики и бухгалтеры путают понятия «незаконченное высшее образование» и «неполное высшее образование».

Неполное высшее профессиональное образование присваивается тем лицам, которые не завершили обучение по основной образовательной программе высшего профессионального образования, но успешно прошли промежуточную аттестацию не менее чем за два года обучения. Так сказано в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».

Указанным лицам выдается диплом установленного образца, то есть диплом о неполном высшем образовании. Следовательно, если сотрудник принесет такой диплом, в трудовой книжке в строке «Образование» нужно будет написать «неполное высшее».

Вопрос 3. Как заполнить трудовую книжку, если согласно диплому работнику присвоена степень бакалавра?

Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т. д. Это следует из пункта 2.1 инструкции.

А согласно статье 6 Федерального закона от 22.08.96 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» степень бакалавра относится к высшему профессиональному образованию. Следовательно, в строке «Образование» нужно написать «высшее».

Часто возникает вопрос: что такое надлежаще заверенный документ? Нормативно это нигде не закреплено. На наш взгляд, это документ, в котором стоит печать учреждения, его выдавшего, и подпись уполномоченного лица. Например, диплом без печати института и подписи ректора является недействительным.

Вопрос 4. На работу пришел молодой человек, только что отслуживший в армии, что подтверждается военным билетом. Как заполнить трудовую книжку?

Запись о времени военной службы в трудовую книжку вносится по месту работы. Основание — подпункт «а» пункта 21 правил. Эта запись делается со ссылкой на военный билет. Сначала нужно сделать запись о службе в армии, а потом — о приеме на работу.

Пример 1. И.И. Николаев после службы в армии устраивается на работу в ООО «Альфа». Период военной службы (с 28 октября 2014 года по 28 октября 2015 года) подтверждается военным билетом АМ 1186660 от 28 октября 2014 года. И.И. Николаев поступает на должность менеджера по продажам. Дата трудоустройства — 2 ноября 2015 года. Приказ о приеме на работу № 12/06 от 02.10.2015. Образец, как должна быть заполнена трудовая книжка, представлен ниже.

Как заполнить трудовую книжку: главные правила

Вопрос 5. Нужно ли оформлять трудовую книжку на сотрудника, который принят на работу с испытательным сроком? И если нужно, то стоит ли в ней указывать, что работник принят с испытанием?

Многие работодатели совершают ошибку, не оформляя трудовую книжку до тех пор, пока у сотрудника не закончится испытательный срок. Однако часть 3 статьи 66 ТК РФ указывает на то, что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации больше пяти дней. Конечно, при условии, что такая работа является для сотрудника основной.

Запись об испытании в трудовую книжку вносить не нужно. Как следует из статьи 70 ТК РФ, условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Трудовые книжки в этой статье не упоминаются. Кроме того, правила ведения и хранения трудовых книжек также не предусматривают, что в трудовую нужно вносить запись об испытательном сроке.

Вопрос 6. Сотрудник работал в фирме на условиях внешнего совместительства. Впоследствии он устроился в эту же фирму на основную работу по той же должности. Запись о работе по совместительству в трудовой книжке есть. Как заполнить трудовую книжку при приеме этого сотрудника на основную работу?

Данный вопрос вызывает немало споров среди специалистов, и единого мнения нет. Есть несколько способов оформления.

Первый способ — увольнение. С работником прекращают трудовой договор по совместительству и заключают новый по основному месту работы. Однако данный способ не пользуется популярностью. Работодатели часто избегают его, так как иначе им придется выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Работников этот способ не устраивает потому, что работодатель вправе установить испытательный срок при заключении нового трудового договора.

Второй способ — перевод совместителя на основное место работы. Но здесь нельзя говорить о переводе в порядке статьи 72.1 ТК РФ. Ведь работник остается на прежней должности и будет выполнять те же функции.

Наше мнение: в трудовой книжке не нужно делать запись об увольнении с работы по совместительству. После того как будет написано название организации, нужно внести запись, датированную днем, когда работник вышел на основную работу. В графе 3 написать: «Принят на основную работу». А в графу 4 вписать реквизиты приказа о приеме сотрудника на основную работу.

Вопрос 7. Обязан ли «основной» работодатель вносить в трудовую книжку работника запись о том, что он работает по совместительству в другой компании?

В статье 66 ТК РФ сказано: по желанию работника в его трудовую книжку по основному месту работы вносятся сведения о работе по совместительству. Поэтому, если работник изъявил такое желание и представил документы, подтверждающие работу по совместительству, «основной» работодатель не может отказать ему во внесении соответствующей записи.

Какие документы могут подтверждать работу по совместительству? Трудовой кодекс эти документы не определяет. Как правило, это справка с места работы по совместительству, копия приказа о приеме на работу или трудовой договор.

Вопрос 8. На титульном листе трудовой книжки была допущена ошибка в личных данных (в имени вместо буквы «и» написан «ь»). Как можно исправить эту ошибку? Как поступить, если ошибка была допущена давно и организация, ее допустившая, ликвидирована?

Механизм внесения подобных исправлений в титульный лист не прописан ни в инструкции, ни в правилах. В этих документах есть лишь правила внесения изменений (п. 2.3 инструкции и п. 26 правил). Из этого следует, что вносить исправления в титульный лист трудовой книжки нельзя. Даже в том случае, если допущена ошибка.

Но если трудовую книжку не исправить, у работника впоследствии могут возникнуть проблемы с назначением пенсии (это актуально для тех, кто начал свою трудовую деятельность до того, как стала обязательной регистрация застрахованных лиц в системе персонифицированного учета ПФР).

Безусловно, это пробел в законодательстве. И до тех пор, пока он не будет устранен, однозначного ответа на вопрос о том, как внести исправления в титульный лист трудовой книжки, дать нельзя.

Наше мнение: в такой ситуации можно оформить дубликат трудовой книжки.

Вопрос 9. Если сотрудница увольняется по собственному желанию в связи с уходом за ребенком до 14 лет или в связи с переводом супруга на работу в другую местность, можно ли в трудовой книжке указывать причину увольнения? Если можно, обязан ли сотрудник отдела кадров сделать такую запись по просьбе увольняющего работника?

В соответствии с пунктом 5.6 инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин.

Так, если женщина, имеющая ребенка в возрасте до 14 лет, расторгает трудовой договор, но трудоустраивается до достижения ребенком указанного возраста, у нее сохраняется непрерывный трудовой стаж (п. 5 Правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденных постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252). Аналогично непрерывный трудовой стаж сохраняется независимо от продолжительности перерыва в работе при поступлении на работу после увольнения по собственному желанию в связи с переводом мужа (жены) на работу в другую местность (п. 6 указанных правил).

Таким образом, работодатель обязан указать те уважительные причины, из-за которых увольняется работник. Записи в трудовой книжке могут быть такими:

  • «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
  • «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Вопрос 10. В каких случаях сотрудник должен расписываться в трудовой книжке? Нужно ли писать фразу «С записью ознакомлен»?

Работник расписывается в трудовой книжке только при увольнении. Этим он подтверждает, что ознакомлен со всеми записями (о выполняемой работе, о переводе и об увольнении), которые вносились в его трудовую книжку на протяжении работы. Это следует из пункта 35 правил. Расписываться под каждой записью в трудовой книжке сотрудник не должен.

В то же время с каждой вносимой записью (в том числе и об увольнении) работодатель обязан знакомить работника под расписку. Эту расписку сотрудник оставляет в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 правил).

Что касается фразы «С записью ознакомлен» («согласен» и т. д.), то в нормативных правовых актах, регулирующих порядок оформления трудовых книжек, она не упоминается. Следовательно, по нашему мнению, писать ее не нужно. Тем не менее, если такая фраза в трудовой книжке присутствует, ошибкой это не считается.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка



© 1997–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

Журнал «Зарплата» –
Практический журнал для бухгалтеров о расчете зарплаты

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Зарплата». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-54794 от 17.07.2013


  • Мы в соцсетях
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль