Расчет и оплата больничного листа в 2025 году

Изменения в расчете и оплате больничного листа в 2025 году

Практически все виды государственных пособий Социальный фонд России напрямую перечисляет получателям. В том числе и пособие по нетрудоспособности. Порядок исчисления больничных снова изменится. Поправки заработали с 1 января 2025 года.

Оформление, расчет и оплата больничного в 2025 году

Если платите больничные работникам за первые три дня болезни/травмы, учитывайте три изменения:

• повышение МРОТ;
• изменение предельной базы по взносам в расчетном периоде;
• выплату на погребение не перечисляйте, ее будет платить СФР.

Рассказываем подробнее, как изменился расчет больничного листа для бухгалтеров и работодателей.

Изменение №1. Повышение МРОТ при оплате больничных

Новый размер минимальной оплаты труда в России подняли до 22 440 рублей в месяц с 1 января 2025 года. Поэтому больничные нужно считать с учетом повышения минималки.

Такое пособие начисляйте работнику за первые три дня болезни, если:

• его страховой стаж меньше полугода;
• средний заработок меньше минимума или заработка нет совсем;
• были зафиксированы нарушения в режиме лечения;
• сумма пособия оказалась ниже новой минималки.

МРОТ при расчете больничного листа в 2025 году пересчитывайте с учетом районного коэффициента, если он установлен в регионе проживания. А также не забывайте учитывать фактическую занятость подчиненного. Например, если работник трудится на 0,75 ставки, МРОТ пересчитайте с учетом занятости (22 440 руб. * 0,75 ставки).

Важно! За полный календарный месяц независимо от стажа пособие не должно быть меньше МРОТ, то есть не менее 22 440 рублей — на 2025 год.

Пример: расчет больничного по МРОТ

Работник болел в январе 2025 года на 5 календарных дней. Его страховой стаж – 9 лет. За расчетный период сотруднику начислили зарплату в размере 450 000 рублей. Фактический средний дневной заработок составляет:

450 000 руб. : 730 к.дн. = 616,44 рублей.

В 2025 году на момент начала страхового случая федеральный МРОТ составляет
22 440 рублей. Значит, минимальный средний дневной заработок равен:

22 440 руб. × 24 : 730 = 737,75 рублей.

616,44 руб. меньше, чем 737,75 руб. Минимум усредненного дневного заработка из федерального МРОТ выше, поэтому дальнейшее исчисление соцвыплаты из внебюджетного фонда нужно вести из него.

Дневное пособие из заработка, исчисленного по минималке, составит: 737,75 руб. × 100% = 737,75 рублей, где 100% — размер пособия при стаже больше восьми лет.

Дневное пособие из МРОТ в январе: 22 440 руб. : 31 день = 723,87 рублей.

723,87 руб. меньше, чем 737,75 руб. Дневное пособие из МРОТ меньше, поэтому итоговую сумму соцпособия нужно считать из минимального дневного пособия по минималке.

Итоговая сумма расчета больничного из МРОТ в 2025 году: 737,75 руб. × 5 дн. = 3 688,75 рублей. Из них работодатель обязан оплатить первые три дня болезни/бытовой травмы – 2 213, 25 рублей (737,75 руб. * 3 дн.), а остаток пришлет СФР (1 475,50 рублей).

Изменение №2. Новые предельные базы по взносам при расчете больничных в 2025 году

Максимальная сумма из расчета больничного листа в 2025 году ограничена предельной базой по страховым взносам за расчетный период. Если нетрудоспособность наступила в 2025 году, то бухгалтер должен учитывать лимиты двух предшествующих лет:

• за 2023 г. – 1 917 000 рублей;
• за 2024 г. – 2 225 000 рублей.

Следовательно, максимальный размер дневного больничного пособия составит 5 673,97 рублей в день ((1 917 000 руб. + 2 225 000 руб.) / 730). Например, за первые три дня болезни сотрудник сможет получить от своего нанимателя не более 17 021,91 рублей.

Важно! Максимальную сумму дневного госпособия по болезни или травме работника на районные коэффициенты не повышайте. Эти доплаты уже учтены при исчислении среднего заработка по-максимуму.

Не забывайте, что с больничных выплат нужно удержать НДФЛ. Это сделайте в день фактического перечисления денег физлицу. Взносы на пособия не начисляйте.

Читайте также: травма на производстве – оформление, выплаты

Пример: расчет больничного в максимальном размере в 2025 году

В феврале 2025 года сотрудница принесла в бухгалтерию номер электронного листка нетрудоспособности. Она болела 10 дней. Ее страховой стаж – 8 лет и 3 месяца.

За 2023 и 2024 год женщина суммарно заработала 2 000 000 и 2 300 000 р. соответственно. Исключаемых периодов за эти два года работы у сотрудницы не было.

Бухгалтер проверил новые правила расчета больничного в 2025 году, и учел заработок в пределах установленных лимитов. То есть, только 1 917 000 р. за 2023 год, и 2 225 000 р. за 2024 год. Так как только с этих сумм работодатель уплатил страховые взносы, а суммы превышения взносы не платят.

Средний заработок бухгалтер вычислила так:

((1 917 000 руб. + 2 225 000 руб.) / 730) * 100 процентов = 5 673,97 рублей в день. Где 100% — размер пособия при стаже больше восьми лет.

За все время нетрудоспособности женщине начислено 56 739,70 рублей (10 дней * 5 673,97 руб.), в том числе 17 021,91 рубль за счет работодателя.

Читайте также: минимальная и максимальная продолжительность листка нетрудоспособности

Изменение №3. Больничные для некоторых сотрудников ограничат тремя днями

Минздрав предлагает ограничить больничные для отдельных категорий сотрудников тремя днями. Это коснется тех, кто за последние шесть месяцев получал листок нетрудоспособности четыре раза и более. Таким сотрудникам будут выдавать больничный сроком всего на три дня. Новые правила планируется ввести с 1 сентября 2025 года, проект приказа уже опубликован на сайте проектов правовых актов.

Важно! НДФЛ с больничных пособий хотят отменить. Законопроект с соответствующими поправками внесли в Госдуму.

Изменение №4. Работодатель может уволить сотрудника, если он вовремя не предоставит больничный

По решению Второго кассационного суда общей юрисдикции от 25.02.2025 № 88-4409/2025 несвоевременное предоставление больничного листка и не сообщение работодателю о болезни является злоупотреблением прав сотрудника. А значит, если работодатель уже уволил сотрудника за прогул, не зная о болезни, то восстанавливать его не надо.

Читайте также: какие коды ставит работодатель в больничном листе

Общие правила выплаты больничного в 2025 году

Большинство соцпособий назначают и выплачивают в проактивном режиме. Социальный фонд России самостоятельно получает сведения, необходимые для исчисления и назначения больничных госвыплат. При необходимости, СФР направит запрос работодателю, чтобы тот прислал недостающие данные. Например, банковские реквизиты счета сотрудника.

Общий регламент выплаты касается пособий по болезни, БиР, уходу за болеющим ребенком и травматизму. Правила такие:

• страхователь должен представить по СЭДО сведения по запросу СФР в течение трех рабочих дней с даты получения заявки;
• документацию перед отправкой в Соцфонд нужно удостоверить усиленной квалифицированной ЭП страхователя;
• обязанность по представлению сведений считается исполненной с того момента, когда фонд в СЭДО зафиксирует дату и время поступления сведений, а также их идентификатор.

Важно! В 2025 году СФР не должен присылать запросы на предоставление сведений о заработке застрахованного работника. Эту информацию фонд обязан направить работодателю, чтобы тот мог правильно рассчитать сумму госвыплаты за первые три дня болезни/травмы подчиненного.

Но могут быть исключения. Например, когда отсутствуют данные за 2023 год или у работодателя есть иная информация о заработке, отличающихся от показателей СФР. В таком случае, укажите собственные сведения о зарплате подчиненного и отправьте в фонд.

Читайте также: сроки оплаты больничного листа

Расчет больничного в 2025 году по новому: формула

Формула исчисления пособий по нетрудоспособности осталась прежней:

Больничное госпособие = Средний заработок в расчетном периоде с учетом стажа* Количество дней травмы/болезни.

При этом усредненный заработок считайте в обычном порядке. Сначала определяют расчетный период – это два года, предшествующих году оформления ЭЛН. Затем суммируют заработок за фактически отработанное время (все доходы, с которых платили взносы). Если были исключаемые периоды, их в расчете не учитываем, это, к примеру, декретные отпуска.

Кроме этого сотрудник может заменить расчетные периоды. Обычно такое используется в тех случаях, если работница последние 2 года была в декретном отпуске. СФР в своем письме от 16.04.2025 № 23-02-30/115484 привел следующий пример: сотрудница была в декрете и работала на 0,4 ставки. В этом случае выгодно заменить расчетный период на время, до отпуска по беременности и родам.

Прочтите также, как заменить годы расчетного периода.

Средний дневной заработок начислите по формуле: Заработок в расчетном периоде / 730 дней.

Затем считаем страховой стаж работника:

• До 6 месяцев – пособие по МРОТ;
• От 6 месяцев до 5 лет – 60 процентов;
• От 5 до 8 лет – 80 процентов;
• Свыше 8 лет – 100 процентов.

И уже с учетом показателя страхового стажа исчисляем средний дневной заработок сотрудника для начисления пособий по больничным листкам.

Обратите внимание, если с оплатой больничного к вам обратился уволенный работник, то больничный ему оплачивается в размере 60 процентов от среднего заработка независимо от стажа. Кроме этого должны соблюдаться еще 2 условия:

1. болезнь наступила в течение 30 дней после увольнения
2. бывший сотрудник еще не успел устроиться на новую работу.

Рекомендуем использовать электронный общедоступный портал СФР "расчет больничного листа". Как воспользоваться онлайн калькулятором рассказали далее.

Расчет больничного листа в 2025 году: калькулятор онлайн

Бухгалтер или сам работник может онлайн проверить правильность расчета больничного на сайте СФР (ФСС) 2025. Для этого потребуется перейти по ссылке на официальный сайт уполномоченного ведомства, внести данные о листке нетрудоспособности, заработке и стаже, и получить результат.

Регистрация на сайте СФР "Расчет больничного листа 2025 года" не требуется. Воспользоваться онлайн калькулятором может любой желающий.

Важно! Работник может самостоятельно проконтролировать правильность исчисления социальных выплат в его пользу. Но где посмотреть расчет больничного листа в (ФСС) СФР? Для этого войдите в личный кабинет гражданина (застрахованного лица).

Если у вас есть учетная запись на Госуслугах, вы можете использовать ее для входа на сайт Соцфонда. Выберите раздел "Социальное страхование" и авторизуйтесь. В личном кабинете есть информация обо всех больничных листах и суммах начислений.

Читайте также: как указывать больничный лист в ЕФС-1

Как рассчитать и оплатить больничный лист работника в 2025 году: инструкция для работодателя

Чтобы сделать правильный расчет больничного листа и своевременно оплатить пособие в 2025 году, работодателю нужно выполнить девять последовательных шагов. Нижеприведенная инструкция актуальна для нетрудоспособности по болезни или травме самого работника - когда первые три дня болезни должен оплатит наниматель. Остальные выплаты работник получит напрямую из Социального фонда России.

Шаг №1. Определяем право на выплату пособия и проверяем больничный листок

В первую очередь, необходимо определить, если ли у работника право на получение больничного пособия. В 2025 году платите пособие:

• работникам, с которыми заключены трудовые договора;
• исполнителям и подрядчикам, которые работают у вас по гражданским договорам;
• уволенным сотрудникам, если нетрудоспособность наступила в течение 30 календарных дней после увольнения, но только если гражданин не нашел новое место работы;
• иностранным работникам, кроме высококвалифицированных специалистов.

Если работник имеет право на пособие, проверьте правильность заполнения электронного листка нетрудоспособности. Обратите внимание, работодатель вправе оплачивать закрытый больничный листок со статусом «030» – закрыт, первичный или продолжение. Кроме того, причиной нетрудоспособности должна быть травма или болезнь самого работника, в иных случаях, пособие оплатит СФР.

Читайте также: расчет и оплата переходящего больничного листа

Шаг №2. Устанавливаем расчетный период

Расчетный период при выплате больничного пособия – два календарных года, которые предшествуют году начала болезни. В 2025 году расчетный период – 2024 и 2023 годы. Такой порядок действует для всех сотрудников, в том числе и тех, кто раньше нигде не работал.

Важно! Не исключайте никакие дни из расчетного периода. Это касается предыдущих больничных, отпусков, в том числе и декретных.

Если работник в расчетном периоде находился в декрете (БиР или отпуск по уходу до 1,5 лет), то годы можно заменить, но при соблюдении трех условий:

• замена приведет к увеличению пособия;
• работник подал соответствующее заявление;
• замена производится на годы, которые непосредственно предшествуют наступлению страхового случая.

Учтите, что самостоятельно, без заявления от работника, заменять годы или год в расчетном периоде не нужно. Как составить заявление на замену лет при расчете больничного - смотрите в нашей отдельной статье.

Шаг №3. Рассчитайте заработок

В расчет заработка для оплаты больничного листа включайте все виды выплат и вознаграждений, с которых работодатель платил страховые взносы.

Учитывайте, что заработок работника ограничен предельной базой для начисления страховых взносов: 2024 год - 2 225 000 руб., 2023 год - 1 917 000 руб..

Шаг №4. Определяем страховой стаж

Величина страхового стажа напрямую влияет на размер больничного пособия в 2025 году. Исключение – пособия чернобыльцам (всегда 100 процентов). Страховой стаж определите на день, который предшествовал дате, когда сотрудник заболел и ему открыли больничный листок.

В страховой стаж включите время работы по трудовому договору и другие периоды, например военной службы. При расчете стажа учитывают также отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие отпуска, а вот время учебы в вузе в стаж не входит, потому что студент вуза не относится к застрахованным лицам на случай временной нетрудоспособности.

Смотрите в таблице, как страховой стаж влияет на сумму пособия в 2025 году:

Стаж считайте по трудовой книжке и другим документам, которые подтверждают, что человек был застрахован и за него платили взносы на социальное страхование. Какие периоды включать в стаж и какими документами его подтверждать – смотрите в Системе Главбух.

Шаг №5. Назначьте пособие и заполните электронный лист нетрудоспособности

Пособие по нетрудоспособности работника за первые три дня болезни (травмы) должен оплатить страхователь – это работодатель в лице компании или ИП.

Чтобы правильно рассчитать и назначить пособие, следуйте инструкции:

1. Сначала исчислите средний дневной заработок для больничного. Для этого разделите совокупный заработок за расчетный период на 730.
2. Используйте этот алгоритм расчета для всех сотрудников, включая тех, кто трудится неполную рабочую неделю, неполный рабочий день или по которым ведете суммированный учет рабочего времени.
3. Затем сравните средний дневной заработок с максимальным и минимальным значениями (смотри новые значения в начале статьи).
4. Размер дневного пособия посчитайте с учетом продолжительности страхового стажа работника.
5. Далее полученное значение умножьте на количество дней нетрудоспособности.

Заполнение электронного больничного работодателем не предусмотрено. Сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия, работодатель размещает в ЕИИС «Соцстрах» по запросу СФР не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии больничного (п. 22 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Шаг №6. Произведите оплату больничного листа (первые три дня)

При болезни/травме самого сотрудника пособие за первые три дня платит работодатель, а с четвертого дня пособие идет за счет СФР. Этот порядок действует для нанимателей на любой системе налогообложения.

Больничный оплатите в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы или аванса в компании.

Шаг №7. Удержите и перечислите НДФЛ в бюджет

В день выплаты больничного пособия удержите НДФЛ по ставке 13 (15) процентов со всей суммы больничного. Заплатить НДФЛ в 2025 году можно только в составе ЕНП.

Шаг №8. Отразите выплату больничного в бухучете и отчетности

В бухучете пособие за первые три дня за счет работодателя отразите как зарплату на счете 70. Пособие с четвертого дня болезни по счету 69 не отражайте. Подробнее про бухучет больничного пособия читайте в Системе Главбух.

Как в 2025 году правильно отразить оплату больничного листа в отчетности:

1. 6-НДФЛ. НДФЛ с пособия за первые три дня болезни включите в 6-НДФЛ в зависимости от даты удержания. В справке о доходах к 6-НДФЛ больничное пособие отразите при болезни сотрудника в месяце, когда его выплатили. Используйте для пособия код дохода 2300. Пример заполнения больничного в 6-НДФЛ смотрите здесь.
2. ЕФС-1. Период временной нетрудоспособности покажите в подразделе 1.2 подраздела 1 формы ЕФС-1 (замена СЗВ-СТАЖ). Начисленное пособие — в разделе 2 формы ЕФС-1. О том, как правильно отразить больничный в ЕФС-1, мы рассказали в нашей отдельной статье.
3. Перссведения. Даже если сотрудник болел целый месяц, включите его в персонифицированные сведения о физлицах, потому что работник не уволен и оставался застрахованным весь период болезни.
4. РСВ. В 2025 году с суммы больничного не нужно платить взносы, но его все равно необходимо отразить в расчете по страховым взносам.

Шаг №9. Пересчитайте пособие

В отдельных случаях больничное пособие придется пересчитать. Например, при индексации зарплаты или при выявлении ошибок.

Сумму недоплаченного пособия надо выплатить при ближайшей выдаче зарплаты. Пособие, которое излишне выплатили из-за счетной ошибки или недобросовестности со стороны сотрудника, можно удержать из его зарплаты, а также взыскать в судебном порядке. Пример недобросовестных действий сотрудника:

• предоставил заведомо неверные сведения,
• скрыл информацию, которая влияет на размер пособия.

Удержать деньги из зарплаты сотрудника можно только с его письменного согласия и только когда это прямо предусмотрено законодательством. В трудовом законодательстве прямо не сказано, в каком виде нужно получить согласие – устно или письменно. Чтобы снизить риски споров, получите у сотрудника письменное заявление.

Минимальные и максимальные размеры больничного в 2025 году

Подготовили универсальную шпаргалку, как считать минимальные и максимальные суммы пособий по нетрудоспособности в 2025 году.

Важно! Выплата в минимальном размере увеличивается на районный коэффициент.