В 2025 году заполняйте путевые листы для легкового автомобиля по новым правилам Минтранс. Проверьте наличие обязательных реквизитов, иначе претензий и санкций от контролеров не избежать. В статье приведены актуальные путевые листы легкового автомобиля. Скачать бланки и образцы можно бесплатно.
Бланк путевого листа легкового автомобиля в 2025 году
Законодательство не предусматривает единого бланка или образца на путевые листы для легковых автомобилей 2025 года. Есть унифицированные межотраслевые формы документов, регламентированные Постановлением Госкомстата России №78 от 28.11.1997 года. Но эти шаблоны использовать в текущем году нельзя.
Унифицированные формы 1997 года уже давно не отвечают действующим нормам законодательства. Например, форма №3 для легковушки не раскрывает всех обязательных реквизитов.
Дело в том, что Минтранс за последнее время несколько раз корректировал требования к содержанию путевого листа легкового автомобиля. Последние поправки действуют с 1 сентября 2023 года (Приказ №390 в редакции Приказа №159). Кроме того, бланк путевки легкового авто должен отвечать требования к первичному бухгалтерскому документу (ст. 9 Закона №402-ФЗ). Скачайте актуальные бланки и правила заполнения путевых листов.
Кто должен вести
Оформлять путевой лист для легкового автомобиля в 2025 году обязаны:
- Все юридические лица. Никаких исключений по формам собственности, организационно-правовым формам, видам бизнеса и режимам обложения не предусмотрено.
- Все индивидуальные предприниматели, и даже частнопрактикующие лица при эксплуатации транспортных средств. Также нет никаких исключений для видов деятельности или режима обложения.
- Физические лица, которые ведут бизнес в качестве водителей такси (как заполнить путевку);
- Самозанятые граждане (плательщики НПД), которые не зарегистрированы как ИП, но являются перевозчиками такси.
Путевка обязательна для всех собственников и владельцев автотранспортных средств, которые используют ТС для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или для собственных нужд. Регистрировать эти документы на предприятии рекомендуется в специальном журнале учета путевых листов – форму и правила заполнения смотрите в нашей статье.
Не нужно оформлять путевки в 2025 году, только если автомобиль не покидает территорию предприятия. Другие ситуации, когда можно не оформлять путевой лист на служебный автомобиль, приведены в нашей статье.
Для чего нужны
Путевой лист для легкового автомобиля является обязательным документом. Правильно оформленная путевка, содержащая все обязательные реквизиты, необходима для достижения следующих целей:
- Документальное подтверждение расходов на топливо и прочие ГСМ, а также затрат на содержание авто. В частности, путевка подтверждает не только фактический расход ГСМ, но и оплату СТО, стоянок, платных парковок, провозную плату и прочие издержки, которые могут возникнуть при эксплуатации транспортного средства.
- Контроль над передвижением транспортного средства. Документ подтвердит не только маршрут движения авто, но и засвидетельствует техническую исправность ТС (техосмотр) и состояние водителя (медосмотр).
- Начисление зарплаты водителю. На основании отметок в путевом листе водителю начислят заработную плату, а также иные виды надбавок и доплат, предусмотренных положением об оплате труда или трудовым договором. Например, доплату за работу в ночное время, если рейс состоялся в ночные часы.
- Компенсационные выплаты персоналу, если в работе сотрудник использует личный автомобиль. Порядок начисления, размер и учет компенсаций работникам должен установить работодатель. Правила пропишите в локальных актах по организации.
Учтите, что речь идет только о правильно составленном путевом листе для легковушки. Если в документе содержатся ошибки или отсутствуют обязательные реквизиты, такой документ нельзя принять к учету. Смотрите в Системе Главбух, какие ошибки в путевках несут риски для компании, и как правильно их исправить в 2025 году.
Читайте также: путевой лист автобуса – форма 6 и 6-спец
Какой бланк путевого листа для легковых автомобилей использовать в 2025 году
Компании или предпринимателю, использующему в своем бизнесе легковой автотранспорт, необходимо правильно оформлять путевые листы. Для этого потребуется разработать и утвердить шаблон документа, который будет отвечать требованиям Минтранс и соответствовать положениям Закона о бухучете.
Важно! Не используйте в работе типовые формы, утвержденные Госкомстатом РФ №78 от 28.11.1997 года. Просто скачать бланк путевого листа легкового автомобиля по форме №3 недопустимо. Его необходимо доработать, то есть, добавить обязательные реквизиты.
Читайте также: форма и правила заполнения путевого листа на строительную машину
Вы вправе разработать собственные бланки документов, доработать типовые межотраслевые шаблоны или бесплатно скачать бланки путевого листа, разработанные экспертами журнала "Зарплата онлайн" на 2025 год. Документы согласованы с контролирующими ведомствами, поэтому смело используйте их в налоговом и бухучете. На выбор три варианта:
Вариант №1. Произвольная форма
Форму путевки можете создать самостоятельно. При этом будет проще учесть специфику деятельности именно вашей компании или ИП, а также предусмотреть важные нюансы осуществления перевозок, если это актуально для бизнеса.
Документ можете дополнить сведениями и данными, которые необходимы для ведения учета, как налогового, так и бухгалтерского. Например, включить информацию о рабочем времени для расчета зарплаты водителя или маршруте следования.
Шаблон путевого листа путевого автомобиля в произвольной форме:
Вариант №2. Доработанная типовая форма
Актуальный бланк путевого листа для легкового транспорта можно разработать на основании унифицированных форм, которые были утверждены еще в 1997 году. Включите все обязательные реквизиты, которые отсутствуют в стандартизированном шаблоне.
Бланк путевого листа легкового автомобиля (форма №3) в Excel:
Допустимо предусмотреть специальные поля для отражения дополнительных сведений о водителе, рейсе, перевозке или/и грузах.
Вариант №3. Электронный формат
Если в 2025 году решили вести путевые листы в электронном виде, что не запрещено на законодательном уровне, то разрабатывать форму не нужно.
Организации и ИП вправе составлять путевые листы в электронном виде – переход на электронные перевозочные документы добровольный (п. 9 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Решение оформлять путевой лист в электронном виде закрепите в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.
Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор. Оператор должен входить в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов (далее – операторы ИС ЭПД) при Минтрансе. С информацией об аккредитованных операторах ИС ЭПД можно ознакомиться на сайте Минтранса – mintrans.gov.ru. Заключать соглашения с контрагентами по вопросу обмена электронными путевыми листами не нужно.
Электронные путевые листы оформляются в электронном сервисе в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Пока в электронный формат не внесены изменения в соответствии с новыми правилами. При оформлении электронного путевого листа нужно будет заполнить соответствующие поля. Порядок направления в ГИС электронных путевых листов утвержден постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931 ( в редакции постановления Правительства от 25.03.2023 № 476).
Если вы решили перейти на электронные путевые листы, нужно получить электронные подписи всем сотрудникам, которые заверяют своей подписью отметки в путевом листе. Это водитель, медработник, ответственный сотрудник, назначенный руководителем, который ставит отметки о техническом контроле, выпуске транспорта на линию и показаниях одометра. Вносить сведения в электронный путевой лист можно будет как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах. Отметки о медосмотре врач может заверять только УКЭП.
При перевозке грузов водитель должен предъявить электронный путевой лист грузоотправителю для сверки (п. 15 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена путевыми листами, подписанный УКЭП, через оператора ЭДО. Вместо электронного путевого листа можно предъявить также его бумажную копию.
Учтите, что переход на электронные путевки, добровольный. Как правильно организовать переход, и что для этого нужно, читайте в системе Главбух.
Как утвердить бланк путевого листа для легкового автомобиля
Форму путевого листа для легкового авто, который планируете применять в 2025 году, нужно утвердить. Иначе у компании могут возникнуть проблемы с ФСН. Налоговики вправе не признать расходы по документам, формы которых не утверждены локальными актами.
Бланк утвердите в приложении к учетной политике на соответствующий календарный год. Смотрите инструкцию от Системы Главбух, как правильно составить учетную политику на 2025 год, как внести изменения и дополнения. Актуальные образцы и рекомендации экспертов с учетом последних изменений в законодательстве.
Изменения в учетную политику для утверждения нового бланка путевого листа для легкового автомобиля оформите отдельным приказом руководителя. Образец можно скачать бесплатно:
Важно! Не забудьте проверить бумажный бланк на полное соответствие требованиям Минтранс (Приказ №159 от 5 мая 2023 года). А также на содержание реквизитов, обязательных для бухгалтерской первички (ст. 9 Федерального закона №402 "О бухучете").
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля в 2025 году
Путевой лист должен отвечать двум категориям требований:
Во-первых, это требование к реквизитам путевки легкового авто от Минтранса с 1 сентября 2023 года (Приказ от 05.05.2023 года №159н).
Во-вторых, это требования к первичному учетному документу, то есть путевка должна содержать реквизиты бухгалтерского документа согласно положениям части 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ "О бухучете".
В 2025 году обязательными являются следующие реквизиты путевого листа для легкового автомобиля:
- Информация о сроке действия первичного документа.
- Сведения об ответственном лице, который непосредственно оформил путевку.
- Сведения о транспортном средстве, которое фактически используется (эксплуатируется):
- тип, марка, государственный номерной знак;
- показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и заезде;
- дата и время выезда с парковки и возвращения обратно на парковку;
- отметка о предрейсовом и послерейсовом осмотре технического состояния транспортного средства.
- Сведения о водителе или сразу о нескольких водителях, если одним ТС управляют несколько работников:
- фамилия, имя, отчество, СНИЛС, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
- сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре.
- Сведения о виде перевозки и виде сообщения.
Компания или ИП вправе дополнить путевки для легковушки любыми другими реквизитами, которые соответствуют специфике деятельности, характеру перевозки или особенностям транспортного средства. Например, включите в документ данные о маршруте следования. Для удобства можно воспользоваться нашей инструкцией, как заполнить путевой лист для ИП на своем транспорте. Такая информация будет актуальна для налоговиков, так как она подтверждает реальность и производственный характер поездки.
Важно! Используйте в работе актуальные образцы путевых листов, если эксплуатируете легковые автомобили в 2025 году. Готовые шаблоны уже содержат все обязательные реквизиты по требованиям Минтранс и бухучета.
Читайте также: образцы заполнения путевых листов 4-П и 4-С для грузовых машин
Образец самостоятельно разработанной формы
Заполнить путевой лист может любой сотрудник, которого назначили ответственным за оформление этого документа. Это может быть диспетчер, если в организации есть такая штатная единица, либо любой другой сотрудник. Например, менеджер или бухгалтер.
Скачать путевой лист по собственной форме – образец заполнения:
Образец заполнения путевого листа по форме №3
Когда оформляете путевые листы, заполняйте все реквизиты аккуратно и без ошибок. Неточности в путевом листе могут привести к тому, что при проверке инспекторы снимут расходы. За отсутствие путевого листа и ошибки в нем также возможен штраф, подробнее о санкциях читайте в Системе Главбух.
Новый путевой лист 2025 - скачать образец заполнения:
Сколько хранить путевые листы и нужно ли их вообще хранить, читайте в статье