Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале его отпуска. Причем это необходимо сделать не позднее, чем за две недели до начала отпускного периода по утвержденному графику. В статье актуальный образец уведомления о начале отпуска по графику в 2025 году.
Когда оформить уведомление о начале отпуска по графику в 2025 году
На основании положений части 3 статьи 123 ТК РФ, работодатель обязан уведомлять своих сотрудников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска, наступающего по графику отпусков. Сделать это необходимо не позднее, чем за две недели до начала отдыха. Работник должен расписаться в уведомлении, подтвердив тем самым, что ознакомлен с запланированной датой отдыха.
Если же сотрудник оформил отпуск без сохранения заработной платы, либо отправляется отдыхать не по утвержденному в компании графику отпусков (на основании письменного заявления от подчиненного), то составлять образец уведомления о начале отпуска не обязательно.
Наглядная схема поможет разобраться в вопросе, кому и когда выдать уведомление о начале отпуска в 2025 году. Используйте в работе, чтобы не допускать ошибок и минимизировать риски штрафных санкций со стороны контролеров.
По какой форме уведомить работника о начале его отпуска по графику в 2025 году
Законодательство не предусматривает стандартизированного шаблона или образца уведомления о начале отпуска сотрудника по графику в 2025 году. Поэтому работодателю придется подготовить документ в произвольной форме.
Обратите внимание, что уведомление не единственный документ, который требуется оформить при предоставлении оплачиваемого отпуска сотруднику. Подробную инструкцию по оформлению отпуска и образцы документов смотрите в Системе Главбух.
Образцы документов для оформления отпуска:
Работодатель вправе оформить извещение, уведомление, ведомость, ознакомительный лист, проект приказов или распоряжений, а также иных форм документов, которые позволят не только своевременно уведомить персонал, но и подтвердить соблюдение требований части 3 статьи 123 ТК РФ.
К содержанию уведомления о начале отпуска по графику в 2025 году предъявляют особые требования. Проверьте, чтобы в вашем шаблоне были раскрыты следующие аспекты:
- реквизиты работодателя: наименование компании, ИНН, ОГРН и адрес;
- название документа, а также номер и дата составления извещения о начале отдыха работника;
- фамилия, имя и отчество (при наличии), а также подразделение и должность работника, которого уведомляете о начале отпускного периода в 2025 году;
- фактическая дата начала отдыха по графику и дата его завершения;
- продолжительность – количество календарных дней отпуска, предоставляемые сотруднику компании по графику;
- подпись руководителя компании или иного уполномоченного лица;
- графа для даты и собственноручной подписи работника, подтверждающая, что сотрудник уведомлен об отпуске в соответствии с положениями Трудового кодекса.
Если образец уведомления о начале отпуска по графику в 2025 году составлено верно и раскрывает все обязательные реквизиты документа, то претензий от контролеров не будет. Как отмечали представители Минтруда и Роструда, уведомление может быть составлено в любой форме, главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты и информация (письма от 30 июля 2014 № 1693-6-1, от 22 марта 2012 г. № 428-6-1).
Уведомления о начале отпуска по графику: образец в 2025 году
Рекомендованный образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска работника по утвержденному графику выглядит следующим образом:
Извещение об отпуске подготовьте сразу в двух экземплярах: первый отдайте работнику, а второй с подписью об ознакомлении храните в отделе кадров организации. Чтобы сэкономить бумагу в компании, можно уведомлять работников следующими способами:
- Допускается разработать и вести журнал извещений. Включите в него графы: «Дата начала отпуска», «Дата извещения работника о предстоящем отпуске», «Подпись работника».
- Можно также дополнить график отпусков по форме № Т-7 графами 11 и 12. В одной сотрудник распишется в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой проставит число, когда его об этом уведомили. Такие же рекомендации – в письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1.
- Кроме того, разрешается заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске и ознакомить с ним сотрудника. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска будут соблюдены. И штрафы работодателю не грозят.
Если работник отказывается подписать уведомление о начале его оплачиваемого отпуска, потребуется оформить соответствующий акт в установленном законом порядке.
Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска по графику в 2025 году
За пренебрежение правилами уведомления персонала о начале отпусков по графику предусмотрены штрафные санкции. Так, за неуведомление работника о начале отпуска трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц, а также предпринимателя. Размер штрафа составляет для должностных лиц, например:
- руководителя организации, – от 1000 до 5000 руб.,
- для предпринимателя – от 1000 до 5000 руб.,
- для организации – от 30 000 до 50 000 руб.
За повторное совершение нарушения могут применить следующие административные наказания:
- для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- для предпринимателя – штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
- для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Такие меры ответственности предусмотрены в частях 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.