Персонифицированные сведения о физических лицах: как заполнить и сдать отчет

Персонифицированные сведения: что это за отчет

Перссведения о физлицах — отчет в налоговую инспекцию с информацией о сотрудниках: их личными данными и размером доходов. Все особенности прописаны в приказе ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11-878. Его компании и ИП сдают с 2023 года вместо аналогичного СЗВ‑М.

Как заполнить и сдать персонифицированные сведения о физлицах (замена СЗВ-М)

Чем перссведения и СЗВ-М отличаются друг от друга:

Персонифицированные сведения должны предоставлять все компании и ИП, если у них оформлены люди:

• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг (ГПД);
• договорам об отчуждении авторского права;
• лицензионным договорам о предоставлении права на использование произведений искусства, науки и литературы.

В числе прочих, перссведения сдают главы крестьянских хозяйств, адвокаты и нотариусы, при условии, что перечисляют зарплату или другие вознаграждения.

Работников нужно включить в отчет, если:

• договор ГПД или авторский есть, а выплат не было;
• они в этом месяце не получили зарплату, потому находились в отпуске без содержания или по другим причинам;
• с ними в отчетном месяце расторгнут контракт;
• это руководители, которым не начисляется зарплата;
• это волонтеры, которым произвели доплату сверх нормативов.

Компании и ИП, которые действуют на АУСН, освобождены от сдачи отчета (п. 2 ст. 18 закона об АУСН от 25.02.2022 № 17-ФЗ). Также как ИП, у которых нет работников и исполнителей, или которые нанимают самозанятых.

Не нужно сдавать персонифицированные сведения о физических лицах по гражданско-правовому договору, если он:

• не касается выполнения работ или оказания услуг (к примеру, договор купли-продажи, аренды, займа, дарения и другие);
• заключается с самозанятым и с вознаграждения взимают НПД, человек не ваш бывший сотрудник, который уволился менее двух лет назад, и он предоставляет чеки;
• подписан с человеком, у которого есть статус ИП.

Читайте также: где можно получить справку о самозанятости

Не знаете, надо ли включать физлицо в перссведения? Система Главбух поможет вам с этим.

Попробовать сервис по перссведениям

Читайте в нашей статье общую информацию по персданным: что это такое, какие виды бывают, как хранить и какая ответственность предусмотрена.

Как заполнить перссведения

Перссведения о физических лицах сдают по форме КНД 1151162, которую ФНС утвердила приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11-878. В банке две части. Это титульный лист и лист с информацией о сотрудниках.

На титульном листе отражают:

• ИНН.
• КПП для компаний.
• Номер корректировки — нужен для подачи уточнений.
• Код отчетного периода: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и так далее. При реорганизации компании: 71, 72, 73. При завершении работы ИП: AC — январь, AD — февраль, AE — март и так далее. Весь список кодов есть в приложении № 3 к приказу.
• Год.
• Код налоговой инспекции.
• Код места представления отчета: по месту нахождения компании — 214, по месту жительства ИП — 120. Список кодов — в приложении № 4 к приказу.
• Наименование компании или ФИО частного предпринимателя.
• ОГРНИП для ИП или главы КФХ.
• Код формы реорганизации или ликвидации компании.
• Код лишения полномочий или закрытия обособленного подразделения (ОП) — ставят, если уточняют сведения за ОП. Коды есть в приложении № 2 к приказу.
• Контактный номер телефона.
• Количество страниц отчета.
• Количество листов приложений. Если отчет сдает представитель — количество листов доверенности.

На листе с личными данными, отражают по каждому человеку:

• ИНН;
• СНИЛС;
• ФИО. Если отчества нет, ставьте прочерки;
• сумма выплат за отчетный месяц.

В строке 070 указывают суммы:

• зарплату и вознаграждения по договорам ГПХ;
• премиальные;
• отпускные и компенсации за неотгулянный отпуск;
• доплаты за работу в выходные дни, ночное время или сверхурочно;
• выплаты при командировках: суточные, средняя оплата труда, компенсация проезда и проживания;
• оплату первых трех дней больничного;
• материальная помощь.

Если начислений не было, ставьте «0».

Арендную плату, подарки, платежи по договорам купли-продажи не указывайте.

Строка 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной сдаче не заполняют. Она пригодится, когда допустите ошибки и будете подавать уточненные сведения.

Если расторгнут трудовой или иной договор с человеком, но в отчетном месяце он числился в качестве работника или исполнителя хотя бы один день, его требуется включить в отчет. Когда сотрудники уволены в прошлые месяцы, на них в отчет не нужно представлять. Исключение — если работник получил выплаты уже после увольнения.

На иностранных граждан персонифицированные сведения тоже подавайте. Это касается тех лиц, которые проживают или пребывают в России: постоянно или временно. У них может не быть отчества и ИНН — тогда оставляйте соответствующие поля пустыми.

Читайте также: как заполнить сведения о застрахованном лице для СФР

Образец заполнения

На титульном листе заполнили все необходимые поля. В ячейке «код по месту нахождения» указали 214 — место регистрации организации.

Скачать образец

В разделе с персональными данными и начислениями несколько блоков: строки 020-060 — данные работника, 070 — начисления.

Скачать образец

Персонифицированные сведения: куда сдавать и как

Если вы отчитываетесь за организацию, отправляйте отчет в ФНС по месту регистрации. Для обособленных подразделений (ОП) существуют нюансы, куда сдавать персонифицированные сведения:

• по месту учета самостоятельно при наличии отдельного расчетного счета, и если они сами платят налоги;
• в противном случае, по месту регистрации общий отчет подает головная организация.

Индивидуальные предприниматели отчитываются в налоговую по месту жительства.

В какой форме предоставлять отчетность? Если численность сотрудников — десять человек или меньше, вы можете сами выбирать формат: в электронном или бумажном виде. Когда список работников больше, допускается сдавать документ только в электронном.

Бумажные бланки можно отвезти в ФНС лично или по доверенности через представителя, либо направить по почте России. Электронные — через сайт ФНС или через программы бухучета: «СБИС Бухгалтерия», 1С Бухгалтерия или «Декларация ЮЛ» (бесплатная от ФНС). В любом случае необходима усиленная электронная подпись (как получить).

В СБИС есть особенность: если дополнительно зарегистрироваться в сервисе «Суперсверка», перед отправкой отчета можно проверить согласованность данных в трех отчетах:

• расчете по страховым взносам (РСВ);
• персонифицированным сведениях;
• ЕФС-1.

Вы сразу увидите, есть ли противоречия: кого из сотрудников забыли или, напротив, ввели дважды. Исправленный отчет тоже можно отправлять из «Суперсверки».

Срок сдачи персонифицированных сведений

Крайний срок сдачи персонифицированных сведений — 25 число каждого месяца. При этом, если срок сдачи выпадает на выходной, то представить отчет надо в первый рабочий день. Например, перссведения за апрель 2025 нужно сдать не позже 26 мая, поскольку 25 мая приходится на воскресенье. 

ФНС пояснила: можно не сдавать перссведения за месяцы, то есть за март, июнь, сентябрь и декабрь, когда предоставляете РСВ (письма от 06.03.2023 № БС‑4‑11/2593@ и от 28.03.2023 № БС‑4‑11/3700@). За эти периоды налоговая получает необходимые данные из выписки из раздела 3 РСВ. Если перссведения и РСВ отправите вместе — ошибки не будет. Ведь согласно налоговому законодательству, отчет требуется отправлять ежемесячно.

Сроки сдачи персонифицированных сведений в 2025 году

Настроить и скачать свой календарь бухгалтера

Не запутаться со сроками сдачи отчетности и уплаты налогов поможет Календарь бухгалтера от Системы Главбух. 

Штраф за несвоевременное предоставление персонифицированных сведений

Штраф за несвоевременное предоставление персонифицированных сведений или подачу не вовремя, не предусмотрен. Но по ст.15.6 КоАП РФ могут наказать ответственное лицо на 300 ₽ – 500 ₽.

Несмотря на отсутствие штрафа за персонифицированные сведения, налоговая вправе применить санкции: за каждый документ — штраф 200 ₽ (п.1 ст. 126 НК РФ). Если вы обязаны сдавать электронный документ, а отправляете бумажный, нарушение обойдется в 200 ₽ (ст. 119.1 НК РФ).

Персонифицированные сведения — нулевой отчет: сдавать или нет

Кто-то из бухгалтеров сомневается: если нет начислений, сдавать или нет нулевой отчет по персонифицированным сведениям. Этот отчет не может быть нулевыми. Даже если доходов в отчетном периоде не было, нужно заполнить сведения о сотрудниках, а поле 070 оставить пустым.

Пример. В ООО «ТехИнновации» работают директор, которому в мае не начислялась заработная плата и водитель, который весь месяц был в отпуске за свой счет.

Несмотря на отсутствие начислений, необходимо подать персонифицированные сведения о застрахованных лицах. Указать информацию о сотрудниках, а в поле 070 поставить прочерки.

Как быть, если нет сотрудников? Нужно указать ФИО, ИНН и СНИЛС генерального директора, ведь без него организация не может существовать.

Читайте также: Доверенность от имени физического лица на представление интересов

Часто задаваемые вопросы

Отчет перссведения — что это такое?

Это отчет, который все работодатели обязаны представлять в ИФНС и указать в нем информацию о сотрудниках: личные данные и сумму доходов. Этот отчет с 2023 года заменил СЗВ-М.

Кто должен сдавать персонифицированные сведения о застрахованных лицах?

Отчетность должны предоставлять все юридические лица и ИП. Это относится к тем, у кого наняты сотрудники по трудовым договорам, договорам ГПД, договорам об отчуждении авторских прав и лицензионным контрактам. За исключением компаний на АУСН и ИП без персонала.

Перссведения: нужно ли сдавать нулевой отчет?

Нулевого отчета не бывает. Поэтому ответ на вопрос: нужно ли сдавать персонифицированные сведения о физических лицах если нет начислений, однозначный. Даже когда у человека нет доходов за отчетный период, все равно требуется заполнить информацию, а в доходах ничего не отражать. И даже когда у юрлица нет работников, нужно отразить сведения о гендиректоре. Это не касается ИП.

Читайте также: Как составить положение об обработке персональных данных: пример для работодателей