Новую форму согласия на обработку персональных данных необходимо получить, если вы собираете личные или частные сведения о физическом лице, которые позволяют его идентифицировать. С 30 мая 2025 года требования к обработке персданных ужесточаются и грозят миллионными штрафами за их нарушение. Мы подготовили образцы согласий на обработку персональных данных для разных ситуаций с учетом всех требований 152-ФЗ и рассказали, в каких случаях применять ту или иную форму в 2025 году.
- 1. Когда обязательно взять согласие на обработку персональных данных
- 2. Когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных
- 3. Согласие на обработку персональных данных: скачать бланк 2025 года
- 4. Согласие на распространение персональных данных: скачать бланк 2025 года
- 5. Согласия для работы с персональными данными: образцы 2025 года
- 6. Может ли сотрудник отозвать согласие на обработку персональных данных
Когда обязательно взять согласие на обработку персональных данных
Обработка персональных данных – это любое действие, совершаемое оператором в отношении личной информации, позволяющей идентифицировать человека. Это может быть ряд взаимосвязанных манипуляций, совокупность действий. Операции по обработке обычно совершаются при помощи специализированных технических средств.
Если по Закону №152-ФЗ у оператора нет права работать с персональными данными без разрешения, то потребуется оформить заявление на обработку персональных данных. В противном случае, компании придется заплатить многомиллионные штрафы.
Согласие – это документ, подтверждающий разрешение владельца частной информации предоставить возможность оператору совершать конкретные действия с его персданными. Заставить человека оформить согласие нельзя. Если же владелец является недееспособным, то предоставить разрешение может его официальный (законный) представитель.
Работодатели получают согласие от работников для достижения следующих целей:
- Соблюсти требование российского законодательства. Например, чтобы заключить трудовой контракт с новым специалистов, или передать информацию о сотруднике в Соцфонд для расчета пособия.
- Содействовать в оформлении трудовых отношений, получении образования, повышения по карьерной лестнице. Например, запрашиваете персданные у работника, чтобы направить его на повышение квалификации.
- Обеспечить сохранность имущества. К примеру, получаете личные сведения о работнике, чтобы организовать и вести учет материальных ценностей, заключить договор с материально-ответственным лицом, установить видеонаблюдение в помещениях нанимателя.
А вот получать и обрабатывать сведения, которые не совпадают с рабочими целями, работодатель не вправе. Нельзя использовать такие персданные, даже если сотрудник не против их обработки. Такие правила установили в пункте 3 части 1 статьи 86 ТК РФ.
Работодателю приходится работать с личными данными сотрудников. А в некоторых случаях еще и передавать сведения третьим лицам. В большинстве случаев на это требуется согласие человека, его оформляют в письменном виде.
Когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных
Для работодателя получить разрешение на использование персональных данных в работе – первостепенная задача. Причем личная информация может применяться исключительно в рабочих целях. Пока согласия на руках нет, пользоваться данными незаконно. Тем более передавать частные сведения о человеке третьим лицам без соответствующего дозволения не допустимо. Но есть ситуации, при которых персданные можно обрабатывать и без разрешения субъекта.
Действующее законодательство предусматривает сразу несколько исключений, когда с персданными можно работать без письменного разрешения гражданина. Обозначим ключевые моменты:
- Для обеспечения защиты жизни и здоровья человека, когда получить согласие от субъекта не представляется возможным. Например, работодатель имеет полное право передать сведения о своем работнике в медицинские и спасательные службы при наступлении чрезвычайной ситуации.
- Для выполнения непосредственных обязанностей нанимателя, регламентированных на законодательном уровне. Например, работодатель обязан передавать личную информацию о своих подчиненных в Социальный фонд, Налоговую службу, военный комиссариат. В частности, это вся персонифицированная отчетность по форме ЕФС-1, налоговые расчеты 6-НДФЛ и РСВ, сведения о военнообязанных и лицах призывного возраста.
- Для публикации сведений о наемном персонале в сети Интернет. Это требование распространяется не на все организации. Например, учреждения здравоохранения и образования должны размещать данные о стаже и квалификационном уровне своих работников. Обычно на сайте организации публикуют ФИО, информацию об образовании и опыте работы.
- Для самостоятельной организации пропускного режима на территории предприятия. Если компания относится к охраняемым объектам, то наниматель может использовать ПДн работников, чтобы создать пропускной режим системы безопасности. Также могут запрашиваться перссведения посетителей, например, когда работник службы охраны записывает ФИО и паспортные данные в журнал посещений.
- Для оформления документов о направлении сотруднику в служебные командировки. Например, чтобы заказать и оплатить проездные билеты, заключить договор на аренду гостиничного номера, оплатить дополнительные услуги, необходимые для решения трудовых задач во время служебной командировки.
- Для исполнения судебного решения или договора, стороной которого является владелец частной информации. Например, работник предоставил нотариальное соглашение о выплате алиментного содержания на своих несовершеннолетних детей.
- Для выявления медицинских противопоказаний и запретов к труду. Вообще сведения о состоянии здоровья человека не являются обязательными при оформлении трудоустройства по статье 65 ТК РФ. Но такие данные могут потребоваться в силу положений других законодательных актов. Например, требовать сведения о состоянии здоровья нужно при приеме на работу с вредными или опасными условиями труда. Эти ПДн могут быть затребованы и без согласия человека.
- Для обработки частной информации о родственниках сотрудника. Такая практика наиболее распространена в бухгалтерском отделе. Так как именно бухгалтер обрабатывает персданные родственников работника, чтобы предоставить налоговые вычеты, правильно рассчитать социальное пособие, взыскивать алименты по исполнительным документам и прочее.
- Для предоставления ответов на запросы из государственных органов (правоохранители, безопасность, судебные инстанции, трудовые инспекции и так далее). Работодатель обязан ответить на запрос, но только когда в тексте такого запроса прямо прописаны цели получения частных сведений. Соответственно и орган, истребующий персданные, должен обладать специфическими полномочиями. Если же информацию запрашивают иные компании, то предоставлять сведения о работниках без их согласия нельзя.
Такие правила установили в пунктах 2–11 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Дополнительно об исключениях рассказывал и Роскомнадзор (смотри разъяснения от 14.12.2012 года).
Обратите внимание: оформлять согласие на обработку персональных данных не надо, если вы заключаете договор с самозанятым или ИП. В этом случае персданные нужны для оформления сотрудничества.
Если же информация будет использоваться для других целей, например, рекламных рассылок, то оформить согласие надо.
Согласие на обработку персональных данных: скачать образец 2025 года
Документальное разрешение или согласие на обработку персданных можно оформить на бумажном носителе или в цифровом формате. Бумажный формуляр владелец частной информации заверяет собственноручной подписью. Электронный документ потребуется удостоверить электронной подписью. Можно использовать простую ЭЦП или усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), так как в Законе №152-ФЗ специфических требований не предусмотрено.
Согласие на обработку персданных - это стандартный шаблон документа, который подойдет для большинства ситуаций. Возьмите письменное разрешение (на бумаге или в электронном виде), так как работать с перссведениями без согласия в 2025 году опасно. Законодатели повысили штрафы за нарушения до 500,0 миллионов рублей.
Проверьте, чтобы в документе были обозначены ключевые аспекты:
- Наименование оператора (название фирмы-работодателя или ФИО ИП).
- Место и дату оформления документа.
- ФИО, реквизиты паспорта и контактные данные владельца (работника).
- Полный перечень частных данных о работнике, на обработку которых оформляется дозволение.
- Перечень действий, как будут обрабатывать ПДн.
- Цели обработки. В нашем случае, для исполнения условий трудового контракта.
- Срок действия разрешения, возможность и порядок отзыва.
- Подтверждение факта добровольного оформления документа.
- Собственноручная подпись с расшифровкой. Либо ЭЦП.
Скачайте образец согласия на обработку персональных данных, составленный с учетом всех требований закона № 152-ФЗ:
Согласие на распространение персональных данных: скачать образец 2025 года
Распространение – это предоставление информации неограниченному кругу лиц, например, публикация информации о сотруднике на сайте компании. В согласии на распространение работник вправе указать:
- Какую информацию о себе он разрешает распространять,
- Какую информацию он запрещает распространять,
- Условия и запреты на определенные действия с данными,
- Ресурсы, на которых разрешается размещать сведения.
Скачать образец
Согласия для работы с персональными данными: образцы 2025 года
Образец согласия на обработку биометрических персональных данных
Такой документ будет необходим, если компания планирует установить видеонаблюдение за работниками или организует фотофиксацию пропуска персонала на территорию работодателя. Без разрешения сотрудника использовать фото и видео материалы будет не законно. А это риски привлечения к административной ответственности.
Образец может выглядеть так:
Если работник не даст согласие, то пропускать его на территорию можно по паспорту, либо по пропуску без фото. Вести видеонаблюдение за таким работником можно, но использовать записи для идентификации нельзя. Например, наниматель не сможет приложить видеозапись, как подтверждение факта нарушения, если сотрудник отказался дать разрешение на обработку биометрических ПДн.
Важно! Работодатель может не получать согласие сотрудника, если на основании закона проходить на территорию организации можно только с использованием биометрических персданных. Например, это правило актуально для объектов топливно-энергетического комплекса. Если сотрудника не допустили на территорию работодателя, поскольку он отказался фотографироваться или не предоставил свою фотографию, его можно уволить за прогул.
Согласие сотрудника на видеосъемку на работе
При внедрении системы видеонаблюдения в офисных и производственных помещениях работодателя, нужно получить согласие. Но не всегда.
Например, если камера не позволяет идентифицировать лицо человека (фиксирует только облик, одежду), то разрешение не нужно. Если же по записи можно узнать лицо, слышать голос работника, то без согласия использовать видео нельзя.
Образец:
Разрешение человека не требуется, когда ведение видеонаблюдения осуществляется в государственных или общественных интересах, в общедоступных местах и на публичных мероприятиях. Также согласие не требуют в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Например, законодательством об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму.
Согласие сотрудника на обработку персональных данных оператором связи
Такой образец потребуется, если наниматель обеспечивает своих подчиненных сотрудников корпоративной мобильной связью. Например, чтобы оформить СИМ-карту на нового специалиста, компании необходимо предоставить оператору сотовой связи данные о работнике. Именно на такой формат обработки персданных и нужно получить письменное дозволение.
Согласие на обработку персональных данных сотрудника в части трудового стажа
Отдельное письменное разрешение потребуется получить от работника, чтобы легально обрабатывать сведения о его трудовом стаже. Например, когда заводите на новичка электронную трудовую книжку. Ведь эти сведения придется регулярно предоставлять в СФР для обеспечения полноценного персонифицированного учета.
Согласие на обработку персданных при прохождении предрейсового медосмотра
Работодатель обязан организовать медицинский осмотр за счет собственных средств. Причем для отдельных категорий персонала потребуется не просто регулярные медкомиссии, но и ежедневные предрейсовые осмотры врачей.
При организации медосмотра персданные работников должны быть переданы в медицинское учреждение. Чтобы сделать это на законных основаниях, получите согласие сотрудника:
Образец согласия соискателя на обработку персональных данных
Возьмите это согласие у граждан, которых собеседуете при трудоустройстве на работу.
Образец согласия на обработку персональных данных для интернет-магазина
Образец согласия на получение персональных данных у третьих лиц
Компания вправе разработать и утвердить собственный шаблон согласия, чтобы использовать его в работе. В таком случае, готовый образец предоставляют работнику на подпись. Чтобы составить идеальное согласие, рекомендуем использовать онлайн сервис в Системе Главбух:
Может ли сотрудник отозвать согласие на обработку персональных данных
По действующим требованиям документальное согласие на обработку персданных должно быть конкретным, информированным, сознательным, предметным и однозначным. Это означает, что в разрешительном формуляре нужно установить:
- конкретную цель обработки,
- перечень личной информации, которая будет обрабатываться,
- чьи персданные будет использованы для обработки,
- кто выступает оператором обработки.
Также в тексте может быть зафиксирован период, в течение которого разрешения является действительным. Например, документ может действовать год, или признаваться легитимным в течение всего срока действия трудового договора. Условие о продолжительности действия согласия субъект устанавливает самостоятельно.
Кроме того, у владельца частной информации есть полноценное право отозвать свое разрешение в любое время. Следовательно, работник может отозвать ранее данное согласие в любой момент. Для этого достаточно подать соответствующий документ о прекращении действия разрешения.
Например, если сотрудник отзовет свое согласие на обработку биометрических данных, то хранить или запрашивать фото и видео с участием этого работника наниматель не сможет. Также работодатель не сможет снимать видео или делать фотофиксации, даже если это нужно для пропуска на территорию режимного предприятия. Такие правила установили в части 3 статьи 11 Федерального закона от 17.07.2006 № 152-ФЗ.
Документы, которые нужны каждому бухгалтеру