Электронные трудовые книжки - это самое ожидаемое обновление 2020 года. Чиновники уже разработали примерные образцы и правила составления. Законопроекты уже прошли первое чтение. Скоро изменения опубликуют, и работодателям придется перейти на цифровые документы. Актуальные образцы электронных книжек можете скачать в статье.
Изменение в ведении кадрового учета с 2020 года
Ввод электронной трудовой книжки (ЭТК) - это ключевое изменение 2020 года, которые коснется правил ведения кадрового учета в России. Планируется отказаться от бумажных формуляров в пользу цифровой документации. Электронный бланк позволит трудящимся получать актуальные сведения о своей трудовой деятельности через специализированные сервисы ПФР и единый портал Госуслуг. Для работодателей ЭТК - это новые возможности ведения кадрового учета в упрощенном формате.
Бумажные бланки не отменят. Физический носитель информации можно сохранить и продолжить заполнение. Документ будет оформляться столько, сколько это нужно работнику. Но чтобы работодатель продолжил ведение бумажного носителя требуется письменное заявление от работника.
При отказе от бумажной документации, работники смогут оформить бумажную выписку при необходимости. Информация предоставляется работодателями (бывшими и нынешними), представителями ПФР или МФЦ. Причем информация в государственных органах формируется без какой-либо привязки к месту жительства. То есть, получить выписку можно в любом территориальном отделении МФЦ или Пенсионного фонда России.
Как изменится законодательство
Чиновники планируют изменить три ключевых законодательных акта. Первое изменение коснется норма ТК РФ. Второй корректив затронет закон №27-ФЗ "О персонифицированном учете". И заключительное - нововведение изменит КоАП, в части административных правонарушений. Обозначим суть корректировок в таблице:
|
Законодательная норма |
Что изменится с 2020 года |
|---|---|
|
Планируют ввести новую статью 66.1 ТК РФ |
Положения новой статьи 66.1 ТК РФ утвердит возможность ведения кадрового учета трудовой деятельности работников в электронном виде. По сути, это введение ЭТК в оборот. |
|
Новый раздел в законе №27-ФЗ от 01.04.1996г. |
Обновленные положения закона вводят обязанность для работодателей подавать ежемесячную отчетность в Пенсионный фонд. Именно эти новые отчеты станут новым форматом ЭТК. |
|
Новые положения КоАП РФ. |
Кодекс административных правонарушений дополнят штрафными санкциями в отношении работодателей, нарушивших правила ведения ЭТК и представления электронной отчетности в ПФР. |
Корректировки действующего законодательства в форме законопроектов уже внесены на рассмотрение в Госдуму. Планируется, что нормативы примут уже на осенней сессии.
Преимущества электронных формуляров
Введение ЭТК имеет сразу несколько преимуществ перед бумажной документацией. Так, ввод электронного кадрового учета позволит:
- беспрепятственный доступ работника к сведениям о его трудовой деятельности;
- сокращение до минимума ошибок и неточностей в оформлении кадров;
- открывает дополнительные возможности трудоустройства дистанционно;
- затраты на приобретение и оформление трудовых книжек сократится;
- оформление пенсий не потребует представления дополнительных документов от работодателя, все сведения подаются электронно;
- получение государственных услуг по данным ЭТК;
- повышенный уровень безопасности в части сохранности данных трудящихся;
- позволяет оперативно получать аналитические сведения о трудовой деятельности.
Полностью отказываться от бумажных книжек не обязательно. Работник вправе требовать от работодателя, чтобы физический носитель оформлялся вместе с ЭТК.
Переходный период
Переход на ЭТК предусматривает добровольный порядок. Отказаться от бумажного носителя и полностью перейти на цифровой документооборот решают работники. Те трудящиеся, которые уже имеют трудовой стаж, должны определиться до конца 2020 года. А вот те работники, которые трудоустроятся в 2021 году - выбирать уже не смогут. Для таких сотрудников - ЭТК вводится по умолчанию.
Чтобы сохранить документ, подайте на имя работодателя письменное заявление в произвольной форме. Стандартного формуляра обращения не предусмотрено. В заявлении укажите необходимость ведения бумажной трудовой книжки. Срок указывать не нужно. Трудящимся, которые не подадут письменного заявления на имя работодателя, в начале 2021 года трудовые книжки выдадут на руки.
Получив заявление, работодатель будет обязан заполнять электронные и бумажные бланки параллельно. Наниматель не вправе отказать работнику. Законодательством этого не предусмотрено.
Структура нового электронного документа - трудовой книжки с 2020 года
Новый формат ЭТК сохранил в себе практически все сведения, которые предусматривал бумажный бланк. Работодателю придется отразить в цифровом документе следующую информацию о трудоустроенном:
- место работы.
- периоды трудоустройства.
- должность (специальность, профессия).
- квалификация (класс, категория, разряд, уровень квалификации).
- даты приема, увольнения, перевода на другую должность/работу.
- основания прекращения трудового соглашения/контракта/договора.
Новые правила для работодателей с 2020 года
В отношении российских нанимателей, чиновники не предусмотрели добровольного перехода. С начала 2020 года каждый работодатель будет обязан ежемесячно отчитываться в ПФР о трудовой деятельности подчиненных. Именно на основании ежемесячной формы отчетности будут формироваться сведения для ЭТК. Информация будет передаваться в Пенсионный фонд в рамках действующего формата взаимодействия.
Изменения в законодательстве требуют от нанимателя дополнительных действий. Так, наниматель обязан в письменной форме уведомить работников о планируемом изменении - переходе на ЭТК. К тому же, работодатель должен оповестить о праве сотрудников сохранить бумажный формуляр. Допускается утвердить специальный бланк заявления. При необходимости, работодатель должен обновить локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договора.
С 2021 года нанимателю придется подавать сведения в ПФР не позднее одного рабочего дня, с момента издания приказа о кадровом изменении. Например, при утверждении приказа о приеме на работу или о расторжении трудового договора, в Пенсионный фонд нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня.
СЗВ-ТД: бухгалтер или кадровик должен сдавать новый отчет
Вместо старых трудовых введут новый отчет - СЗВ-ТД. Эксперты журнала «Зарплата» рассказали, кто должен сдавать новый отчет.