Зарплата

Суточные при загранкомандировках в 2020 году: нормы и учет

23 октября 2019
77
Средний балл: 0 из 5

Для поездки за границу суточные выдаются по особым правилам. В статье – всё о суточных при загранкомандировках в 2020 году: нормы, учет, примеры расчета.

Точный размер суточных в зарубежных командировках установлен только для бюджетников. Частные компании сами разрабатывают размер и правила выдачи. Может получиться так, что работодатель увеличит себе налоговую нагрузку сверхлимитными суточными.

Размер суточных при загранкомандировках 2020

Законодательством установлены размеры суточных только для бюджетников, отправленных в рабочую поездку за границу. Полный перечень приведен в Приложении 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005г. № 812. Приведем несколько примеров:

Страна

Суточные в долларах США

Армения

57

Болгария

55

Венгрия

61

Германия

65

Египет

60

Италия

65

Китай

67

Для частный предприятий норм суточных в законодательстве нет. Каждый работодатель может сам установить размер выплат для зарубежной рабочей поездки. Например, можно ориентироваться на суммы, действующие для бюджетников. Причем допускается устанавливать разные суммы для поездок в разные страны. Установленные суммы фиксируются в локальных актах компании, например, в приказе руководителя:

Суточные при загранкомандировках в 2020 году нормы и учет

Хотя размер суточных законодательством не ограничен, в ст. 217 и 422 НК РФ утверждена пороговая сумма – 2 500 рублей:

  • Суточные в размере 2 500 руб. или меньше не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами,
  • Сумма превышения над 2 500 руб. облагается и НДФЛ, и страховыми взносами.

Суточные при загранкомандировках 2020: как рассчитать

Рассчитать размер суточных очень просто: оплате подлежат все дни поездки. День отъезда и день возвращения тоже берутся в расчет. Если сотрудник уехал 20 января, а вернулся 25 января 2020 года, то суточные нужно выдать за шесть дней. Но нужно учитывать несколько правил.

Во-первых , установлены правила для определения даты отъезда и возвращения. Еще нужно учитывать время проезда до вокзала или аэропорта, если они находятся за чертой города. Правила установлены Положением о направлении в командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008г. № 749:

Дата, время условия отъезда или приезда

Как определить первый или последний день командировки

Сотрудник выезжает 20 сентября в 23.45

День отъезда – 20 сентября

Самолет вылетает 20 сентября в 01.00. Для прохождения таможни сотрудник прибыл в аэропорт 19 сентября в 23.00

День отъезда – 19 сентября

По расписанию вылет 20 сентября в 20.30. Сотрудник прибыл в аэропорт к 18.00 для прохождения таможни. По погодным условиям вылет задержан до 03.00 часов 21 сентября

День отъезда – 20 сентября

Таможенный досмотр в аэропорту начинается 25 сентября в 00.30. Путь из города до аэропорта на такси занимает 45 минут

День отъезда – 24 сентября

Поезд прибывает на вокзал 30 августа в 23.30

День приезда – 30 августа

Поезд прибывает 24 августа в 00.05

День приезда – 24 августа

По расписанию самолет должен был прилететь 25 августа в 23.00. По погодным условиям рейс фактически прибыл 26 августа в 01.00

День приезда – 26 августа

Во-вторых, в расчет берутся даты отъезда и приезда, и все дни между ними. Если во время поездки сотрудник заболел, командировка продлевается на время лечения. За эти дни работодатель тоже выдает суточные.

В-третьих, заграничные суточные выдаются только за дни пребывания за рубежом. При этом дни пересечения границы РФ учитываются так:

  • День выезда за границу РФ – это день пребывания за границей, суточные выдаются по иностранным нормам,
  • День возврата на территорию РФ – это день в России, суточные выдаются по российским нормам.

Пример

Сотрудник отправился в командировку в Германию с 20 по 25 января 2020 года. В локальных актах компании для поездок в Германию установлены суточные в размере 60 евро. А для поездок по России – 700 руб. Бухгалтерия рассчитает суточные так:

  • За 20 января (день выезда за границу РФ) выдаются «иностранные» суточные 60 евро,
  • За дни пребывания в Германии (с 21 по 24 января) суточные – по 60 евро за каждый день,
  • За 25 января (день пересечения границы РФ в обратном направлении) – «российские» суточные 700 руб.

Во время поездки работник может побывать в нескольких странах. Если для них установлены одинаковые суточные, вопросов не возникает. Если суточные в этих странах выдаются в разных размерах, то действует то же правило пересечения границ. Поясним на примере.

Пример

Сотрудник отправился в командировку:

  • Германию – с 20 по 25 января 2020 года,
  • В Болгарию – с 25 по 28 января,
  • В Австрию – с 28 по 31 января.

В локальных актах компании установлены суточные:

  • Для поездок по России – 800 руб.,
  • Для поездок в Германию – 60 евро,
  • Для поездок в Болгарию – 55 евро,
  • Для поездок в Австрию – 58 евро.

Бухгалтерия рассчитает суточные так:

Дата

Сумма

20 января – день выезда за пределы РФ в Германию

60 евро

С 21 по 24 января – пребывание в Германии

60 евро в день

25 января – выезд из Германии в Болгарию

55 евро

С 26 по 27 января – пребывание в Болгарии

55 евро в день

28 января – выезд из Болгарии в Австрию

58 евро

29 и 30 января – пребывание в Австрии

58 евро в день

31января – пересечение границы РФ в обратном направлении

800 руб.

Суточные при загранкомандировках 2020: как выдавать

Порядок выдачи суточных определяет работодатель. Решение закрепляют в локальных актах компании, например, в положении о командировках.

Когда выдавать

Суточные – это денежные средства, которые работодатель выдает сотруднику для компенсации неудобств, связанных с поездкой. Сразу скажем, что отчитываться о расходовании этих денег работник не обязан. Как правило, эти средства идут на оплату питания, поскольку работнику приходится жить вне дома. Выдать денежные средства нужно до поездки, иначе теряется смысл суточных.

Какие документы оформить

Для бухгалтерии достаточно приказа о направлении сотрудника в командировку. Если в нем размер суточных не указан, то понадобится второй локальный акт, в котором закреплены точные суммы. А требовать от работника дополнительное заявление не нужно.

Валюта

Работодатель может выдать суточные в валюте или в российских рублях. Если выдаются рубли, сотрудник сам купит валюту. В бухгалтерию он должен принести справку из банка о покупке валюты.

Способы выдачи

Выдать суточные можно одним из способов:

  • Наличными из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру, так можно выдавать и рубли, и валюту,
  • Сумму в рублях можно перевести на банковскую карту сотрудника. Но в назначении платежа обязательно указать, что это суточные. В противном случае придется платить НДФЛ и взносы со всей суммы.

Суточные при загранкомандировках 2020: налоги

По налогу на прибыль вся сумма суточных полностью учитывается в расходах. Никаких лимитов и ограничений нет, вся выданная сумма идет в расходы. Единственное условие – суточные, выданные в иностранной валюте, придется пересчитать в рубли. Если из кассы работник получил валюту, пересчет делается по курсу Центробанка на дату выдачи (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Расходы по налогу на прибыль, руб.

=

Суточные в валюте за день

х

Официальный курс ЦБ на день выдачи суточных

х

Количество дней, оплаченных в валюте

В расходы суточные списываются датой утверждения авансового отчета.

НДФЛ начисляется на сверхлимитные суточные. Напомним, что в любой загранкомандировке как минимум один день (день возвращения) оплачивается российскими суточными. Поэтому расчет налоговой базы по НДФЛ всегда будет состоять минимум из трех шагов:

Шаг

Что рассчитать

Как рассчитать

1

Налоговая база с суточных по России

Сумма, выданная работнику, минус 700 рублей

2

Налоговая база с заграничных суточных

Сумма, выданная работнику, минус 2 500 рублей

3

НДФЛ

13% от совокупной налоговой базы

Возможные дополнительные шаги:

  • Если суточные выданы в валюте, их придется пересчитать в рубли по курсу Центробанка на день выдачи,
  • Если работник посетил несколько стран с разными нормами суточных, нужно пересчитать каждую сумму в рубли.

Такой же порядок действует в отношении страховых взносов.

Суточные при загранкомандировках 2020: учет

Выше мы рассказали, что выдать работнику суточные бухгалтерия может в рублях или в валюте. Сумма, выданная в валюте, списывается в расходы в рублях. Пересчет производится по официальному курсу на дату выдачи.

Пример

Перед поездкой работник получил в кассе предприятия суточные на 5 дней командировки в размере:

  • За 4 дня за границей – по 60 евро за день, получено наличными евро,
  • За 1 день в России – 700 руб., получено наличными рублями.

Официальный курс ЦБ на дату выдачи – 71 руб. После возвращения работник сдает авансовый отчет и указывает полученные суточные. Бухгалтер пересчитывает евро в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи. На дату утверждения авансового отчета делает проводку:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 60 * 71 * 4 + 700 = 17 740 руб.

Если работнику выдан рублевый эквивалент, он должен принести в бухгалтерию справку из банка, в котором покупал валюту:

  • Списание суточных в расходы производится по курсу, указанному в справке,
  • Если справка отсутствует, суточные рассчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета.

Такой порядок приведен в Письме Минфина от 31.03.2011г. № 03-03-06/1/193.

Пример

Перед поездкой работник получил в кассе предприятия суточные на 5 дней командировки в размере 30 000 руб. Четыре дня он проводит за границей, на пятый день возвращается в Россию. В локальных актах зафиксированы размеры суточных:

  • В заграничных поездках – 100 евро в день,
  • По России – 700 руб. в день.

Ситуация №1. Допустим, работник принес справку о покупке валюты, в которой отражен курс 71,05 руб. Тогда на дату утверждения авансового отчета бухгалтер сделает проводки:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 100 евро * 71,05 * 4 дн. + 700 руб. = 29 120 руб.

Поскольку работник получал из кассы 30 000 руб., он должен вернуть 30 000 – 29 120 = 880 руб. (другие расходы в расчет не принимаем).

Налоги и взносы:

  • Необлагаемая база по загрансуточным: 2 500 руб. * 4 дн. = 10 000 руб.,
  • Сверхнормативные загрансуточные: 100 евро * 71,05 * 4 дн. – 10 000 руб. = 18 420 руб. – эта сумма облагается НДФЛ и взносами,
  • Суточные по России налогами не облагаются, поскольку выплачены в пределах лимита.

Ситуация №2. Если работник справку не принес (например, потерял), делается такая же проводка, но конвертация рублей осуществляется по официальному курсу. Допустим курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета равен 70 руб.:

Дебет 26 – Кредит 71 на сумму: 100 евро * 70 * 4 дн. + 700 руб. = 28 700 руб.

Поскольку работник получал из кассы 30 000 руб., он должен вернуть 30 000 – 28 700 = 1 300 руб. (другие расходы в расчет не принимаем).

Как оплатить день выхода на работу из командировки

Если рабочий день совпал с днем командировки, нужно решить, какие отметки ставить в табеле, какие выплаты начислить, платить ли суточные. В статье эксперты журнала «Зарплата» рассказали, как принять решение, привели образцы записей в локальном нормативном акте, заполнения табеля, подготовили примеры расчета выплат.

Как оплатить день выхода на работу из командировки, если...

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
… и продолжить чтение
Зарегистрироваться
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами «Зарплаты». Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.