Зарплата

Образец служебной командировки на 2019 год

15 июля 2019
456
Средний балл: 0 из 5

Разберемся, как правильно подготовить служебную записку на командировку в 2019 году, в статье смотрите образецы, который подготовили, эксперты журнала "Зарплата". Все образцы находятся в свободном доступе и их скачать.

Кто составляет служебную командировку и когда

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года.

В тоже время может понадобится документ, в котором необходимо зафиксировать цели и задачи запланированной поездки. Таким документом может быть служебная записка. Ее составляет сам командированный работник, с целью подтвердить время пребывания и траты, понесенные в служебной поездке. Такой формуляр заполняется для выездов, сроки которых не могут быть подтверждены документально. К примеру, если работник отправляется на личном или служебном транспорте.

В тоже время, служебка не является документом, подтверждающим понесенные расходы. Например, работник отправился в командировку на собственной машине. В записке указал время пребывания в поездке, а также сумму денег, потраченную на бензин и гостиницу. Работодатель не вправе возместить указанные расходы только на основании письма от работника. Нужны подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее). Такие разъяснения дал Минфин в Письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

Внимание! Минфин запретил списывать некоторые расходы на командировку. Эксперты журнала "Зарплата" изучили разъяснения чиновников и выяснили, что с ними не так. 

Какие расходы на командировку нельзя списать 

Планируете направить работника в командировку? Подготовьте прошение на имя работодателя, чтобы согласовать цель и даты поездки, а также получить необходимую сумму финансирования.

Используйте образец: 

Служебная записка на командировку 2019 образец

Работник отправляется в командировку на собственном авто? Запросите с него служебную записку по возвращению. Формуляр необходим для подтверждения времени отправки и возвращения из поездки.

Наглядный пример: 

Служебная записка на командировку 2019 образец

Правила оформления документа

Единых требований по оформлению внутренней документации законодателями не установлено. Следовательно, подготовить служебку придется в произвольной форме. Но все же, нужно учесть некоторые важные аспекты:

  1. Заполните обращение на фирменном бланке компании. Если такового нет, то подойдет стандартный чистый лист формата А4.
  2. Письмо адресуйте на имя работодателя, либо иного работника, уполномоченного на решения таких задач. Обычно служебную записку составляют на имя руководителя компании или, например, на имя управляющего филиалом.
  3. Обозначьте заявителя и командировочного. Не всегда оба лица будут совпадать. Например, начальник отдела может командировать своего подчиненного, либо решить отправиться в поездку самому. Необходимо указать не только ФИО, но и должность, а также структурное подразделение.
  4. Наименование документа укажите в центре листа. Точку после наименования не ставят.
  5. Подробно распишите цели и задачи планируемой поездки. Укажите даты выезда, а также подготовьте смету затрат.
  6. Теперь укажите дату составления бумаги, заверьте собственноручной подписью.

Направьте готовую служебку в канцелярию, либо вручите руководителю лично. При одобрении заявки - будет издан приказ о командировании работника. Но руководитель вправе отклонить запрос. Например, если в обращении завышена смета затрат на командировку, или допущены ошибки в сроках поездки.

Записка - как отчет по результатам командировки

Не все затраты командировочного могут быть учтены при планировании поездки. Например, в пути случилась незапланированная остановка, и пришлось арендовать ночлег. В таком случае, необходимо дополнительно подтвердить необходимость данных затрат.

А если работнику пришлось ехать на собственном транспорте. То служебка необходима, чтобы указать сроки продолжительности поездки. Ведь иных документов, подтверждающие фактическую дату и время выбытия/прибытия нет.

Если же служебка составляется по результатам командировки, то учитывайте следующие требования:

  1. Шапка и наименование документа составляются в стандартном порядке.
  2. Если работник использовал личный или служебный транспорт, то необходимо указать регистрационный государственный номер машины.
  3. Затем впишите точное время и дату отправления и возвращения из места командирования.
  4. Впишите сумму денежных средств, потраченных на ГСМ, в поездке.
  5. Укажите место проживания (адрес и наименование компании), а также зафиксируйте плату за сутки ночлега. Например, если сотрудник ночевал у родственников, без платы за жилье, то так и укажите в записке.
  6. Распишите другие категории затрат, которые были произведены в поездке. Конечно, фиксируйте только те траты, которые непосредственно связаны с выполнением задания. Например, ремонт рабочего ноутбука, покупка учебной литературы и материалов.
  7. Подробно распишите перечень приложений документов, подтверждающих понесенные затраты. Это могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции об оплате гостиницы, топливные карты и талоны на ГСМ, накладные на материалы, акт выполненных работ на ремонт ноутбука и прочее.

Важно! Работник должен согласовать с начальством поездку на личном автомобиле. Достигнутые договоренности следует закрепить в специальном соглашении об использовании авто в служебных целях. Затем работодатель выписывает путевой лист командировочному сотруднику. И только по возвращении работник излагает информацию о поездке в служебной записке.

Командирование начальства или ИП

Служебная записка при командировании подчиненного - дело стандартное. Работник отчитывается перед нанимателем о времени и тратах в поездке. А как быть, если в командировку отправляется индивидуальный предприниматель или руководитель компании. Нужна ли служебка в таком случае?

С одной стороны, служебная записка на командировку ИП или руководителя не нужна. Ведь начальники и коммерсанты издают приказ сами на себя. Следовательно, подтверждать детали поездки самому себе нет смысла. Но это мнение ошибочно.

Например, служебка пригодится ИП при проверки налоговиков. Документ подтвердить фактически сроки командировки, а также зафиксирует дополнительные траты. Это будет доказательством того, что коммерсант потратил средства на бизнес, а не на личные цели.

Аналогичная ситуация и с директорами фирм. Служебка необходима, если руководитель ездил в командировку на личном авто, или транспорте компании. В записке необходимо зафиксировать точное время и даты отправки в командировку и прибытия. Документ подтвердит обоснованность затрат компании при налоговой проверке.

logo
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться

Срочно! Власти поменяли порядок расчета зарплаты

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.