Зарплата

Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

  • 19 декабря 2018
  • 4929

Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества. Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2019 году.

Правила выдачи подотчетных средств в 2019 году

Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации.

Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2019 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.

Таблица. Порядок выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Правило

Как стало

Как было

Основание для выдачи денежных средств в подотчет

Отменена необходимость оформлять сразу два документа: заявление о выдаче подотчетных средств и приказ руководителя компании. Оба документа одновременно не нужны (Письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-0Э/20642). Достаточно оформить один из них на выбор компании:

Приказ руководителя компании,

Заявление работника с соответствующей резолюцией руководителя

На основании заявления работника оформляли приказ руководителя компании

Отчетность подотчетника

Отменен запрет выдавать подотчетные средства, если работник не отчитался за предыдущий подотчет. Даже если старый подотчет не закрыт, выдавать новый можно

Выдавать новые суммы можно было после того, как работник отчитался по предыдущему подотчету

Оформление приходных кассовых ордеров

Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, его квитанцию можно отправить вносителю на электронную почту. При условии, что вноситель высказал такую просьбу и предоставил адрес электронной почты

Корешок ПКО выдавали вносителю только в бумажном виде

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

ПКО и РКО, составленные в электронном виде, подписываются электронно-цифровой подписью

ПКО и РКО составлялись только на бумажных носителях. Получатель, вноситель денежных средств, кассир и главный бухгалтер ставили собственноручные подписи

Ведение кассовой книги

Записи в кассовую книгу может вносить любой работник, уполномоченный руководителем компании

Кассовую книгу мог вести кассир

Работу с подотчетными суммами в 2019 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.

Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты "Зарплаты" подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

Получить рекомендаци

Кому можно выдавать деньги в подотчет в 2019 году

В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено. Чиновники Минфина в письме от 02.07.2012г. №02-06-10/2476 предлагают компаниям данный вопрос решать самостоятельно. По их мнению, возможность выдачи и порядок учета таких средств следует предусмотреть в учетной политике.

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

Приказ о подотчетных лицах

Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Выдачу подотчетных сумм в 2019 году можно оформить на основании одного из двух документов:

  • Заявления работника,
  • Приказа руководителя предприятия.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Заявление о выдаче сумм в подотчет

Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
  • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
  • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства,  их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

Заявление о выдаче подотчетных сумм в 2019 году

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

  • Кому выданы денежные средства,
  • Сумма, выдаваемая под отчет,
  • Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

Приказ о выдаче подотчетных сумм в 2019 году

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки. Например, нельзя наложить такую резолюцию: «Впредь выдавать менеджеру Павловой А.Е. подотчетные средства в размере 5 000 рублей без заявлений». Не подойдет и такая формулировка приказа: «Выдавать денежные средства без заявлений, пока сумма подотчетных средств не достигнет 50 000 рублей».

Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.

Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

  • Приказ о направлении в командировку,
  • Приказ о выдаче подотчетных средств.

Приказ о выдаче подотчетных сумм для командировки в 2019 году

Как выдать деньги в подотчет в 2019 году

Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

Деньги можно выдать не только из кассы, но и перевести по безналичному расчету на банковскую карту сотруднику. В письме от 21 июля 2017 г. № 09-01-07/46781 чиновники Минфина разрешили переводить подотчетные средства на зарплатную карту работника. На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:

  • Карта по зарплатному проекту,
  • Любая дебетовая карта,
  • Любая кредитная карта.

Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

  • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
  • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
  • Цель подотчета.

Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

Перечисление подотчетных сумм на карту работника

Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙДИТЕ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ:
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.