Зарплата

Документа для отчета по командировке

  • 23 ноября 2018
  • 10

В статье — как составит авансовый отчет, какие отчетные документы по командировке к нему приложить, как быть, если документы потеряны.

Документы для командировочных

Штатному сотруднику, которого направили в командировку, компания должна возместить (ч. 1 ст. 168 ТК):

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;

Другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Авансовый отчет

После командировки сотрудник обязан отчитаться по расходам — составить авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

  • унифицированная форма № АО-1;
  • самостоятельно разработанная форма — при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму.

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Документы по транспортным расходам

Документальным подтверждением транспортных расходов могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д. При этом вид общественного транспорта (самолет, поезд и т. д.) и уровень обслуживания в нем (бизнес-класс, вагоны повышенной комфортности и др.) не важны.

Документы на проживание в гостинице

Если гостиница применяет ККТ, подтверждающим документом будет кассовый чек. Гостиницы, которые не применяют ККТ до 1 июля 2019 года, выдают клиентам бланки строгой отчетности и квитанцию к ПКО.

Для суточных подтверждающие документы не нужны (письмо Минфина от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

Работник потерял отчетные документы для командировочных

Даже если работник документы потерял, авансовый отчет все равно нужен. Ведь перед командировкой он получил командировочный аванс. Вместо подтверждающих документов сотрудник приложит служебную записку.

Попросите сотрудника в произвольной форме написать служебную записку на имя руководителя компании (образец 1 ниже). На ее основании работодатель сможет компенсировать работнику командировочные расходы.

На основании служебной записки работника руководитель издает приказ

Как учесть неподтвержденные расходы

Работодатель может попросить работника принести дубликаты документов или компенсировать расходы на основании служебной записки. В зависимости от этого учет расходов будет различаться.

Вариант 1: есть дубликаты документов

Налог на прибыль. Признать командировочные расходы при отсутствии подлинников документов можно (письмо Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18). Попросите работника принести:

  • выписку из АСУ пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте или из АСУ оформления воздушных перевозок;
  • дубликат счета из отеля/справку с подтверждением, что командированный сотрудник проживал в ней, а также периода проживания и стоимости.

Если сотрудник принесет дубликат, бухгалтер сможет учесть при расчете налога на прибыль всю сумму затрат (п. 2 письма УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374, письма Минфина от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11 и от 07.06.2013 № 03-03-07/21187).

Затраты признайте в составе прочих расходов на дату утверждения приказа о возмещении работнику неподтвержденных командировочных расходов (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Бухгалтер принял к учету поддельный счет на проживание в командировке. Что за это будет компании и работнику?

Суточные включайте в состав расходов в размере, который предусмотрен локальным нормативным актом компании (письмо Минфина от 06.02.2009 № 03-03-06/1/41). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

НДФЛ. Не облагается НДФЛ компенсация расходов на проезд и жилье в сумме фактических и документально подтвержденных затрат (п. 3 ст. 217 НК).

Если таких документов нет, безопаснее начислить НДФЛ на всю сумму компенсации затрат. Разъяснений финансистов, в которых бы приводился аналогичный прибыли подход, для НДФЛ нет.

С суточных НДФЛ начислите так. Если сумма суточных меньше 700 или 2500 руб. за день командировки, налогом их не облагайте. С компенсации, выплаченной сверх этих сумм, удержите НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК).

Облагаемый доход — сверхнормативную сумму компенсации — определите на последний день месяца, в котором работодатель издал приказ о возмещении работнику неподтвержденных командировочных расходов (подп. 3 п. 1 ст. 223 НК).

Страховые взносы. Страховыми взносами не облагаются только суммы компенсации расходов, которые подтверждены документами. Если нет подтверждающих расходы на проезд и отель документов, на сумму компенсации надо начислить взносы (письмо Минтруда от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988). Будут ли в таком случае копии подтверждающими документами для целей начисления взносов, чиновники не разъясняли.

На суточные страховые взносы начисляйте в том же порядке, что и НДФЛ (п. 2 ст. 422 НК).

Взносы на травматизм. По общему правилу командировочные расходы на проезд, проживание, суточные не облагаются взносами на случай травматизма (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Компенсация проезда и проживания не облагается взносами в сумме документально подтвержденных работником расходов, а суточные — в размере, установленном в локальном акте работодателя (для них подтверждающие документы не нужны).

Поэтому если сотрудник не представил подлинники подтверждающих документов, взносы на случай травматизма безопаснее начислить на всю сумму компенсации проезда и проживания в командировке.

Суточные не включайте в базу по взносам на травматизм в размере, который предусмотрен в локальном нормативном акте компании. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 1 тыс. руб. Тогда взносами на травматизм облагайте только суточные сверх 1 тыс. руб. (п. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Вариант 2: дубликатов документов нет

Налог на прибыль. Сумму компенсации расходов на проезд и проживание, выплаченную по служебной записке работника, нельзя принять в налоговом учете.

Если нет первичного документа, нет и документального подтверждения, которое является главным условием для учета расходов при налогообложении прибыли (письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51).

При этом суточные включите в расходы — ведь работник был в командировке.

НДФЛ. Если выплатили работнику компенсацию по затратам на проезд или проживание в командировке без оправдательных документов, всю сумму возмещения включите в базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК).

С суточных НДФЛ начислите так, как и в первом варианте. Учитывайте лимит в 700 или 2500 руб. за день командировки.

Страховые взносы начислите на всю сумму компенсации расходов на проезд и проживание, так как расходы не подтверждены документами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).

Взносы с суточных начислите с выплат сверх лимита (п. 2 ст. 422 НК).

Взносы на травматизм не начисляйте на сумму суточных, которая установлена в локальном акте работодателя.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа

Проверь знания

Проверь знания в новой школе Зарплатоведа. Получи официальный документ

Начать тест

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь или войдите через соц.сети!

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего одну минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Зарегистрируйтесь и продолжайте читать
Зарегистрироваться
Формы и образцы документов доступны бесплатно после регистрации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.